{"id":3926,"date":"2026-04-21T09:00:48","date_gmt":"2026-04-21T09:00:48","guid":{"rendered":"https:\/\/www.apexnet.com.pl\/blog\/?p=3926"},"modified":"2026-04-16T06:09:51","modified_gmt":"2026-04-16T06:09:51","slug":"nowe-obowiazki-w-zamowieniach-publicznych-jak-uniknac-paralizu-proceduralnego-i-sankcji-w-2026-roku","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.apexnet.com.pl\/blog\/zamowienia-publiczne\/nowe-obowiazki-w-zamowieniach-publicznych-jak-uniknac-paralizu-proceduralnego-i-sankcji-w-2026-roku\/","title":{"rendered":"Nowe obowi\u0105zki w zam\u00f3wieniach publicznych: Jak unikn\u0105\u0107 parali\u017cu proceduralnego i sankcji w 2026 roku?"},"content":{"rendered":"

System zam\u00f3wie\u0144 publicznych w Polsce przeszed\u0142 w ostatnich latach g\u0142\u0119bok\u0105 metamorfoz\u0119. To ju\u017c nie jest ta sama ustawa, kt\u00f3r\u0105 znali\u015bmy dekad\u0119 temu. Dzisiejsze Prawo zam\u00f3wie\u0144 publicznych (PZP) to skomplikowany ekosystem, w kt\u00f3rym klasyczne procedury przetargowe splataj\u0105 si\u0119 z rygorystycznymi wymogami cyberbezpiecze\u0144stwa, ochron\u0105 danych osobowych, etyk\u0105 w biznesie oraz nowoczesnymi technologiami finansowymi. Coraz wi\u0119ksz\u0105 rol\u0119 odgrywaj\u0105 przy tym nowe obowi\u0105zki w zam\u00f3wieniach publicznych, kt\u00f3re znacz\u0105co zmieniaj\u0105 spos\u00f3b prowadzenia post\u0119powa\u0144.<\/strong><\/p>\n

Dla instytucji publicznych i firm prywatnych oznacza to jedno: ogromny wzrost liczby obowi\u0105zk\u00f3w, kt\u00f3rych niedope\u0142nienie grozi nie tylko uniewa\u017cnieniem przetargu, ale i dotkliwymi karami finansowymi, a nawet odpowiedzialno\u015bci\u0105 osobist\u0105 kierownik\u00f3w jednostek. W niniejszym opracowaniu przyjrzymy si\u0119 najwa\u017cniejszym zmianom i ryzykom, jakie nios\u0105 ze sob\u0105 nowe regulacje.<\/p>\n

 <\/p>\n

1. Rewolucja w obowi\u0105zkach zamawiaj\u0105cego: Wi\u0119cej ni\u017c tylko przetarg<\/h2>\n

Tradycyjne postrzeganie roli zamawiaj\u0105cego ogranicza\u0142o si\u0119 do przygotowania specyfikacji i wyboru najkorzystniejszej oferty. Obecnie zamawiaj\u0105cy staje si\u0119 „stra\u017cnikiem compliance”. Nowe obowi\u0105zki w zam\u00f3wieniach publicznych<\/strong> nak\u0142adaj\u0105 na niego konieczno\u015b\u0107 weryfikacji wykonawc\u00f3w na wielu p\u0142aszczyznach, kt\u00f3re dotychczas wydawa\u0142y si\u0119 marginalne.<\/p>\n

Cyberbezpiecze\u0144stwo i Dyrektywa NIS2 w zam\u00f3wieniach<\/h3>\n

Jednym z najbardziej krytycznych obszar\u00f3w jest wdro\u017cenie wymog\u00f3w unijnej dyrektywy NIS2. Instytucje publiczne, jako podmioty kluczowe lub wa\u017cne, musz\u0105 obecnie uwzgl\u0119dnia\u0107 aspekty odporno\u015bci cyfrowej ju\u017c na etapie planowania zakup\u00f3w. Oznacza to, \u017ce zamawiaj\u0105cy musi potrafi\u0107 oceni\u0107, czy dostawca technologii gwarantuje bezpiecze\u0144stwo \u0142a\u0144cucha dostaw. Bez odpowiedniego przygotowania merytorycznego, kt\u00f3re oferuje np. szkolenie NIS2<\/strong><\/a>, urz\u0119dnik ryzykuje dopuszczenie do infrastruktury krytycznej podmiot\u00f3w, kt\u00f3re mog\u0105 sta\u0107 si\u0119 „pi\u0119t\u0105 achillesow\u0105” bezpiecze\u0144stwa pa\u0144stwa.<\/p>\n

Sztuczna inteligencja jako nowy standard analityczny<\/h3>\n

W 2026 roku coraz powszechniejsze staje si\u0119 wykorzystanie algorytm\u00f3w w procesach zakupowych. Nowe obowi\u0105zki dotycz\u0105 m.in. transparentno\u015bci stosowania narz\u0119dzi AI przy ocenie ofert. Zamawiaj\u0105cy, kt\u00f3rzy chc\u0105 pozosta\u0107 na fali nowoczesno\u015bci, powinni zainwestowa\u0107 w szkolenie sztuczna inteligencja<\/strong><\/a>, aby zrozumie\u0107, jak legalnie i efektywnie wspiera\u0107 procesy decyzyjne technologi\u0105, unikaj\u0105c przy tym zarzutu o brak obiektywizmu.<\/p>\n

 <\/p>\n

2. Ochrona sygnalist\u00f3w i RODO: Etyka pod rygorem prawa<\/h2>\n

Nowe przepisy o ochronie sygnalist\u00f3w (Whistleblowing) oraz stale ewoluuj\u0105ce interpretacje RODO na\u0142o\u017cy\u0142y na uczestnik\u00f3w rynku zam\u00f3wie\u0144 obowi\u0105zki, kt\u00f3re wymagaj\u0105 wdro\u017cenia ca\u0142kowicie nowych procedur wewn\u0119trznych.<\/p>\n

Jak chroni\u0107 osoby zg\u0142aszaj\u0105ce naruszenia?<\/h3>\n

Ka\u017cdy zamawiaj\u0105cy oraz wykonawca zatrudniaj\u0105cy co najmniej 50 os\u00f3b musi posiada\u0107 wewn\u0119trzny kana\u0142 zg\u0142osze\u0144. W kontek\u015bcie PZP jest to o tyle istotne, \u017ce to w\u0142a\u015bnie w przetargach najcz\u0119\u015bciej dochodzi do pr\u00f3b zm\u00f3w lub korupcji. Nieznajomo\u015b\u0107 procedur w tym zakresie to prosta droga do parali\u017cu instytucji w momencie wp\u0142yni\u0119cia zg\u0142oszenia. Profesjonalne szkolenie ochrona sygnalist\u00f3w<\/strong><\/a> pozwala na bezpieczne wdro\u017cenie tych mechanizm\u00f3w, chroni\u0105c kadr\u0119 zarz\u0105dzaj\u0105c\u0105 przed zarzutem zaniechania.<\/p>\n

Dane osobowe w dokumentacji przetargowej<\/h3>\n

Mimo \u017ce RODO funkcjonuje od lat, wci\u0105\u017c jednym z najcz\u0119stszych powod\u00f3w zalece\u0144 pokontrolnych s\u0105 b\u0142\u0119dy w retencji danych i niew\u0142a\u015bciwa anonimizacja dokument\u00f3w udost\u0119pnianych w ramach jawno\u015bci post\u0119powania. Regularne szkolenie rodo<\/strong><\/a> dedykowane w\u0142a\u015bnie dla dzia\u0142\u00f3w zam\u00f3wie\u0144 jest niezb\u0119dne, aby unikn\u0105\u0107 kar od Prezesa Urz\u0119du Ochrony Danych Osobowych.<\/p>\n

 <\/p>\n

3. Finanse i rozliczenia: Nowa era z KSeF<\/h2>\n

Elektronizacja zam\u00f3wie\u0144 publicznych wesz\u0142a w faz\u0119 finaln\u0105 wraz z integracj\u0105 system\u00f3w zakupowych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). To zmiana o charakterze tektonicznym dla dzia\u0142\u00f3w finansowych i ksi\u0119gowych.<\/p>\n

Obowi\u0105zkowe e-fakturowanie w zam\u00f3wieniach publicznych<\/h3>\n

Wykonawcy realizuj\u0105cy kontrakty publiczne musz\u0105 by\u0107 przygotowani na to, \u017ce ich p\u0142atno\u015bci b\u0119d\u0105 procesowane wy\u0142\u0105cznie przez KSeF. Zamawiaj\u0105cy z kolei musz\u0105 dostosowa\u0107 swoje systemy finansowo-ksi\u0119gowe do odbioru i weryfikacji tych faktur. Brak wiedzy o tym, jak po\u0142\u0105czy\u0107 numer zam\u00f3wienia z faktur\u0105 w systemie, mo\u017ce prowadzi\u0107 do ogromnych zator\u00f3w p\u0142atniczych. Dlatego kurs i szkolenie KSeF<\/strong><\/a> sta\u0142y si\u0119 jednymi z najcz\u0119\u015bciej poszukiwanych kurs\u00f3w przez kadr\u0119 zarz\u0105dzaj\u0105c\u0105 w 2026 roku.<\/p>\n

 <\/p>\n

4. Zagro\u017cenia wynikaj\u0105ce z nieznajomo\u015bci przepis\u00f3w: Dlaczego „rutyna” zabija przetargi?<\/h2>\n

Wielu pracownik\u00f3w dzia\u0142\u00f3w zam\u00f3wie\u0144, kt\u00f3rzy pracuj\u0105 w zawodzie od lat, wpada w pu\u0142apk\u0119 rutyny. „Zawsze tak robili\u015bmy” to najniebezpieczniejsze zdanie w administracji publicznej. Dzisiejsze orzecznictwo Krajowej Izby Odwo\u0142awczej (KIO) oraz kontrole Urz\u0119du Zam\u00f3wie\u0144 Publicznych (UZP) s\u0105 bezlitosne dla braku aktualizacji wiedzy.<\/p>\n

Sankcje za naruszenie dyscypliny finans\u00f3w publicznych<\/h3>\n

B\u0142\u0119dne ustalenie warto\u015bci zam\u00f3wienia, niew\u0142a\u015bciwe zastosowanie trybu z wolnej r\u0119ki czy niedope\u0142nienie nowych obowi\u0105zk\u00f3w informacyjnych to klasyczne przyk\u0142ady naruszenia dyscypliny finans\u00f3w publicznych. Konsekwencje mog\u0105 obejmowa\u0107 nagany, a tak\u017ce dotkliwe kary pieni\u0119\u017cne nak\u0142adane bezpo\u015brednio na pracownik\u00f3w odpowiedzialnych za post\u0119powanie.<\/p>\n

Ryzyko utraty dofinansowania unijnego<\/h3>\n

Dla wielu gmin i instytucji zam\u00f3wienia publiczne s\u0105 finansowane z funduszy UE. Ka\u017cde uchybienie proceduralne mo\u017ce zosta\u0107 zakwalifikowane jako „nieprawid\u0142owo\u015b\u0107”, co skutkuje na\u0142o\u017ceniem korekty finansowej \u2013 cz\u0119sto w wysoko\u015bci 5%, 10% lub nawet 25% warto\u015bci kontraktu. Przy wielomilionowych inwestycjach s\u0105 to kwoty, kt\u00f3re mog\u0105 zrujnowa\u0107 bud\u017cet jednostki.<\/p>\n

 <\/p>\n

5. Jak ograniczy\u0107 ryzyko? Postaw na certyfikowan\u0105 wiedz\u0119<\/h2>\n

Jedyn\u0105 skuteczn\u0105 metod\u0105 mitygacji ryzyka w zam\u00f3wieniach publicznych jest systematyczna edukacja. Prawo zmienia si\u0119 zbyt szybko, by polega\u0107 wy\u0142\u0105cznie na w\u0142asnych interpretacjach.<\/p>\n

Szkolenia stacjonarne i wyjazdowe: Warszawa, Wroc\u0142aw, Gda\u0144sk, Zakopane<\/h3>\n

Nic nie zast\u0105pi bezpo\u015bredniego kontaktu z ekspertem i wymiany do\u015bwiadcze\u0144 z innymi praktykami. Wyb\u00f3r odpowiedniego miejsca szkolenia stacjonarnego<\/strong><\/a> cz\u0119sto sprzyja lepszemu przyswajaniu wiedzy.<\/p>\n