W postępowaniu prowadzonym na starych zasadach - wersja papierowa (przetarg nieograniczony poniżej progów unijnych z 2020 r.) wykonawca w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego do złożenia dokumentów przesłał na maila m.in. oryginał zaświadczenia z US wystawionego w postaci elektronicznej podpisane podpisem kwalifikowanym przez stosowną osobę z US. Podpis został zweryfikowany poprawnie i wszystko jest OK. Dokumenty potwierdzone za zgodność z oryginałem zostały również przesłane pocztą tradycyjną w tym zaświadczenie z US. Mam teraz kontrolę i muszę wyjaśnić czy w dniu w którym przyszła wersja papierowa dokumentów załączono zaswiadczenie z US i w jakiej formie tj. czy w papierowej czy elektronicznej na nośniku danych. Chce napisać że zamawiający jest w posiadaniu oryginału co zostało przesłane drogą mailową natomiast w papierze mam wydruk tego zaswiadczenia co był podpisany podpisem elektronicznym przez osobę z US i podpisane za zgodność z oryginałem prze zamawiającego. Widziałam kiedyś taką opinię że jest to dopuszczalne ale niestety nie mogę tego znaleźć. W związku z tym zwracam się do Was grupowicze z nadzieją że mi pomożecie. Każda pomoc będzie na wagę złota :)

Zaświadczenie z urzędu skarbowego zostało podpisane podpisem elektronicznym pracownika urzędu, wydrukowane, zeskanowane i opatrzone kwalifikowanym podpisem wykonawcy. Czy taka forma dokumentu jest poprawna? Czy należy wezwać wykonawcę do uzupełnienia? Gdy weryfikujemy dokument, widnieje na nim jedynie podpis wykonawcy, a nie pracownika rzędu skarbowego.

Odpowiedź:
Wykonawca złożył dokument w nieprawidłowej formie i należy wezwać go do jego uzupełnienia.

Powyższe stanowisko wynika z § 2 ust. 1 oraz § 6 ust. 1 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie – zwane dalej rozporządzeniem.

Wymogi dotyczące formy dokumentów
Zgodnie z wymienionymi przepisami wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wnioski, o których mowa w art. 371 ust. 3 ustawy, oferty, prace konkursowe, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy, przedmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwo, dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, sporządza się w postaci elektronicznej. Muszą one zachować format danych określony w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych.

Dokumenty elektroniczne wystawione przez podmioty upoważnione
W przypadku gdy podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe, inne dokumenty, w tym te, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, lub dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania odpowiednio wykonawcy, wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy lub podwykonawcy niebędącego podmiotem udostępniającym zasoby na takich zasadach, zostały wystawione przez upoważnione podmioty inne niż wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca, jako dokument elektroniczny, przekazuje się ten dokument.

W opisanym w pytaniu stanie faktycznym wykonawca otrzymał zaświadczenie z US jako dokument elektroniczny, więc zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia powinien przekazać zamawiającemu ten dokument (elektroniczny).

Kiedy kopia dokumentu jest dopuszczalna?
Zgodnie z § 6 ust. 2 rozporządzenia wykonawca może złożyć odwzorowanie dokumentu papierowego (skan), jedynie w sytuacji gdy dokument został wystawiony w postaci papierowej, co w tym przypadku nie miało miejsca.