Dzień dobry, weszliśmy w elektroniczny obieg e-faktur i ze względu na wielkość plików jest prośba aby w systemie nie załączać wszystkich dokumentów pod fakturę a tylko ostatni dokument świadczący realizacji np umowa, zlecenie. W naszym regulaminie mamy zapis, że pod fakturę ( w wersji tradycyjnej-papierowej) należy załączyć kopię zgody, kopię wniosku o wszczęcie procedury zamówienia publicznego, kopię protokołu z wyboru wykonawcy. Czy mogłabym zmienić nasz regulamin i wpisać, że pod e-fakturę załączamy tylko umowę, zlecenie? A co z pozostałymi dokumentami jeżeli nie było umowy czy zlecenia, jak mam zweryfikować czy faktura zgadza się z wnioskiem?

Wydaje mi się, że każdy regulamin można zmienić, a dokładanie pod fakturę kopii tych wszystkich dokumentów jest bardzo dużym marnotrawstwem lasów i niepotrzebnym produkowaniem papierów, które macie bo przecież podpisana umowa jest efektem tych wszystkich zgód i wniosków, które wymieniłaś... U nas do opisu faktur wpisuje się numer umowy czy zlecenia, który jest w systemie i można go łatwo sprawdzić i nie kopiujemy tych samych dokumentów po kilka razy. A jak nie ma umowy czy zlecenia pracownik merytoryczny opisuje tak fakturę żeby było wiadomo czego dotyczy i składa swój podpis.