Certyfikacja wykonawców w pzp

Certyfikacja wykonawców w pzp

W polskim systemie Prawa zamówień publicznych od dawna dyskutowano o problemie nadmiaru formalności przy ubieganiu się o zamówienia publiczne. Wykonawcy musieli przedstawiać wiele dokumentów i oświadczeń potwierdzających brak podstaw wykluczenia, zgodność z wymogami ustawowymi oraz zdolność do należytego wykonania zamówienia. Rząd postanowił wyjść naprzeciw tym oczekiwaniom i przygotował projekt ustawy o certyfikacji wykonawców, który po burzliwym procesie legislacyjnym został uchwalony 5 sierpnia 2025 r. jako ustawa o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych.  Ustawa została ogłoszona w Dzienniku Ustaw 11 września 2025 r., a większość przepisów zacznie obowiązywać 12 lipca 2026 r.

Wprowadzenie certyfikacji wykonawców zamówień publicznych ma zmienić sposób weryfikacji podmiotów na rynku zamówień publicznych. Zamiast składać w każdym postępowaniu o udzielenie zamówienia obszerne podmiotowe środki dowodowe, wykonawca będzie mógł posługiwać się jednym certyfikatem wystawionym przez niezależne podmioty certyfikujące. Ustawa wprowadza dwa rodzaje certyfikacji: certyfikacja niepodlegania wykluczeniu (brak podstaw z art. 108 i 109 PZP) oraz certyfikacja zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia. Takie rozwiązanie w prawie unijnym jest fakultatywne i zostało przewidziane w art. 64 dyrektywy 2014/24/UE; Polska do tej pory dopuszczała korzystanie z certyfikatów zagranicznych, lecz brakowało krajowego systemu.

Utworzenie krajowej certyfikacji wywołało jednak spory i kontrowersje. Podczas posiedzeń sejmowej Komisji Gospodarki i Rozwoju strona społeczna wskazywała, że pierwotny projekt ustawy powinien trafić do kosza lub że jest spóźniony. Obrońcy rozwiązania podkreślają, że jeden certyfikat zastąpi liczne dokumenty, co przyniesie oszczędność czasu i pieniędzy, a jednostka certyfikująca będzie monitorować aktualność certyfikatu. Krytycy zwracają uwagę na fasadowość nowych rozwiązań, objętość przepisów oraz ryzyko sporów dotyczących prawidłowości certyfikatów. Ten artykuł analizuje założenia certyfikacji, procedurę jej uzyskania oraz konsekwencje dla wykonawców i zamawiających, nie pomijając wątpliwości podnoszonych w trakcie debaty.

Co to jest certyfikacja wykonawców zamówień publicznych?

W świetle nowej ustawy certyfikacja jest dobrowolnym procesem, w którym niezależny podmiot (jednostka certyfikująca) potwierdza, że wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz posiada odpowiednią zdolność do należytego wykonania zamówienia. Zgodnie z art. 3 ustawy certyfikacja obejmuje dwa rodzaje orzeczeń:

1. Certyfikacja niepodlegania wykluczeniu – potwierdza brak istnienia podstaw wykluczenia z postępowania określonych w art. 108 ust. 1 i 2 oraz art. 109 ust. 1 PZP (m.in. niekaralność, brak zaległości podatkowych, brak zaległości w składkach na ubezpieczenia społeczne). To swoisty paszport potwierdzający, że wykonawca nie podlega wykluczeniu, co w późniejszych postępowaniach ma tworzyć domniemanie prawne – zamawiający nie będzie mógł żądać ponownych dowodów, chyba że poweźmie uzasadnione wątpliwości.

2. Certyfikacja zdolności wykonawcy – potwierdza spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej, zawodowej, organizacyjnej i ekonomicznej. Podmiot certyfikujący weryfikuje m.in. doświadczenie, referencje, uprawnienia, licencje, sytuację finansową oraz zasoby kadrowe, aby potwierdzić zdolność do należytego wykonania zamówienia. Dzięki temu zamawiający uzyskują gwarancję, że wykonawca ma kompetencje do realizacji kontraktu.

Certyfikat będzie miał formę elektroniczną i będzie ważny od roku do trzech lat. Dokumenty będą przechowywane w publicznej Bazie Danych o Certyfikacji prowadzonej przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Baza obejmie m.in. dane identyfikacyjne wykonawców, numer certyfikatu, zakres i termin ważności, status (aktualny, zawieszony, utracony), a informacje będą dostępne dla zamawiających bezpłatnie. Dodatkowo utworzono definicję „postępowania w sprawie udzielenia certyfikacji” dla odróżnienia od samej procedury.

Procedura uzyskania certyfikatu

Procedura certyfikacji rozpoczyna się od złożenia przez wykonawcę wniosku do wybranego podmiotu certyfikującego. Jednostka certyfikująca musi posiadać akredytację wydaną przez Polskie Centrum Akredytacji – instytucję nadzorującą zgodność z normą PN‑EN ISO/IEC 17029. Ustawa nakłada na certyfikatora obowiązek utrzymywania standardów przez cały okres akredytacji a nadzór sprawuje również minister właściwy do spraw gospodarki.

Wniosek i umowa

Wykonawca musi wybrać zakres certyfikacji (niepodleganie wykluczeniu i/lub zdolność wykonawcy) oraz okres ważności certyfikatu. Zgodnie z art. 18 ustawy, wraz z wnioskiem składa oświadczenie o braku innych wniosków o certyfikację w tym samym zakresie oraz deklarację prawdziwości danych. Wykonawca zawiera z jednostką certyfikującą umowę określającą zakres, termin i wysokość opłaty. Projekt ustawy przewiduje, że opłaty będą uregulowane w rozporządzeniu ministra i mają odzwierciedlać koszty weryfikacji.

Weryfikacja danych

Po zawarciu umowy, podmiot certyfikujący przeprowadza weryfikację. Ustawa zobowiązuje certyfikatora do przeanalizowania przekazanych dokumentów i oświadczeń oraz do korzystania z publicznych rejestrów i informacji z urzędów skarbowych, ZUS i innych organów. Jeżeli ma wątpliwości, może zażądać dodatkowych dowodów. Całe postępowanie powinno zakończyć się w ciągu 30 dni od momentu otrzymania kompletnych dokumentów. Certyfikat jest wydawany w formie elektronicznej, a informacja o nim trafia do bazy danych.

Odmowa udzielenia certyfikacji i self‑cleaning

Jeśli w toku weryfikacji okaże się, że wykonawca nie spełnia warunków (np. ma zaległości podatkowe czy został skazany), podmiot certyfikujący odmawia udzielenia certyfikacji. Jednak ustawa daje możliwość tzw. self‑cleaning. Mimo istnienia podstaw wykluczenia, certyfikat może być wydany, jeżeli wykonawca wykaże, że naprawił szkody wyrządzone przestępstwem, zapłacił odszkodowanie, w pełni współpracował z organami ścigania oraz podjął środki zapobiegające kolejnym naruszeniom. Krytycy uważają, że przeniesienie procedury samooczyszczenia z zamawiających na jednostkę certyfikującą może rodzić wątpliwości – Krajowa Izba Radców Prawnych wskazywała na niebezpieczeństwo zbyt szerokiego zakresu certyfikacji i brak kontroli ze strony poszczególnych zamawiających.

Koszty i dostępność

Ustawa nie narzuca stałych kosztów; opłata ma być ustalana w umowie z podmiotem certyfikującym. Według zapowiedzi rządu koszt ma być stosunkowo niski, lecz specjaliści obawiają się, że w przypadku złożonych weryfikacji cena będzie wyższa. Co ważne, certyfikacja jest dobrowolna – wykonawcy mogą nadal ubiegać się o zamówienia bez certyfikatu, składając tradycyjne dokumenty. Wykonawca będzie mógł zatem sam zdecydować, czy woli opłacić certyfikację, czy też każdorazowo przedkładać kompletny pakiet podmiotowych środków dowodowych.

Jakie jest znaczenie certyfikacji dla wykonawców i zamawiających

Zwolennicy nowego systemu podkreślają, że certyfikacja wykonawców ma przynieść korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla zamawiających. Certyfikat zastąpi liczne dokumenty, skróci czas weryfikacji ofert oraz zmniejszy ryzyko błędów formalnych. Ponieważ certyfikat tworzy domniemanie spełniania warunków udziału w postępowaniu, zamawiający nie będą mogli wymagać dodatkowych dokumentów, co powinno przyspieszyć procedury.

Jednocześnie jednak pojawia się wiele wątpliwości.  Nowe regulacje mogą okazać się fasadowe – istnieje ryzyko, że wykonawcy nie będą dostrzegać realnych korzyści i z nich nie skorzystają. Dodatkowo sama ustawa obejmuje kilkadziesiąt stron nowych przepisów, co zwiększa poziom skomplikowania. Dla części mniejszych przedsiębiorców koszty certyfikacji i konieczność dostosowania procesów mogą być zniechęcające, pomimo zapowiedzi niskich opłat.

Organizacje prawnicze krytykowały także zbyt szeroki zakres certyfikacji. Sąd Najwyższy zwrócił uwagę, że ocena dynamicznie zmieniającej się sytuacji finansowej wykonawców może być trudna do ujęcia w trzyletnim dokumencie. Ponadto, przeniesienie procedury self‑cleaning z zamawiających na certyfikatora budzi obawy, czy jednostki certyfikujące posiadają odpowiednie kompetencje do weryfikowania naprawienia szkody i wdrożenia środków zapobiegawczych. Certyfikacja raczej nie będzie uniwersalnym remedium – nada jedynie „nadzieje, a nie gwarancje” na rzetelność wykonawców. Oznacza to, że nierzetelne firmy nie znikną z przetargów, a zamawiający będą musieli w dalszym ciągu zachować czujność.

W praktyce certyfikacja może zatem okazać się przydatna głównie dla większych przedsiębiorstw posiadających stabilne struktury i zasoby. Mniejsze podmioty mogą nie chcieć inwestować w certyfikat, jeśli liczba zamówień publicznych w ich portfelu jest niewielka. Istotny będzie również sposób wdrożenia systemu – czy Baza Danych o Certyfikacji będzie funkcjonowała sprawnie, czy zamawiający będą w stanie łatwo weryfikować dokumenty oraz czy powstaną jasne procedury dotyczące zgłaszania wątpliwości. Uczestnicy rynku zwracają uwagę, że wprowadzenie systemu certyfikacji wymaga również zmian w kulturze urzędniczej – zamawiający muszą zrozumieć, że certyfikat nie może być stosowany mechanicznie i w razie wątpliwości należy korzystać z własnych środków dowodowych.

Zawieszenie oraz utrata ważności certyfikacji

Certyfikat nie jest nadany na zawsze. Ustawa przewiduje możliwość zawieszenia oraz utraty ważności certyfikacji. Certyfikat traci ważność wraz z upływem okresu, na jaki został udzielony, a także w sytuacjach wskazanych w ustawie, m.in. gdy wykonawca przestaje spełniać warunki, dostarczy fałszywe oświadczenia lub nie zgłosi zmian w swojej sytuacji mającej wpływ na spełnianie warunków. Podmiot certyfikujący ma obowiązek monitorowania wykonawcy, a gdy powstaną wątpliwości co do spełniania warunków, może zawiesić certyfikację i wezwać do złożenia dodatkowych wyjaśnień. Po ich analizie certyfikat jest wznawiany albo trwale cofany.

W praktyce zawieszenie może nastąpić np. w przypadku przejściowych problemów finansowych lub gdy wykonawca nie uaktualnił danych w bazie. Utrata ważności powoduje usunięcie certyfikatu z publicznej bazy i powrót do tradycyjnych procedur weryfikacji w postępowaniach o udzielenie zamówienia. Podmiot certyfikujący jest zobowiązany do niezwłocznego aktualizowania bazy; dane o utraconych certyfikatach będą przechowywane przez trzy lata. Tego rodzaju mechanizmy mają chronić zamawiających przed korzystaniem z przestarzałych certyfikatów, ale jednocześnie zwiększają odpowiedzialność certyfikatora za bieżące monitorowanie rynku.

Refleksje i wnioski

Certyfikacja wykonawców zamówień publicznych to nowa instytucja, która ma szansę poprawić efektywność systemu pzp, jednak budzi również uzasadnione wątpliwości. Bez wątpienia jeden certyfikat zastępujący liczne oświadczenia może ułatwić życie przedsiębiorcom i przyspieszyć postępowania o udzielenie zamówienia. Dobrowolność procedury pozwala każdemu podmiotowi zdecydować, czy inwestować w certyfikację czy pozostać przy standardowych dokumentach. Instytucjonalne zabezpieczenia, takie jak akredytacja certyfikatorów przez Polskie Centrum Akredytacji i nadzór ministra, mają zapewnić jakość procesu.

Jednocześnie należy pamiętać, że ustawa o certyfikacji wprowadza dodatkowe warstwy regulacyjne. Podmiot certyfikujący staje się nowym graczem między wykonawcą a zamawiającym, co może generować dodatkowe koszty i spory. Mimo że ustawodawca przewidział procedurę self‑cleaning, zbyt szeroki zakres certyfikacji (obejmujący nie tylko przesłanki wykluczenia, lecz także warunki udziału) może prowadzić do konfliktów interpretacyjnych. Krytyczne głosy z branży infrastrukturalnej ostrzegały, że projekt może ograniczyć konkurencyjność i sprzyjać monopolizacji usług certyfikacyjnych.

Przyszłość pokaże, czy system certyfikacji okaże się sukcesem. Wiele zależy od sposobu jego wdrożenia: od przystępnych kosztów, jasnych procedur odwoławczych, skutecznej bazy danych i współpracy między certyfikatorami a zamawiającymi. Certyfikacja może przyczynić się do większej profesjonalizacji rynku i zapewnić wykonawcom możliwość zaprezentowania się jako rzetelne i kompetentne podmioty, ale tylko wtedy, gdy stanie się narzędziem realnie ułatwiającym dostęp do zamówień publicznych, a nie kolejną biurokratyczną przeszkodą.

FAQ: Certyfikacja wykonawców w zamówieniach publicznych

1. Czym jest certyfikacja wykonawców zamówień publicznych?
Certyfikacja wykonawców zamówień publicznych to procedura, w której akredytowany podmiot potwierdza brak podstaw wykluczenia wykonawcy oraz jego zdolność do należytego wykonania zamówienia publicznego.

2. Czy certyfikacja jest obowiązkowa?
Nie, certyfikacja ma charakter dobrowolny. Wykonawca sam decyduje, czy chce ubiegać się o certyfikat, który następnie może być wykorzystany w wielu postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego.

3. Jak długo ważny jest certyfikat?
Certyfikat wydawany jest na okres od 1 do 3 lat, w zależności od zakresu i rodzaju certyfikacji. Po tym czasie konieczne jest ponowne ubieganie się o udzielenie certyfikacji.

4. Jakie instytucje odpowiadają za certyfikację?
Certyfikację mogą prowadzić jednostki akredytowane przez Polskie Centrum Akredytacji. Nadzór nad systemem sprawuje minister właściwy do spraw gospodarki.

5. Co daje posiadanie certyfikatu wykonawcy?
Certyfikat upraszcza udział w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. Wykonawca nie musi każdorazowo składać pełnej dokumentacji potwierdzającej brak podstaw wykluczenia czy zdolność do wykonania zamówienia.

6. Czy certyfikat można zawiesić lub utracić?
Tak, certyfikacja może zostać zawieszona lub cofnięta w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, podania fałszywych danych o certyfikacji albo utraty zdolności do należytego wykonania zamówienia.

7. Czy certyfikacja eliminuje nierzetelne firmy z rynku?
Nie w pełni. Certyfikacja jest narzędziem wspierającym, ale nie gwarantuje całkowitego wyeliminowania problemu nierzetelnych podmiotów z rynku zamówień publicznych.

Bibliografia 

ApexNet. (2025). Certyfikacja wykonawców w roku 2025 – co musisz wiedzieć. Pobrano z https://www.apexnet.com.pl/blog/zamowienia-publiczne/certyfikacja_wykonawcow/

Gov.pl. (2025). Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych. Dziennik Ustaw 2025 poz. 1849. Pobrano z https://dziennikustaw.gov.pl/

Rzeczpospolita. (2025). Certyfikacja wykonawców zamówień publicznych – kontrowersje wokół ustawy. Archiwum Rzeczpospolitej. Pobrano z https://archiwum.rp.pl

WYBIERZ SZKOLENIE Z ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH