Zastosowano tryb zamówienia z wolnej ręki zgodnie z art. 67 ust.1 pkt 4 ustawy Pzp. Na negocjacje przyjechał przedstawiciel Wykonawcy bez pełnomocnictwa do reprezentacji. W tym czasie jeden z Członków Zarządu (upoważniony do reprezentacji) był na zwolnieniu lekarskim. Z tego powodu Wykonawca nie uzupełnił pełnomocnictwa. Czy możliwe jest zawarcie ważnej umowy, jeśli Wykonawca dośle zamawiającemu protokół z negocjacji podpisany (zgodnie z reprezentacją przez obu Członków Zarządu) kilka dni później?

Z pewnością protokół z negocjacji winien zostać podpisany przez przedstawiciela Wykonawcy, który uczestniczył w negocjacjach.
Można zastosować możliwość, którą daje art. 103 k.c. Par 1: Jeżeli zawierający umowę jako pełnomocnik nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu umowa została zawarta.
§ 2. Druga strona może wyznaczyć osobie, w której imieniu umowa została zawarta, odpowiedni termin do potwierdzenia umowy; staje się wolna po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu.