{"id":3906,"date":"2026-02-25T10:00:38","date_gmt":"2026-02-25T10:00:38","guid":{"rendered":"https:\/\/www.apexnet.com.pl\/blog\/?p=3906"},"modified":"2026-02-18T10:37:27","modified_gmt":"2026-02-18T10:37:27","slug":"strategia-unikania-porazek-najczestsze-bledy-wykonawcow-w-przetargach","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.apexnet.com.pl\/blog\/zamowienia-publiczne\/strategia-unikania-porazek-najczestsze-bledy-wykonawcow-w-przetargach\/","title":{"rendered":"Strategia unikania pora\u017cek: Najcz\u0119stsze b\u0142\u0119dy wykonawc\u00f3w w przetargach"},"content":{"rendered":"

Dla wielu wykonawc\u00f3w udzia\u0142 w post\u0119powaniach o udzielenie zam\u00f3wienia publicznego stanowi istotny element strategii sprzeda\u017cowej. Jednocze\u015bnie praktyka pokazuje, \u017ce znacz\u0105ca cz\u0119\u015b\u0107 ofert odpada z post\u0119powa\u0144 nie dlatego, \u017ce by\u0142y niekonkurencyjne, lecz dlatego, \u017ce zawiera\u0142y b\u0142\u0119dy o charakterze powtarzalnym i mo\u017cliwym do unikni\u0119cia. Co istotne, b\u0142\u0119dy te wyst\u0119puj\u0105 zar\u00f3wno u podmiot\u00f3w rozpoczynaj\u0105cych dzia\u0142alno\u015b\u0107 na rynku zam\u00f3wie\u0144 publicznych, jak i u wykonawc\u00f3w posiadaj\u0105cych wieloletnie do\u015bwiadczenie.<\/strong><\/p>\n

Celem niniejszego opracowania jest wskazanie najcz\u0119stszych b\u0142\u0119d\u00f3w pope\u0142nianych przez wykonawc\u00f3w w przetargach oraz pokazanie, \u017ce ich \u017ar\u00f3d\u0142em jest najcz\u0119\u015bciej brak uporz\u0105dkowanego procesu przygotowania ofert, a nie brak wiedzy merytorycznej czy potencja\u0142u organizacyjnego.<\/p>\n

 <\/p>\n

Brak systemowego podej\u015bcia do przygotowania ofert<\/h2>\n

Jednym z podstawowych b\u0142\u0119d\u00f3w wykonawc\u00f3w jest traktowanie ka\u017cdego post\u0119powania jako odr\u0119bnego zdarzenia, bez oparcia si\u0119 na sta\u0142ych procedurach wewn\u0119trznych. Oferty s\u0105 przygotowywane w po\u015bpiechu, cz\u0119sto przez r\u00f3\u017cne osoby, bez jednoznacznego podzia\u0142u odpowiedzialno\u015bci oraz bez etapu weryfikacji ko\u0144cowej.<\/p>\n

Chaos w podziale r\u00f3l<\/h3>\n

W wielu firmach przygotowanie oferty jest procesem rozproszonym. In\u017cynierowie przygotowuj\u0105 opis techniczny, dzia\u0142 finansowy zajmuje si\u0119 kosztorysem, a sekretariat kompletuje dokumenty rejestrowe. Bez osoby, kt\u00f3ra spina te dzia\u0142ania w jedn\u0105 ca\u0142o\u015b\u0107, oferta staje si\u0119 zbiorem niesp\u00f3jnych dokument\u00f3w. W praktyce skutkuje to powielaniem tych samych uchybie\u0144 formalnych oraz b\u0142\u0119dami, kt\u00f3re mog\u0142yby zosta\u0107 wychwycone przy zastosowaniu nawet podstawowej kontroli jako\u015bci.<\/p>\n

Brak wyci\u0105gania wniosk\u00f3w z pora\u017cek<\/h3>\n

Brak procedur powoduje r\u00f3wnie\u017c, \u017ce do\u015bwiadczenia z wcze\u015bniejszych post\u0119powa\u0144 nie s\u0105 analizowane ani wykorzystywane w kolejnych przetargach. Je\u015bli oferta zosta\u0142a odrzucona z powodu b\u0142\u0119dnego pe\u0142nomocnictwa, a firma nie wdro\u017cy wzoru poprawnego dokumentu, istnieje niemal pewno\u015b\u0107, \u017ce ten sam b\u0142\u0105d pojawi si\u0119 w przysz\u0142o\u015bci. Budowanie bazy wiedzy o pope\u0142nionych b\u0142\u0119dach to najta\u0144szy spos\u00f3b na zwi\u0119kszenie skuteczno\u015bci.<\/p>\n

 <\/p>\n

Niedostateczna analiza Specyfikacji Warunk\u00f3w Zam\u00f3wienia (SWZ)<\/h2>\n

Kolejnym cz\u0119sto wyst\u0119puj\u0105cym b\u0142\u0119dem jest powierzchowna analiza dokumentacji post\u0119powania. Wykonawcy koncentruj\u0105 si\u0119 na opisie przedmiotu zam\u00f3wienia oraz kryteriach oceny ofert, pomijaj\u0105c szczeg\u00f3\u0142owe wymagania formalne, warunki udzia\u0142u w post\u0119powaniu oraz zapisy dotycz\u0105ce sposobu przygotowania oferty.<\/p>\n

Czytanie \u201emi\u0119dzy wierszami\u201d zamiast fakt\u00f3w<\/h3>\n

Wykonawcy cz\u0119sto zak\u0142adaj\u0105, \u017ce skoro znaj\u0105 bran\u017c\u0119, to wiedz\u0105, czego zamawiaj\u0105cy potrzebuje. To pu\u0142apka. Specyfikacja Warunk\u00f3w Zam\u00f3wienia (SWZ) stanowi dokument wi\u0105\u017c\u0105cy, a ka\u017cde odst\u0119pstwo od jej zapis\u00f3w mo\u017ce prowadzi\u0107 do uznania oferty za niezgodn\u0105 z warunkami post\u0119powania. Cz\u0119stym b\u0142\u0119dem jest ignorowanie wymaga\u0144 dotycz\u0105cych np. konkretnych certyfikat\u00f3w materia\u0142owych czy specyficznego sposobu kalkulacji ceny, co bezpo\u015brednio przek\u0142ada si\u0119 na odrzucenie oferty bez mo\u017cliwo\u015bci jej poprawienia.<\/p>\n

Ignorowanie projektu umowy<\/h3>\n

Cz\u0119sto pomijanym elementem SWZ s\u0105 projektowane postanowienia umowy. Wykonawcy czytaj\u0105 je dopiero po wygraniu przetargu, co jest b\u0142\u0119dem kardynalnym. To tam ukryte s\u0105 zapisy o karach umownych, terminach p\u0142atno\u015bci czy procedurach odbiorowych, kt\u00f3re mog\u0105 drastycznie wp\u0142yn\u0105\u0107 na rentowno\u015b\u0107 kontraktu. Brak analizy umowy to nie tylko b\u0142\u0105d formalny, to b\u0142\u0105d biznesowy.<\/p>\n

 <\/p>\n

Nieprawid\u0142owe wykazywanie do\u015bwiadczenia i zasob\u00f3w<\/h2>\n

Wykazywanie spe\u0142niania warunk\u00f3w udzia\u0142u w post\u0119powaniu pozostaje jednym z najbardziej problematycznych obszar\u00f3w po stronie wykonawc\u00f3w. Cz\u0119stym b\u0142\u0119dem jest przedstawianie do\u015bwiadczenia, kt\u00f3re nie odpowiada w pe\u0142ni wymaganiom okre\u015blonym w dokumentacji, w szczeg\u00f3lno\u015bci w zakresie zakresu, warto\u015bci lub czasu realizacji.<\/p>\n

Problem \u201epodobnych\u201d realizacji<\/h3>\n

Wykonawcy nierzadko zak\u0142adaj\u0105, \u017ce zamawiaj\u0105cy \u201ezrozumie intencj\u0119\u201d lub uwzgl\u0119dni do\u015bwiadczenie zbli\u017cone do wymaganego. Takie podej\u015bcie jest jednak sprzeczne z zasadami systemu zam\u00f3wie\u0144 publicznych, w kt\u00f3rym ocena spe\u0142niania warunk\u00f3w opiera si\u0119 wy\u0142\u0105cznie na dokumentach i ich zgodno\u015bci z literalnymi zapisami SWZ. Je\u015bli zamawiaj\u0105cy wymaga\u0142 budowy mostu, to budowa k\u0142adki dla pieszych \u2013 cho\u0107 technicznie podobna \u2013 mo\u017ce nie zosta\u0107 uznana za wystarczaj\u0105c\u0105.<\/p>\n

Ryzykowne poleganie na zasobach podmiot\u00f3w trzecich<\/h3>\n

Wiele firm, nie posiadaj\u0105c w\u0142asnego do\u015bwiadczenia, korzysta z potencja\u0142u innych podmiot\u00f3w. B\u0142\u0119dem jest tutaj traktowanie \u201eu\u017cyczenia do\u015bwiadczenia\u201d jako czystej formalno\u015bci. Zgodnie z ustaw\u0105 Prawo zam\u00f3wie\u0144 publicznych, je\u015bli wykonawca polega na do\u015bwiadczeniu innego podmiotu w zakresie wykszta\u0142cenia czy kwalifikacji, podmiot ten musi faktycznie bra\u0107 udzia\u0142 w realizacji zam\u00f3wienia (np. jako podwykonawca). B\u0142\u0119dy w konstrukcji zobowi\u0105zania podmiotu trzeciego s\u0105 jedn\u0105 z najcz\u0119stszych przyczyn wykluczenia wykonawcy z przetargu.<\/p>\n

 <\/p>\n

B\u0142\u0119dy formalne jako efekt braku kontroli ko\u0144cowej<\/h2>\n

Znaczna cz\u0119\u015b\u0107 ofert jest odrzucana z przyczyn formalnych, kt\u00f3re mog\u0142yby zosta\u0107 wyeliminowane na etapie weryfikacji ko\u0144cowej. Do najcz\u0119stszych nale\u017c\u0105 brak wymaganych za\u0142\u0105cznik\u00f3w, nieprawid\u0142owe pe\u0142nomocnictwa oraz niesp\u00f3jno\u015bci pomi\u0119dzy formularzami a za\u0142\u0105cznikami.<\/p>\n

Pu\u0142apka podpisu elektronicznego<\/h3>\n

W dobie pe\u0142nej elektronizacji zam\u00f3wie\u0144 b\u0142\u0119dy w podpisach sta\u0142y si\u0119 plag\u0105. Wykonawcy cz\u0119sto myl\u0105 formaty podpis\u00f3w (PAdES, XAdES) lub, co gorsza, skanuj\u0105 dokument podpisany r\u0119cznie i my\u015bl\u0105, \u017ce opatrzony podpisem elektronicznym skan jest poprawny. Ustawa jest tu bezwzgl\u0119dna: oferta musi by\u0107 z\u0142o\u017cona w oryginale elektronicznym. Skan podpisanego papieru to tylko kopia, a oferta z\u0142o\u017cona w ten spos\u00f3b podlega odrzuceniu.<\/p>\n

Nieaktualne dokumenty przedmiotowe<\/h3>\n

Wykonawcy cz\u0119sto za\u0142\u0105czaj\u0105 do ofert za\u015bwiadczenia z KRK czy ZUS, kt\u00f3re utraci\u0142y wa\u017cno\u015b\u0107 lub zosta\u0142y wystawione na nieprawid\u0142owe dane. Brak \u201echeck-listy\u201d dokument\u00f3w sprawia, \u017ce w ofercie brakuje drobnych, ale wymaganych o\u015bwiadcze\u0144, co zmusza zamawiaj\u0105cego do wszcz\u0119cia procedury wezwania do uzupe\u0142nienia. Ka\u017cde takie wezwanie to ryzyko \u2013 je\u015bli wykonawca nie dostarczy poprawnego dokumentu za pierwszym razem, nie otrzyma drugiej szansy.<\/p>\n

 <\/p>\n

Brak przygotowania do etap\u00f3w krytycznych post\u0119powania<\/h2>\n

Jednym z najcz\u0119\u015bciej pope\u0142nianych b\u0142\u0119d\u00f3w przez wykonawc\u00f3w nie jest samo z\u0142o\u017cenie oferty, lecz brak przygotowania organizacyjnego do kluczowych etap\u00f3w post\u0119powania, kt\u00f3re nast\u0119puj\u0105 po jej z\u0142o\u017ceniu. W praktyce dotyczy to sytuacji, w kt\u00f3rych zamawiaj\u0105cy dokonuje pog\u0142\u0119bionej analizy ofert i wzywa wykonawc\u0119 do z\u0142o\u017cenia wyja\u015bnie\u0144.<\/p>\n

Kryzysowa procedura ra\u017c\u0105co niskiej ceny<\/h3>\n

Wezwanie do wyja\u015bnienia ceny jest momentem, w kt\u00f3rym wielu wykonawc\u00f3w \u201etraci\u201d przetarg. Zamiast przedstawi\u0107 rzetelne dowody, obliczenia i konkretne oszcz\u0119dno\u015bci, przesy\u0142aj\u0105 og\u00f3lnikowe odpowiedzi typu: \u201emamy tanie materia\u0142y\u201d lub \u201ejeste\u015bmy do\u015bwiadczeni\u201d. Takie wyja\u015bnienia s\u0105 przez zamawiaj\u0105cych (i KIO) odrzucane jako niewystarczaj\u0105ce. Brak przygotowania merytorycznego uzasadnienia ceny ju\u017c na etapie sk\u0142adania oferty to proszenie si\u0119 o pora\u017ck\u0119.<\/p>\n

Niesp\u00f3jno\u015b\u0107 w wyja\u015bnieniach<\/h3>\n

Gdy zamawiaj\u0105cy pyta o szczeg\u00f3\u0142y techniczne, wykonawcy cz\u0119sto udzielaj\u0105 odpowiedzi \u201ena kolanie\u201d, byle zd\u0105\u017cy\u0107 w terminie. Skutkuje to tym, \u017ce wyja\u015bnienia s\u0105 sprzeczne z tre\u015bci\u0105 z\u0142o\u017conej wcze\u015bniej oferty. Ka\u017cda taka rozbie\u017cno\u015b\u0107 jest sygna\u0142em dla zamawiaj\u0105cego, \u017ce oferta mo\u017ce by\u0107 nierealna lub wykonawca pr\u00f3buje j\u0105 zmieni\u0107 po terminie sk\u0142adania ofert, co jest prawnie zakazane.<\/p>\n

 <\/p>\n

Najcz\u0119\u015bciej zadawane pytania dotycz\u0105ce unikania b\u0142\u0119d\u00f3w w przetargach<\/h2>\n

Jak szkolenie pomaga unikn\u0105\u0107 b\u0142\u0119d\u00f3w w przetargach?<\/strong><\/span><\/h2>\n

Szkolenie pozwala uporz\u0105dkowa\u0107 wiedz\u0119 i spojrze\u0107 na ofert\u0119 oczami zamawiaj\u0105cego. Dzi\u0119ki niemu zesp\u00f3\u0142 dowiaduje si\u0119, na co urz\u0119dnicy zwracaj\u0105 najwi\u0119ksz\u0105 uwag\u0119 i jakie b\u0142\u0119dy s\u0105 dla nich \u201eprezentem\u201d pozwalaj\u0105cym \u0142atwo odrzuci\u0107 ofert\u0119. Uczy r\u00f3wnie\u017c, jak budowa\u0107 wewn\u0119trzne procedury kontrolne (tzw. check-listy), kt\u00f3re eliminuj\u0105 b\u0142\u0119dy wynikaj\u0105ce z po\u015bpiechu czy nieuwagi.<\/p>\n

Czy szkolenia s\u0105 przeznaczone wy\u0142\u0105cznie dla firm bez do\u015bwiadczenia?<\/strong><\/span><\/h2>\n

Zdecydowanie nie. Z praktyki rynkowej wynika, \u017ce firmy z du\u017cym sta\u017cem cz\u0119sto popadaj\u0105 w rutyn\u0119. Przepisy Prawa zam\u00f3wie\u0144 publicznych oraz orzecznictwo Krajowej Izby Odwo\u0142awczej zmieniaj\u0105 si\u0119 niezwykle dynamicznie. To, co by\u0142o dopuszczalne dwa lata temu, dzi\u015b mo\u017ce by\u0107 powodem odrzucenia oferty. Do\u015bwiadczeni wykonawcy uczestnicz\u0105 w szkoleniach, aby zaktualizowa\u0107 swoj\u0105 wiedz\u0119 i unikn\u0105\u0107 b\u0142\u0119d\u00f3w wynikaj\u0105cych ze stosowania nieaktualnych ju\u017c praktyk.<\/p>\n

Jak szybko widoczne s\u0105 efekty udzia\u0142u w szkoleniu?<\/strong><\/span><\/h2>\n

Efekty s\u0105 zauwa\u017calne niemal natychmiast \u2013 ju\u017c w pierwszym post\u0119powaniu przygotowanym po szkoleniu. Wida\u0107 to przede wszystkim w spadku liczby wezwa\u0144 do poprawek i wyja\u015bnie\u0144. Zesp\u00f3\u0142 pracuje spokojniej, ma gotowe wzory dokument\u00f3w i potrafi szybciej oraz celniej odpowiada\u0107 na pytania zamawiaj\u0105cego, co bezpo\u015brednio przek\u0142ada si\u0119 na wi\u0119ksz\u0105 liczb\u0119 wygranych kontrakt\u00f3w.<\/p>\n

 <\/p>\n

Podsumowanie i rekomendacje: Budowanie przewagi poprzez kompetencje<\/h2>\n

Najcz\u0119stsze b\u0142\u0119dy wykonawc\u00f3w w przetargach maj\u0105 charakter powtarzalny i w du\u017cej mierze wynikaj\u0105 z braku systemowego podej\u015bcia do przygotowania ofert. Odrzucenie oferty rzadko jest efektem jednego, pechowego uchybienia. Najcz\u0119\u015bciej to konsekwencja kumulacji b\u0142\u0119d\u00f3w: niedok\u0142adnej analizy dokument\u00f3w, braku kontroli ko\u0144cowej oraz braku gotowo\u015bci na etapie wyja\u015bnie\u0144. Wykonawcy, kt\u00f3rzy traktuj\u0105 udzia\u0142 w zam\u00f3wieniach publicznych jako element d\u0142ugofalowej strategii biznesowej, coraz cz\u0119\u015bciej inwestuj\u0105 w rozw\u00f3j kompetencji swoich zespo\u0142\u00f3w.<\/p>\n

Profesjonalne przygotowanie merytoryczne to najlepsze ubezpieczenie od utraty kontraktu. Aby skutecznie porusza\u0107 si\u0119 w g\u0105szczu przepis\u00f3w, warto wybra\u0107 specjalistyczne szkolenia zam\u00f3wienia publiczne<\/strong><\/a>, kt\u00f3re ApexNet realizuje w najwi\u0119kszych o\u015brodkach biznesowych, oferuj\u0105c spotkania z Wroc\u0142awiem<\/strong>, Gda\u0144skiem<\/strong>, Warszaw\u0105<\/strong> czy merytoryczne zjazdy z Zakopanem<\/strong>.<\/p>\n

Dla os\u00f3b rozpoczynaj\u0105cych karier\u0119 w tej bran\u017cy idealnym rozwi\u0105zaniem b\u0119dzie kompleksowe szkolenie zam\u00f3wienia publiczne dla pocz\u0105tkuj\u0105cych<\/strong><\/a>, kt\u00f3re w przyst\u0119pny spos\u00f3b wyja\u015bnia mechanizmy systemu.<\/p>\n

Nowoczesny rynek wymaga elastyczno\u015bci, dlatego du\u017cym zainteresowaniem cieszy si\u0119 kurs zam\u00f3wienia publiczne online<\/strong>, pozwalaj\u0105cy na zdobycie wiedzy bez wychodzenia z biura. W ofercie ApexNet znajd\u0105 Pa\u0144stwo zar\u00f3wno dedykowane szkolenie zam\u00f3wienia publiczne dla wykonawc\u00f3w<\/strong><\/a>, jak i praktyczne szkolenie zam\u00f3wienia publiczne dla zamawiaj\u0105cych<\/strong><\/a>, co pozwala pozna\u0107 perspektyw\u0119 obu stron procesu. Ka\u017cdy realizowany przez nas kurs zam\u00f3wie\u0144 publicznych<\/strong> opiera si\u0119 na aktualnym orzecznictwie i praktycznych przyk\u0142adach.<\/p>\n

Opr\u00f3cz szerokiej gamy szkole\u0144 PZP <\/strong>i kurs\u00f3w PZP<\/strong>, wspieramy organizacje w dostosowaniu si\u0119 do nowych wymog\u00f3w prawnych i technologicznych. Nasza oferta obejmuje r\u00f3wnie\u017c:<\/p>\n