Chcę zorganizować konferencję dofinansowaną ze środków unijnych. Chcę wynająć konkretną salę, która mi opowiada oraz kupić pozostałe usługi, tj. catering, wynajem sprzętu, organizację imprezy, prelegentów itp. Czy muszę to wszystko to oszacować łącznie, czy mogę osobno? Zakładam, że całość nie przekroczy 30 tys euro, natomiast przekroczy 50 tys zł netto, więc trzeba zastosować Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków i zasadę konkurenycjności. A jeśli szacuję łącznie to czy na każdą usługę muszę publikować w bazie konkurencyjności osobne zapytanie ofertowe (mimo, że wiem, że np. wynajem sprzętu będzie kosztować mniej niż 20 tys zł netto)? Proszę o podpowiedź, jak to najlepiej zorganizować.

Jednym z większych ryzyk przy udzielaniu zamówień publicznych jest dzielenie zamówienia, ponieważ konsekwencją takiego postępowania jest 100% korekta dotycząca takiego zamówienia. Dlatego należy sobie zadać pytanie co jest zamówieniem tożsamym przedmiotowo (rodzajowo i funkcjonalnie) i podmiotowo (ten sam podmiot potencjalnie mógłby obsłużyć zamówienie). Tożsamość czasowa jest w projektach unijnych spełniona automatycznie. Co do zasady potencjalnie ten sam podmiot mógłby nam wynająć salę, zapewnić catering oraz dostarczyć niezbędny sprzęt, chyba że jest to sprzęt specjalistyczny wykraczający poza standardowe komputery, rzutnik multimedialny, nagłośnienie, ekran/tablicę. To czy prelegenci też powinni być objęci tym samym zamówieniem, zależy od rodzaju planowanej konferencji, czy ma ona charakter szkoleniowy i wówczas mamy do czynienia z  kompletną usługą szkoleniową (Wykonawcą byłaby firma szkoleniowa), czy też jest to konferencja dla dużej grupy odbiorców, prelegenci będą w części personelem Zamawiającego, a w części lub w całości zostaną pozyskanie w drodze odrębnego zamówienia, gdyż hotel – potencjalny wykonawca usługi konferencyjnej nie byłby w stanie zrealizować takiego zamówienia (brak tożsamości podmiotowej). Nie ma uzasadnienia dla oddzielnego zakupu Sali, cateringu, sprzętu, gdyż są to zamówienia powiązane ze sobą funkcjonalnie.  Jeśli razem wartości tych usług przekracza 50 tys zł zarzut dzielenia zamówienia jest prawie pewny. Jeśli ze względów logistycznych lub innych Zamawiający chciałby udzielić oddzielnie zamówienia na te części, sumuje wartość łączną zamówienia i albo dokonuje wyboru każdego z wykonawców oddzielnie, ale zgodnie z procedurą jak dla zsumowanej wartości zamówienia, albo ogłasza zamówienie w częściach (3 części: wynajem Sali z wyposażeniem; catering; organizacja imprezy). Proszę pamiętać, że w przypadku Zamawiających podlegających pod Ustawę PZP dla potrzeb szacowania wartości zamówienia należy zsumować także pozostałe zamówienia nie związane z realizacją projektu, których Zamawiający będzie udzielał w tym samym roku. W przypadku nie przekroczenia 30 tys euro, dla potrzeb szacowania wartości zamówienia bazuje się tylko na danym projekcie – jednak należy pamiętać, że w przypadku zasady konkurencyjności należy udokumentować przeprowadzenie szacowanie wartości zamówienia na usługi na max 3 m-ce przed jego udzieleniem. Ekspert ApexNet, Ingrid Szrajer