Wysłano zapytanie ofertowe (kwota ok 14 000) i otrzymaliśmy 2 oferty. Zgodnie z instrukcja wewnętrzną, jeśli zapytanie nie było umieszczone na stronie a tylko wysyłane do wykonawców musimy pozyskać 2 ważne oferty. No i są dwie ale jedna, mimo opisu w zapytaniu, że oferta musi być podpisana (nie ma wymagania jak) została po prostu wysłana jako mail bez żadnego podpisu. Czy można ja potraktować jako ważną czy nie? Proszenie o dosłanie podpisanej oferty skoro i tak nie wygra (bo jest droższa) trochę jakby mija się z celem.
Co robić w takiej sytuacji?

Trzeba zajrzeć do warunków zamówienia, które były przygotowane do tego postępowania albo wewnętrznego regulaminu i tam szukać odpowiedzi. Jeżeli w zapytaniu był zapis, że oferta ma być podpisana (i był określony jakiś sposób podpisu) to oferta jest do odrzucenia, a postępowanie do unieważnienia...? Wymaganie 2 ważnych ofert to przerost formy nad treścią, a dodatkowym przerostem jest wymaganie ofert, które są podpisane - przy takich kwotach to mija się celem. Najlepiej przyjąć w regulaminie jakiś wewnętrzny pułap np. 50 tys. zł netto do którego stosujecie np. wolną rękę po wcześniejszym rozeznaniu cenowym.