Witam,
Mam pytanie jak podchodzicie do wypełniania pkt 6 protokołu postępowania lit. A ppkt 4 (Inne osoby wykonujące czynności związane z przeprowadzeniem postępowania ) i lit. B (osoby mogące wpłynąć na wynik postępowania) - mowa oczywiści o protokole dla trybu podstawowego:

Czy w któryś z tych punktów wpisujecie osoby, które przygotowywały OPZ, szacowały wartość zamówienia, przygotowały kryteria oceny ofert itd. - ale nie są członkami komisji przetargowej i nie wykonują później żadnych czynności w postępowaniu?

Z pouczenia w lit. B wychodzi, że powinny znaleźć się tutaj te osoby, czyli wykonujące czynności związane z przygotowaniem postępoania. Co najlepsze z pouczenia tego wychodzi, że osoby te z automatu są osobami, które "mogą wpłynąć na wynik postępowania" i czytając dalej protokół postępowania mają złożyć oświadczenie dotyczące niekaralności i braku konfliktu interesu.

Teraz składając to wszystko razem i patrząc na interpretację UZP w zakresie kręgu osób, zobowiązanych do składania wskazanych wcześniej oświadczeń wychodzi nam absurd.

Z opinii UZP wychodzi, że osoby które jedynie uczestniczyły w przygotowaniu postępowania (czyli przygotowały OPZ, szacowały wartość, przygotowały kryteria oceny ofert itd) i nie wykonywały na etapie prowadzenia postępowania, żadnych czynności związanych z prowadzonym postępowaniem, oświadczeń nie składają.
Natomiast z wzoru protokołu chcąc go wypełnić literalnie wychodzi, że oświadczenia te mają składać.

Nie chodzi mi w tym przypadku o jakieś czepianie się tylko pewne utrudnienia techniczne z tym związane. Oświadczenia o niekaralności mają być złożone przed rozpoczęciem wykonywania czynności. Czyli u większego zamawiającego gdzie w większości praktyka pewnie jest taka, że komórka merytoryczna składa wniosek o przeprowadzenie postępowania do komórki zajmującej się procedurą udzielania zamówienia, jest zapewne spore zamieszanie ze składaniem tych oświadczeń. Osoby, które wykonują czynności związane z przygotowaniem postępowania już z wnioskiem o przeprowadzenie postępowania powinny komórce od zamówień takie oświadczenia złożyć.

Pani X, która chce np. zamówić catering we wtorek zaczyna pisać OPZ, oczywiście zanim do tego przystąpi najpierw wydrukuje oświadczenie dotyczące niekaralności i je podpisze. Teraz może śmiało przystąpić do pisania OPZ i szacowania wartości. W kolejny poniedziałek składa do komórki od zamówień wniosek o przeprowadzenie postępowania, który od rana wypełniała. Do wniosku oczywiście załączy OPZ, info o wartości szacunkowej i oświadczenia dotyczące niekaralności sprzed tygodnia, które to złożyła przed wykonaniem pierwszej czynności związanej z przygotowaniem postępowania.

Albo jeszcze lepszy przykład. Zamówienie z kasą zewnętrzną realizowane w trybie zaprojektuj i wybuduj. PFU jest przygotowywane przez merytoryczną komórkę zamawiającego.
Oczywiście PFU było już potrzebne na etapie ubiegana się o kasę zewnętrzną, czyli załóżmy prace nad nim starują 01.03.2021 r. Pan Stanisław, który ma przygotować PFU, jest oczywiście obeznany we wszelkich procedurach obwiązujących w urzędzie i zna wszystkie przepisy, do których stosowania obowiązany jest urząd - przed snem wertuje na bieżąco dzienniki ustaw. Wobec tego niczym nadzwyczajnym nie jest, że Pan Stanisław zanim wklepał pierwszą literkę do PFU, oczywiście wydrukował oświadczenie dotyczące niekaralności i je podpisał z datą 01.03.2021 r., bo przecież już w 2023 roku jak urząd dostanie dofinansowanie do projektu, to PFU które rozpocznie zaraz tworzyć stanowić będzie OPZ do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zatem zanim zacznie je tworzyć musi złożyć stosowne oświadczenie o niekaralności.

Pan Stanisław jest nawet takim tuzem, że w przypadku gdyby to PFU zaczął tworzyć w 2018 roku (czyli pod rządami starej ustawy Pzp) na potrzeby złożenia wniosku o dofinansowanie projektu a postępowanie o udzielenia zamówienia związane z tym projektem było by prowadzone w 2021 roku (czyli już na podstawie nowej ustawy) to on już wtedy (czyli w 2018 roku) był w stanie przewidzieć, że takie oświadczenie w 2021 roku będzie potrzebne i on składając w 2021 roku do komórki od zamówień wniosek o przeprowadzenie postępowania takie oświadczenie do tego wniosku by dołączył :)

UZP swoją opinia próbuje chyba te absurdy wyeliminować ale lepiej chyba było by zmienienie wzoru protokołu i skoro z opinii UZP wychodzi, że osoby, które tylko i wyłącznie wykonywały prace związane z przygotowaniem postępowania, tak jak to było w starym protokole wyodrębnić we wzorze dla nich miejsce w innym miejscu bez pouczania o konieczności składania oświadczenia i definiowania z góry, że są to osoby które mogą wpłynąć na wynik postępowania.

Ciekaw jestem waszej praktyki w zakresie wypełniania wskazanych powyżej punktów protokołu i praktyki zbierania oświadczeń od osób wykonujących jedynie prace na etapie przygotowywania postępowania.

Na razie jest tak, że w pkt. 6 lit. B pouczenie dokładnie mówi, że należy:
"(wskazać osoby mogące wpłynąć na wynik postępowania, w tym osoby wykonujące czynności związane z przygotowaniem postępowania, należy wskazać osoby, które faktycznie dokonywały dane czynności oraz podać zakres tych czynności)".

Ważne jest w pouczeniu określenie "W TYM" - czyli najpierw musi zaistnieć przesłanka, że osoba może wpłynąć na wynik postępowania a jeżeli oprócz tego dodatkowo wykonywała czynności związane z przygotowaniem postępowania to wymieniamy ją w lit. B i odbieramy od niej oświadczenia (przykładowo, gdy w trakcie postępowania projektant przygotuje odpowiedź na pytania do SWZ).
Nie jest przecież napisane w pouczeniu "wskazać osoby mogące wpłynąć na wynik postępowania ORAZ osoby wykonujące czynności związane z przygotowaniem postępowania - należy wskazać osoby, które faktycznie dokonywały dane czynności oraz podać zakres tych czynności).
Ostateczna treść nowej ustawy PZP inaczej określiła okoliczności składania oświadczeń określonych w art. 56 ust. 4 niż było to pierwotnie - za komentarzem UZP do ustawy PZP:
"Wyłączenie z uwagi na konflikt interesów nie dotyczy osób wykonujących czynności przed wszczęciem postępowania, związanych z jego przygotowaniem, jeżeli osoby te następnie nie wykonują żadnych czynności po wszczęciu postępowania." I dalej: "Osoby podlegające wyłączeniu z uwagi na prawomocne skazanie za określone przestępstwa. (...) Przesłanka ta obejmuje analogiczny krąg osób jak te podlegające wyłączeniu z uwagi na konflikt interesów, tj. dotyczy osób wykonujących czynności związane z przeprowadzeniem postępowania."
Czyli jeśli dana osoba przygotowywała postępowanie, ale po wszczęciu postępowaniu nie wykonywała żadnych czynności w postępowaniu (nie wpływała na wynik postępowania) to nie należy jej wskazywać w pkt. 6 lit. B protokołu i tym samym osoba ta nie musi składać oświadczeń określonych w art. 56 ust. 4.