Całkowicie się zaplątałam proszę Was o pomoc. W jednostce jest kilka wydziałów, na podstawie ich planów jest plan zbiorowy z którego wynika wartość zamówień tego samego rodzaju. Jednak każdy wydział sam realizuje zamówienia do 30 00 euro. Jeden wydział chce zakupić usługę x za np. 4000 zł , do 10 000 zł co wynika z regulaminu mogą dokonać zakupu po negocjacjach z jednym wykonawcą. Jednak w skali całej jednostki to wszystkie usługi X sumują się na 60 000 zł i wtedy musieliby umieszczać zaproszenie do składania ofert w naszym BIP . Przejrzałam kilka regulaminów doczepnych w internecie, ale nie znalazłam odpowiedzi. Są w nich różne zapisy i różne wnioski jednak w większości jest miejsce zarówno na wartość zamówienia jak i na wartość zamówień tego samego rodzaju. W części regulaminów do jakiejś kwoty nie wymaga się niczego nawet wniosku. Zamówienie może dot. czegokolwiek, kwiatów, spożywki, ochrony, sprzętu komputerowego itp. Czy próg od jakiego jest uzależnione postępowanie lub jego brak uzależniacie od wartości zamówień tego samego rodzaju, która może wynikać tylko z planu zamówień otrzymanego na początku roku czy jednak od wartości konkretnego zakupu. Patrząc na art. 32 można by przyjąć że każdy wydział dokonuje zakupu swojej części ale łączną wartością będzie wartość wszystkich części. W takim wypadku czy zapisy w regulaminach które mówią że np do 2500 zł do udzielenia zamówienia wystarczy adnotacja na odwrocie faktury bez wniosku. No tak ale co jeśli ten zakup za 2500 będzie tylko częścią większej całości o wysokości 80 000 i trzeba było umieścić zapytanie w BIP albo zapytać 3 wykonawców, a tu tylko adnotacja na fa z uzasadnieniem. Proszę napiszcie mi jak to wygląda u Was, jakie wartości macie we wniosku

Plan zamówień powinien być przygotowany dla całej jednostki, czyli obejmować planowane zamówienia wszystkich wydziałów. Z reguły DZP przygotowuje wzór planu z podziałem na kategorie/rodzaje dostaw, usług, również wpisywane są RB jeżeli planowane są nie tylko przez np. dział inwestycyjny. Zbiorczy plan, uwzględniający wszystkie wydatki każdego wydziału, pokazuje wysokość (wartość netto) planowanych zamówień w danej kategorii wydatku. Jeżeli wartość dla danej pozycji jest poniżej 30 tyś euro, to prowadzimy postępowania wg Regulaminu i teraz np. wartość pozycji jest do 10 tyś zł to każdy wydział realizujący zamówienie na D/U z tej pozycji zamawia wg zasad określonych dla 10 tyś zł. Jeżeli wartość jest do 60 tyś lub wyższa to odpowiednio wszystkie wydziały realizują zamówienie wg zasad określonych w Regulaminie dla tych 60 czy 80 tyś, bez względu na kwotę, którą mają zamiar wydać.
Chyba, że Regulamin określa inny sposób wydatkowania do 30 tyś zł - każdy Zamawiający może go określić samodzielnie. Zdarza się, że w regulaminach do 30 tyś jest podział na wydatki ponoszone przez poszczególne wydziały - wówczas decyduje kwota aktualnego zamówienia, do której sprawdza się wewnętrzną procedurę/jej tryb.
Regulaminy do 30 tyś nie są obowiązkowe, ale ważne jest, żeby opisane zasady wydatkowania środków były czytelne i nie bardziej skomplikowane niż realizacji ustawy Pzp :)
U nas zasady są dość liberalne, ale sposób zamawiania jest określany w planie dla danego rodzaju wydatku i obowiązuje wszystkie komórki merytoryczne, bez względu na to czy np. z planowanych 80 tyś. jeden zakład wydaje 20 tyś. a drugi 45 tyś. Obydwa muszą zastosować procedurę przewidzianą np. dla zamówień do 80 tyś.