Dzień dobry.
Chciałbym usystematyzować sprawy związane z informowaniem Wykonawców o przetwarzaniu danych osobowych.
W przypadku przetargów, które dopiero będą ogłaszane sprawa wydaje się jest jasna - dodajemy do SIWZ klauzule, którą przygotował UZP oraz dodatkowo oświadczenie wykonawcy załączone do oferty.
Mam pytania odnośnie przetargów w trakcie lub zakończonych (okres przechowywania dokumentacji 4 lata):
1. Czy do wykonawców, których przechowuje dokumentację wysyłam mailem tą samą klauzulę, która udostępniam w SIWZ, a którą przygotował UZP, czy może inny dokument?
2. Jeżeli ten sam wykonawca powtarza się w różnych postępowaniach to wysyłam mu jedną informację/klauzulę czy muszę mu wysłać tyle razy ile było przetargów z jego udziałem ?
3. Jeżeli mam wykonawców, którzy uzyskali zamówienie poniżej 30 tys euro, to ich również zawiadamiam, a jeżeli tak to jakiej klauzuli użyć, ponieważ ta udostępniona przez UZP dot. przetargów publicznych zgodnych z PZP.
4. A co z dokumentacjami przetargowymi, które mimo upływu ustawowych 4 lat nie zniszczyłem tylko w dalszym ciągu przechowuje w archiwum. Tych wykonawców również muszę powiadomić o przetwarzaniu ich danych osobowych?
Z góry dziękuje z udzieloną pomoc.

Ad. 1 - to są już zakończone postępowania. Trudno mi sobie wyobrażać wysyłanie do wszystkich Wykonawców- pojedynczo, maili z informacją o RODO. W takim przypadku wydaje się prostsze i czytelne rozwiązania - INFO na stronę Zamawiającego o sposobie i osobach odpowiedzialnych za przechowywanie danych.
Ad. 2) Dotyczy rozpoczęty nie zakończonych? Możemy w piśmie wskazać, że dotyczy wszystkich postępowań do których Wykonawca złożył ofertę.
Ad. 3) Ochrona danych osobowych nie wiąże się z wartością zamówienia. Takich Wykonawców też informujemy o sposobie i osobach odpowiedzialnych za przechowywanie danych. Na stronie UZP jest wzór - można go modyfikować do potrzeb Zamawiajacego.
Ad.4) Podobnie jak w pkt. 1