jak podejść do faktu, że umowę na telefony komórkowe i usługi telekomunikacyjne zawieramy na dwa lata, więc postępowanie (w końcówce roku)wprowadziłam do sprawozdania za 2022, a w 2023 wystąpiły wydatki, które przekraczają kwoty z postępowania, bo wiadomo, wakacje i smsy czy połączenia z zagranicy, za które płacą pracownicy. Jak to ująć?

Nie ujmować. Sprawozdanie dotyczy zawartych umów (udzielonych zamówień) a nie rzeczywiście poniesionych wydatków, nawet jeżeli rzeczywiste wydatki są nieco wyższe.