10 najtrudniejszych zmian w zamówieniach publicznych, które trzeba wdrożyć przed 18 października 2018 roku

1. SYSTEM TELEINFORMATYCZNY NIEZBĘDNY DO PROWADZENIA POSTĘPOWANIA PO
18 PAŹDZIERNIKA 2018 R.
a) Koncepcja portalu mini e-zamówienia
− Wykorzystanie narzędzi elektronicznych i publicznych usług funkcjonujących w państwowych zasobach w postępowaniach o udzielenie zamówienia, tj. Biuletynu Zamówień Publicznych i usług e-PUAP.
− pobieranie klucza publicznego do szyfrowania ofert i udostępnianie go na stronie internetowej wraz z SIWZ.
b) Platforma e-Zamówienia.
c) Komercyjna Platforma Zakupowa.
d) Postępowanie do progu unijnego

2. ŚRODKI KOMUNIKACJI ELEKTRONICZNEJ
a) Definicja środków komunikacji elektronicznych.
b) Wymagania techniczne i organizacyjne użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
c) Środki komunikacji elektronicznej służące do:
− przekazywania ofert, wniosków, oświadczeń w tym JEDZ,
− komunikacji między stronami, w szczególności składania wniosku o wyjaśnienie treści SIWZ, wezwania do wyjaśnień rażąco niskiej ceny, informowania o czynnościach zgodnie z art. 92 ustawy Pzp.

3. ZABEZPIECZANIE OFERT WADIUM
a) Zabezpieczenie oferty dokumentem wadialnym – czy dopuszczalna byłaby forma pisemna, czy też konieczna jest postać elektroniczna?
b) Zasady wnoszenia wadium przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

4. PROCEDURA JAWNEGO OTWARCIA OFERT
a) Otwarcie ofert złożonych w postaci elektronicznej.
b) Uczestnictwo zainteresowanych podmiotów w sesji otwarcia ofert.
c) Zamieszczenie określonych informacji na stronie internetowej.

5. ZASADA JAWNOŚCI
a) Udostępnianie protokołu postępowania oraz załączników do protokołu (w tym ofert) po elektronizacji.
b) Ograniczenia w dostępie do dokumentacji postępowania wynikające z PZP.

6. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH W ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH OD 25 MAJA
2018 R.
a) Planowane zmiany wynikające z projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679.
b) Certyfikat RODO, jako warunek udziału w postępowaniu lub kryterium oceny ofert.
c) Dane osobowe w procedurze udzielenia zamówienia w kontekście: obowiązku określania wymagań w opisie przedmiotu zamówień publicznych na usługi i roboty budowlane dotyczących zatrudnienia na umowę o pracę osób wykonujących
zastrzeżone czynności, żądania informacji z Krajowego Rejestru Karnego oraz wykazu osób skierowanych do realizacji zamówienia.

7. DOKUMENTOWANIE PRZEBIEGU POSTĘPOWANIA
a) Wymagana forma sporządzenia protokołu wraz z załącznikami, w szczególności:
− Dokumentu zgodnego z brzmieniem Rozporządzenia Ministra Rozwoju w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
− Oświadczeń o których mowa w art. 17 ustawy Pzp,
− Wezwań kierowanych do Wykonawców uczestniczących w postępowaniu.
b) Przechowywanie dokumentów przekazywanych przez strony za pomocą środków komunikacji elektronicznej – czy należy je drukować, a następnie archiwizować w formie pisemnej?

8. ZMIANY W REGULAMINIE UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
a) Obowiązek wskazania osób uprawnionych do:
− ustalania oraz zmiany terminów składania i otwarcia ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu,
− dostępu do całości lub części dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia na poszczególnych jego etapach,
− udostępniania osobom trzecim ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a także innych dokumentów uzyskanych od wykonawców.
b) Obowiązek złożenia oświadczenia z art. 17 przez osoby wykonujące czynności po wyborze oferty.

9. KWALIFIKOWANY PODPIS ELEKTRONICZNY
a) Podpis elektroniczny - definicja podpisu elektronicznego, wystawcy podpisu elektronicznego, podpis osobisty czy firmowy.
b) Dokument elektroniczny.
c) Podpisywanie oświadczeń i dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz weryfikacja poprawności złożonego podpisu.
d) Czy Zamawiający musi posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny?
e) Profil zaufany e-PUAP – czy kwalifikowany podpis elektroniczny można zastąpić poświadczeniem e-PUAP?

10. ZAKRES CZYNNOŚCI OBJĘTYCH ELEKTRONIZACJĄ
a) Komunikacja między zamawiającymi, a wykonawcami.
b) Elektroniczna dostępność dokumentów – jakie dokumenty należy udostępnić online?
c) Elektroniczne przekazywanie ogłoszeń
− Biuletyn Zamówień Publicznych i Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej,
− Strona internetowa,
− Miejsce publicznie dostępne - czy ogłoszenie musi być wyświetlane na elektronicznej tablicy?
d) Składanie ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu – przypadki umożliwiające stosowanie formy pisemnej.
e) Sporządzanie i przekazywanie dokumentów elektronicznych - zasady postępowania w sytuacji nieposiadania oryginału dokumentu, o którym mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp w formie dokumentu elektronicznego; przekazywanie
dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji, pełnomocnictwo w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
f) Umowy w sprawie zamówienia, jej aneksy oraz czynności dokumentujące pracę Zespołu do nadzoru nad udzielonym zamówieniem mają być sporządzane w formie elektronicznej?
g) Składanie w postępowaniu o udzielenie zamówienia elektronicznych dokumentów: informacji o podmiotach wpisanych do KRS, zaświadczeń z CEIDG, zaświadczeń o niezaleganiu w opłacaniu składek, informacji o niekaralności z e-KRK.