W naszej jednostce już od jakiegoś czasu wprowadzono elektroniczny obieg dokumentów co w moim przypadku spowodowało zwiększenie ilości pracy i (paradoksalnie) papieru. Większość rzeczy robię podwójnie wychodząc z założenia, że w postępowaniach powinnam mieć stosowną dokumentację i potwierdzenie wykonania określonych czynności. "Robię" więc papierowy dokument z oryginalnym podpisem Szefa do wpięcia w teczkę oraz jego wersję edytowalną (lub .pdf) z potwierdzeniami z obiegu w EZD (akceptacje, dekretacje, uwierzytelnienie, itp.). A może źle robię? Ta sprawa wyniknęła akurat przy okazji konieczności zwrotu części zabezpieczenia. Pismo o zwrot puściłam do elektronicznego obiegu i jednocześnie dałam do podpisu Szefa, ale On (oczywiście podpisał) zapytał, czy nie wystarczą mi tylko wydruki z EZD... Wystarczą? Jak to powinno być - pytam w obawie przed ewentualną kontrolą - czy taki nasz dokument z obiegu wystarczy, czy jednak nie? Czy jest różnica przy gromadzeniu dokumentacji do momentu zawarcia umowy oraz po zawarciu umowy (np. przy zwrotach znwu albo wpływach pism związanych z realizacją umowy w trakcie jej trwania) ? Podpowiedzcie proszę. (Dodam, że dokumenty z EZD nie są opatrzone elektronicznym podpisem Szefa a jedynie mają Jego akceptację lub dalszą dekretację.)

U nas od dłuższego czasu korzystamy wyłącznie z EZD. Dokumenty, które wychodzą na zewnątrz są podpisywane podpisami kwalifikowanymi. Protokoły i inne wewnętrzne dokumenty są akceptowane w EZD. Zawsze można wydrukować obieg dokumentu i potwierdzenie akceptacji.