W postępowaniu i w SWZ Zamawiający przewidział możliwość udzielenia zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 i 8. Zamawiający chce skorzystać z art. 214 ust. 1 pkt 7 (chce dotychczasowemu Wykonawcy udzielić jeszcze jakąś część tego samego zamówienia, co było przewidziane).
CO POWINIEN ZROBIĆ ZAMAWIAJĄCY?
1. Skontaktować się z Wykonawcą czy on chce? (elektronicznie tj. np mailem - żeby zachować elektroniczną komunikację?)
2. Jeśli Wykonawca wyraża chęć to Zamawiający podpisuje z nim nową umowę (wskazując na art. 214. ust 1 pkt 7) - jest to udzielnie zamówienia z wolnej ręki.
3. Ponieważ jest to zamówienie z wolnej ręki to Zamawiający musi zarejestrować postępowanie na E-zamówieniach.
4. Po wykonaniu umowy Zamawiający wysyła ogłoszenie o wykonaniu umowy.
5. Musi być dokumentacja z przeprowadzonego postępowania i protokół (na podstawie wzoru "protokołu wolna ręka")
5. Do sprawozdania wpisuje się w rubryce - gdzie są zamówienia z wolnej ręki?

Trochę inna kolejność postępowania:
1) Ustalić zakres zamówienia i jego wartość.
2) Zarejestrować postępowanie na e-zamowieniach jeżeli przekracza 130.000 PLN.
3) Można przekazać ogłoszenie o zamiarze udzielenia zamówienia (BZP lub Dziennik Urzędowy UE) - jeżeli wartość przekracza 130.000 PLN (ma to znaczenie w przypadku ewentualnych odwołań).
4) Przygotować zaproszenie dla wykonawcy, któremu zamierza się udzielić zmówienia. W zaproszeniu opisać przedmiot zamówienia, ewentualne warunki realizacji zamówienia, terminy, sposób komunikacji, jakie dokumenty ma złożyć w trakcie postępowania / przed zawarciem umowy, projekt umowy itd. oraz wyznaczyć termin i miejsce przeprowadzenia negocjacji z wykonawcą. Wysłać zaproszenie np. mailem, przez platformę zakupową itp.
5) Negocjacje z wykonawcą - ustalić warunki realizacji zamówienia oraz spisać protokół zawierający wszystkie ustalenia. Po zakończeniu negocjacji wyznaczyć termin zawarcia umowy, ewentualnie wskazać jakie dokumenty wykonawca ma dostarczyć przed podpisaniem umowy, wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy.
6) Podpisanie umowy, zamieścić ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w BZP / Dzienniku Urzędowym UE.
7) Sporządzić protokół postępowania (druk ZP-WR).
8) Ogłoszenie o wykonaniu umowy po zakończeniu realizacji zamówienia (BZP).
9) W sprawozdaniu rocznym - informacja o zamówieniu będzie w tabeli II (w wierszu - wolna ręka) albo tabeli III (wszystko zależy od wartości zamówienia.

Jeżeli wartość zamówienia jest poniżej 130.000 PLN to nie ma żadnej rejestracji na e-zamowieniach i stosuje się własny Regulamin zamawiającego obowiązujący przy udzielaniu zamówień podprogowych. Natomiast w sprawozdaniu zamówienie będzie w tabeli IX.

Tyle w skrócicie. Dużo zależy od tego co jest przedmiotem zamówienia.