Dostawca spóźnił się 2 dni z dostawą towaru. Wg umowy za zwłokę nalicza się karę umowną 0,5% zamówienia. Przygotowałam pismo z tytułem " naliczenie kary umownej" w którym powołałam się na zapisy w umowie oraz opisałam sytuację z opóźnieniem. I co dalej? Czy do tego pisma wystawić notę obciążeniową i napisać w piśmie z naliczeniem kary umownej, że załączam notę obciążeniową a może w piśmie napisać, że wzywamy do dobrowolnej zapłaty w terminie 14 dni od dnia otrzymania wezwania, pod rygorem skierowania sprawy na drogę sądową? W umowie nie ma zapisów dotyczących w jaki sposób mają być zapłacone i egzekwowane kary.

Takie rzeczy powinna zrobić księgowość. Księgowość powinna dostać informację od osoby odpowiedzialnej za realizację zamówienia o zwłoce w realizacji zamówienia i wielkości kary (podstawie naliczenia kary). Księgowość powinna wystawić wezwanie do zapłaty i zająć się windykacją. W przyszłości lepiej kwestie zapłaty kar umownych uregulować w umowie.