Jak prawidłowo wyznaczyć termin składania ofert?

Zdarza się, że podczas przeprowadzania procedury przetargowej pojawiają się wątpliwości co do tego, w jaki sposób należy liczyć termin składania ofert. Prawo zamówień publicznych nie reguluje jednoznacznie tej kwestii, dlatego też pewne nieprawidłowości w tym zakresie  mogą spowodować daleko idące konsekwencje dla całego postępowania o zamówienie, zarówno po stronie zamawiających, jak i wykonawców. Jak prawidłowo wyznaczyć termin składania ofert?

Zasady obliczania terminów

Kierując się artykułem 14 ustawy Pzp, w zakresie nieuregulowanym ustawą do czynności zamawiającego oraz wykonawców podejmowanych w ramach postępowania zastosowanie znajdują przepisy ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93, ze zm.). Dlatego zamawiający jest zobowiązany do ustalenia terminu składania ofert w oparciu o dyspozycję przepisów art. 110 - 116 kc.

Zgodnie z treścią art. 111 § 1 i §2 kc termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia. Jeżeli początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło.

Dzień rozumiany jest jako doba. Liczy się go od północy do północy i obejmuje on 24 godziny. Z uwagi więc na treść art. 111 kc, zamawiający przy obliczaniu terminu określonego w dniach nie uwzględnia dnia, w którym zamieścił ogłoszenie o zamówieniu w BZP, a termin składania ofert zaczyna bieg w dniu następnym, co oznacza, iż wygasa o północy ostatniego, siódmego dnia- - podaje Urząd Zamówień Publicznych.

Termin składania ofert - przykłady

Przykładowo, w przypadku 7-dniowego terminu składania ofert, jeżeli zamawiający zamieścił ogłoszenie o zamówieniu 1 września np. o godzinie 14:00, to minimalny termin składania ofert powinien upływać 8 września o godzinie 24:00. Ze względów technicznych (godziny pracy zamawiającego) powinien być wyznaczany na dzień następny, tj. 9 września.

Jak podaje UZP, "przepisy stosuje się do wyznaczenia terminu o którym mowa w art. 38 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zdanie pierwsze przepisu art. 38 ust. 1 ustawy stanowi, iż wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. W świetle zdania 1 cyt. przepisu, wykonawcy przysługuje uprawnienie do żądania wyjaśnienia treści SIWZ przed upływem terminu do składania ofert. To jednak, kiedy wykonawca zwróci się z wnioskiem o wyjaśnienie treści SIWZ nie pozostaje całkiem bez znaczenia. Zgodnie bowiem ze zdaniem drugim art. 38 ust. 1 ustawy, zamawiający jest obowiązany niezwłocznie udzielić wyjaśnień, chyba że prośba o wyjaśnienie treści specyfikacji wpłynęła do zamawiającego na mniej niż 6 dni przed terminem otwarcia ofert. Tym samym, zamawiający ma obowiązek niezwłocznego udzielenia odpowiedzi na złożony przez wykonawcę wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ o ile wniosek ten wpłynął w terminie określonym art. 38 ust. 1 ustawy. W przeciwnym przypadku zamawiający może, ale nie musi udzielać niezwłocznej odpowiedzi."

Idąc za kolejnym przykładem: w postępowaniu zamawiający wyznaczył termin składania ofert na dzień 30 stycznia. Przy obliczaniu terminu nie uwzględnia się tego dnia. Tym samym, pierwszym dniem upływu terminu będzie dzień 29 stycznia. Szóstym dniem przed terminem składania ofert będzie zatem 24 styczeń. Jeżeli w tym dniu wpłynęła prośba o wyjaśnienie treści SIWZ, na zamawiającym spoczywa obowiązek niezwłocznego udzielenia odpowiedzi na zapytanie. Wniosek, który wpływa później (a więc 25 stycznia i później) należy traktować jako wniosek złożony po terminie, tj. złożony na mniej niż 6 dni przed terminem składania ofert.

Należy również pamiętać, że przedłużenie terminu składania ofert nie spowoduje przedłużenia terminu składania wniosków o wyjaśnienie specyfikacji istotnych warunków zamówienia.


Pomocne szkolenia w związku ze składanie ofert znajdziesz TUTAJ