W przetargu nieograniczonym nie wpłynęła żadna oferta. Chcemy zrobić wolna rękę. Pojawia mi się kilka pytań, mam prośbę o rozwianie wątpliwości:
1.zaproszenie do negocjacji wysyłam e-mailem (skanuje podpisany dokument, bez el. podpisu kwalifikowanego), nie zmieniam warunków udziału w postępowaniu. Jeżeli w przetargu nieograniczonym wymagałam przedstawienia dokumentów potwierdzających spełnienie warunku to czy w wolnej ręce również muszę ich wymagać czy wystarczy tylko oświadczenie wykonawcy? Negocjujemy cenę, jesteśmy poniżej progów unijnych
2. wraz z zaproszeniem wysyłam formularz, w którym wykonawca wpisze cenę, którą proponuje, wzór umowy, wzór oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków, opis przedmiotu zamówienia
3. wykonawca odsyła mi wypełniony formularz (e-mailem) czy wystarczy jeśli będzie podpisany w formie papierowej i zeskanowany czy musi być podpisany el. podpisem kwalifikowanym?
4. kiedy przesyła mi oświadczenie, bo rozumiem, że musi być ono w oryginale (papierze). Razem z oryginałem umowy podpisanej jednostronnie przez wykonawcę?
5. gdy cena nam odpowiada, spisuje protokół z negocjacji, wysyłam pocztą do podpisania, umowę również wysyłam pocztą do podpisania (albo wysyłam pdf e-mailem i wysyłają mi jednostronnie podpisane)
6. co z pełnomocnictwem osoby, która negocjuje? Czy ma oryginał przesłać razem z umową i oświadczeniem o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków?

1. Moim zdaniem tak, kopie dokumentów potwierdzają treść złożonego oświadczenia.
3 i 4. Formularz oferty i oświadczenia powinny być w oryginale. Oświadczenie podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest również oryginałem, jeżeli dopuszczasz elektroniczny kontakt z Wykonawcą to nie musi dostarczać oświadczeń papierowych o ile będą podpisane elektronicznie. Po co oryginał umowy podpisany jednostronnie?
6. Co do pełnomocnictwa, to uważam, że powinno być przesłane razem z formularzem i oświadczeniami. Jeżeli ta sama osoba ma podpisać umowę, to powinno to jasno wynikać z umocowania.