Dzień dobry.
Chciałbym usystematyzować sprawy związane z informowaniem Wykonawców o przetwarzaniu danych osobowych.
W przypadku przetargów, które dopiero będą ogłaszane sprawa wydaje się jest jasna - dodajemy do SIWZ klauzule, którą przygotował UZP oraz dodatkowo oświadczenie wykonawcy załączone do oferty.
Mam pytania odnośnie przetargów w trakcie lub zakończonych (okres przechowywania dokumentacji 4 lata):
1. Czy do wykonawców, których przechowuje dokumentację wysyłam mailem tą samą klauzulę, która udostępniam w SIWZ, a którą przygotował UZP, czy może inny dokument?
2. Jeżeli ten sam wykonawca powtarza się w różnych postępowaniach to wysyłam mu jedną informację/klauzulę czy muszę mu wysłać tyle razy ile było przetargów z jego udziałem ?
3. Jeżeli mam wykonawców, którzy uzyskali zamówienie poniżej 30 tys euro, to ich również zawiadamiam, a jeżeli tak to jakiej klauzuli użyć, ponieważ ta udostępniona przez UZP dot. przetargów publicznych zgodnych z PZP.
4. A co z dokumentacjami przetargowymi, które mimo upływu ustawowych 4 lat nie zniszczyłem tylko w dalszym ciągu przechowuje w archiwum. Tych wykonawców również muszę powiadomić o przetwarzaniu ich danych osobowych?
Z góry dziękuje z udzieloną pomoc.

Z tego co słyszałem Rodo odnosi się również do umów i postępowań z lat ubiegłych (dane są nadal przetwarzane). Wystarczy poinformować np. mailem że dane są przetwarzane. Oczywiście Rodo ma zastosowanie do osób fizycznych, więc nie wszystkie umowy i postępowania to obejmuje. Co do informowania osoby fizycznej to można raz ale odnieść się powinno do wszystkich postępowań z udziałem danej osoby fizycznej. W postępowaniach poniżej 30 000 euro można sobie samemu opracować wzór klauzuli informacyjnej.