Jak podchodzicie do tematu. PN powyżej progów UE. W siwz opisany dokłanie warunki komunikacji i skrzynka e-mail na którą ma przychodzić zapytanie. Jest też zapisek, że należy to przekazać w formie edytowalnej tzn. takiej abym np. mógł skopiować swobodnie do późniejszego postępowania i odpowiedzi. I teraz:
1. zapytanie przychodzi na inną skrzynkę (sekretariat)
2. zapytanie przychodzi pocztą tradycyjną
3. Nie ma wersji edytowalnej (pdf ale tylko obrazowy)
Napiszę jak ja uważam a Wy potem odpowiecie.
ad 1 Zastanawiam się czy wogóle odpowiadać i czy jest to formalnie OK, choć dla zmniejszenia później problemów z realizacją bym jednak odpowiedział. (sekretariat przekaże mi e-mail)
ad. 2 Wiadomo ma być forma elektroniczna. Formalnie jak myslę nie powinienem przyjmować , robi się papier jako dokument z którym nie wiem co mam robić. Wszystkie pozostałe dokumenty mam elektronicznie podpisane KPE i nie mam papierów w przetargu więc niepotrzebny strzęp, niezgodny z siwz i ustawą.
ad.3 Jest niezgodne z zapisami siwz i jest to problem jeśli np. do postępowania złośliwy (piszę wyraźnie złośliwy) wykonawca wypisze z 5 stron zapytań. O ile odp. są łatwiejsze bo najczęściej trzeba wpisać zgodnie z siwz, o tyle taką ilość tekstu "wstukać" np do BiP to już czasochłonne. Jeśli plik *pdf jest w formie obrazowej to nawet nie przekopiukesz z modyfikacjami. Do prawidłowego odczytu potrzebne są programy OCR.

ad. 1 jeśli pytanie jest zasadne – to uznałbym je – chociażby (jak piszesz) dla zmniejszenia ewentualnych późniejszych problemów.
ad. 2 znów badam czy pytanie jest zasadne i czy ewentualna odpowiedź mogłaby być istotna dla wykonawców. W końcu zależy mi na jak najlepszym i bezproblemowym zrealizowaniu zamówienia. Myślę, że w takiej sytuacji poprosiłbym pytającego o przesłanie zapytania we właściwej, wymaganej formie lub (w zależności od treści pytania) skorzystałbym z art. 38 ust. 4 i ewentualnie sam dokonał potrzebnych modyfikacji.
ad. 3 jeżeli pytanie wpłynie w terminie, to uważam że w opisana sytuacja, pomimo zapisów w SIWZ, nie zwalnia Zamawiającego z obowiązku udzielenia odpowiedzi, a to jak zrobi (czy „z palca”, czy programy OCR czy też screeny) – to już jest inna sprawa.