Chcę zorganizować konferencję współfinansowaną ze środków unijnych. Chcę wynająć konkretną salę, która mi opowiada oraz kupić pozostałe usługi, tj. catering, wynajem sprzętu, organizację imprezy, prelegentów itp. Czy muszę to wszystko oszacować łącznie, czy mogę osobno?
Zakładam, że całość nie przekroczy 30 tys euro, natomiast przekroczy 50 tys zł netto, więc trzeba zastosować Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków i zasadę konkurencyjności.
A jeśli szacuję łącznie to czy na każdą usługę muszę publikować w bazie konkurencyjności osobne zapytanie ofertowe (mimo, że wiem, że np. wynajem sprzętu będzie kosztować mniej niż 20 tys zł netto)?
A może puścić to jako usługa społeczna - Usługi w zakresie organizacji imprez i zastosować Pzp?
Proszę o podpowiedź, jak to najlepiej zorganizować.

Jeżeli mamy środki unijne to szczególnie ostrożnie należy podchodzi do ich wydatkowania. Nie do końca rozumiem "konkretną salę" - już w upatrzonym hotelu, domu kultury itp?
Sala, catering, wynajęcie sprzętu a nawet organizacja mogą być połączone i szacowane razem. Wszystko zależny od opisu w projekcie. Jeżeli organizujemy konferencję jedną, na terenie naszego miasta to możemy ogłosić postępowanie (odpowiednio do kwoty) na organizację imprezy tj. konferencji, obejmującej zapewnienie sali wraz ze sprzętem oraz zorganizowanie cateringu - odpowiednio do ilości osób. Prelegenci to trochę inna usługa i również zależy od zapisów projektu: czy muszą to być osoby merytorycznie powiązane z projektem, Zamawiającym, czy też Zamawiający ma możliwość poszukania określonych osób na rynku lub jest możliwość wynajęcia firmy, która zapewni prelegentów z określonej tematyki. Prelegentów szacujemy osobno.
Są też firmy, które potrafią ogarnąć całość, ale to na zasadzie "supermarketu".
Czasami, ze względu na specyfikę projektu, osobno wybieramy salę (np. zależy nam żeby to była sala typu teatr, kino lub jak na uczelni), wówczas osobno zamawiamy catering. Natomiast, jeżeli są środki na organizatora imprezy to wybrany wykonawca może zadbać o wybór takiej sali i jednocześnie zapewnić poczęstunek dla gości.
W bazie konkurencyjności opublikujesz ogłoszenie odpowiednio do tego jak połączysz. Jeżeli jeden wykonawca ma wykonać usługę organizacji z zapewnieniem sali, sprzętu i cateringu to będzie to jedno ogłoszenie.Jeżeli w innej konfiguracji to w bazie konkurencyjności można również ogłaszać postępowania podzielone na części.
Bez znajomości projektu trudno podpowiedzieć jakie rozwiązanie byłoby najlepsze. Dobrze taką kwestię przedyskutować z koordynatorem projektu.