Szanowni Państwo,
Czy ma ktoś w Was pomysł na to jak racjonalnie opisać kryteria oceny ofert przy zamówieniach na sprzęt komputerowy?
Nim udzielicie mi odpowiedzi chciałbym przedstawić kilka faktów.
1. Budżet jednostki jest dość rygorystyczny i nie mam za dużych możliwości manewrowania nim.
2. Jesteśmy jednostką techniczną i specyfikacje są „szyte na wymiar”. Nie ma tu ani zaniżania, ani zawyżania potrzeb. Po prostu wiemy co nam jest potrzebne i nie do końca potrzebujemy coś lepszego,
3. Wymagania Art. 91 ust 2 mówi, że „Kryteriami oceny ofert są cena lub koszt albo cena lub koszt i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, w szczególności:” i tu kilka kolejnych uwag:
a. „jakość, w tym parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne” – zostały bardzo precyzyjnie opisane za pomocą m.in. benchmarków, norm polskich i unijnych, poziomów głośności, zużycia energii, czasami klasy energetycznej oraz poprzez podanie wymiarów i wag maksymalnych. W niektórych uzasadnionych przypadkach, podano nawet kolor obudowy,
b. „aspekty społeczne …” – z reguły aspekty społeczne nie występują, chociaż zdarzają nam się zamówienia dla osób z jakimiś dysfunkcjami i wtedy wpisujemy konkretne założenia i technologie (nie konkretni producenci!) jakie maja być wykorzystane w celu zapewnienia dostępności dla osób niepełnosprawnych, niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników,
c. „aspekty środowiskowe, w tym efektywność energetyczna przedmiotu zamówienia” – mamy dość wyśrubowane normy wewnętrzne i zawsze podajemy, np. klasę zasilacza EPEAT GOLD,
d. „aspekty innowacyjne” – uważam, że nie do zastosowania do komputerów i sprzętu biurowego,
e. „organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, jeżeli mogą mieć znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia” – j.w. Jedyna uwaga to taka, że przy zakupach specjalistycznych często wykorzystujemy to jako kryterium selekcji wykonawców.
f. „serwis posprzedażny oraz pomoc techniczna, warunki dostawy, takie jak termin dostawy, sposób dostawy oraz czas dostawy lub okres realizacji” – ponieważ sprzęt komputerowy ulega amortyzacji po upływie 3 lat od zakupu, to przyjęliśmy zasadę, że serwis gwarancyjny musi trwać min 36 miesięcy. Dodatkowo, używamy również wymogów zapewnienia odpowiedniego poziomu świadczenia usług, dla przykładu: serwis w trybie NBD z naprawą lub wymianą sprzętu na nowy w siedzibie zamawiającego. Termin dostawy, przynajmniej w przeważającej większości zamówień, nie jest dla nas tak bardzo istotny (czasami wykorzystujemy go jako kryterium o wadze od 5% do 10%)
Następnie, art. 2a. mówi, że „Zamawiający, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 i 2, oraz ich związki kryterium ceny mogą zastosować jako jedyne kryterium oceny ofert lub kryterium o wadze przekraczającej 60%, jeżeli określą w opisie przedmiotu zamówienia standardy jakościowe odnoszące się do wszystkich istotnych cech przedmiotu zamówienia oraz wykażą w załączniku do protokołu w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia koszty cyklu życia”.
Czy to oznacza, że jeżeli założę, że koszty cyklu życia produktu do momentu nabycia towaru są stałe, a koszty związane z eksploatacją w znaczący sposób ujednolicam poprzez użycie w opisie przedmiotu zamówienia norm, standardów i szczegółowych parametrów technicznych, to wpisując te uwagi w protokół, mogę zastosować np. taką proporcję: 90% cena 10% pozacenowe kryteria?

I tu od razu przedstawię drugi przypadek, który moim zdaniem kwalifikuje się do zastosowania kryterium zbliżonego do 100% cena.
Mianowice chodzi mi tutaj o rozbudowę systemu o konkretny element. W SIWZ posługuję się wskazaniem nazwy i modelu, a czasami wręcz part number’ami elementów systemu, np. półki dyskowej do już posiadanej macierzy. Nie ma tu możliwości dopuszczenia rozwiązań równoważnych, bo nic innego nie będzie pasować – wiem, że zaraz podniesie się dyskusja, że przecież wykonawca może zamienić całe urządzenie na swoje i wtedy da się zrobić równoważność, ale z opowiadań znam jedynie 2 takie przypadki. Dodatkowo, zamówienie obejmuje 3 letni serwis gwarancyjny z przeniesieniem wszystkich kosztów (dojazd, transport, itd.) na wykonawcę. Co do parametrów urządzenia, to zamówienie obejmuje zakup tejże półki z 12-toma, konkretnymi dyskami. Mimo to, że pólka obsługuje 48 dysków, to zamawiający do realizacji celu zakupu potrzebuje ich tylko 12. Dostawa większej ilości dysków, lub 12 dysków większej pojemności, nie przyniesie nam żadnej korzyści, a wręcz stratę, bo urządzenie będzie pobierać więcej energii elektrycznej, a korzystanie z pozostałych dysków niesie za sobą konieczność rozszerzenia licencji. Czyli w tym przypadku, więcej i teoretycznie lepiej, znaczy gorzej i niezgodnie z celem zakupu. Co do innych kryteriów pozacenowych, to można by się pokusić o termin dostawy, czy termin wdrożenia rozwiązania, ale to maksymalnie 10% punktów, które można przyznać
Czy w takim przypadku uzasadniona jest cena prawie 100%?

Wiem, że jest strasznie długo, ale chciałem przedstawić cały ogląd na moje problemy.
Z góry dziękuję za analizę i odpowiedzi!

60% cena; 10 % termin dostawy; 10 % gwarancja (przy minimum rocznej gwarancji) jednak gwarancja w kryterium oceny nie może przekroczyć np. 3 czy 5 lat; 20 % funkcjonalność ( minimum określone w opisie, dodatkowe funkcjonalności punktowe, na zasadzie spełnia/ nie spełnia np. klasa energetyczna jeszcze lepsza niż masz minimum, itp. Możesz też zawsze dać z 10 % kryterium doświadczenia w dostawach ogólnie na sprzęt informatyczny.