Co to są kody CPV?

Definicja Wspólnego Słownika Zamówień (CPV)

Wspólny Słownik Zamówień (słownik kodów CPV), znany pod skrótem CPV (z ang. Common Procurement Vocabulary), to znormalizowany system klasyfikacji stosowany we wszystkich krajach członkowskich Unii Europejskiej przy realizacji zamówień publicznych. System ten został opracowany, aby ujednolicić terminologię i zapewnić spójność w opisie przedmiotu zamówienia niezależnie od języka kraju, w którym ogłasza się przetarg.

Kod CPV przypisywany jest każdemu ogłoszeniu o zamówieniu – bez względu na to, czy dotyczy ono dostaw, usług, czy robót budowlanych. Głównym celem stosowania CPV jest umożliwienie jednoznacznego i przejrzystego sklasyfikowania zamówienia, co z kolei ułatwia identyfikację ofert, porównywanie ich zakresów oraz przyczynia się do większej transparentności procedur przetargowych.

Jakie informacje zawierają kody CPV?

Każdy kod CPV stanowi określenie przedmiotu zamówienia w sposób uporządkowany i szczegółowy. Informacje zawarte w kodzie wskazują zarówno ogólną kategorię zamówienia, jak i jego dokładny charakter. Dzięki odpowiednio przypisanym cyfrom możliwe jest rozróżnienie, czy dana oferta dotyczy np. usług sprzątania, dostawy sprzętu komputerowego, czy może wykonania konkretnej inwestycji budowlanej.

CPV służy nie tylko zamawiającym – umożliwia on także wykonawcom łatwe wyszukiwanie interesujących ich postępowań przetargowych poprzez specjalistyczne narzędzia, takie jak wyszukiwarka kodów CPV. W praktyce słownik kodów CPV to rozbudowana baza danych, która porządkuje przedmioty zamówień w formie systematycznie uporządkowanego katalogu.

Znaczenie prawidłowego wyboru kodów CPV

Dokładność i precyzja w doborze kodu CPV mają kluczowe znaczenie dla prawidłowego przebiegu procedury przetargowej. Prawidłowy wybór umożliwia precyzyjne określenie zakresu zamówienia, minimalizuje ryzyko błędnych interpretacji i przyczynia się do lepszego dopasowania ofert do potrzeb zamawiającego. W przypadku wykonawców kod CPV stanowi podstawę filtrowania ogłoszeń i szybkiego dotarcia do przetargów, które odpowiadają ich specjalizacji. Niewłaściwie przypisany kod może skutkować niedopasowaniem ofert, ich odrzuceniem lub nawet unieważnieniem całego postępowania. To dlatego zarówno osoby przygotowujące zamówienia, jak i przedsiębiorcy powinni dobrze znać zasady działania tego narzędzia i aktualizować swoją wiedzę w tym zakresie.

Struktura kodu CPV (Common Procurement Vocabulary)

Struktura kodu CPV została zaprojektowana w sposób hierarchiczny i systematyczny. Każdy kod składa się z dziewięciu cyfr: pierwsze osiem tworzy tzw. główną część kodu, natomiast ostatnia – dziewiąta – to cyfra kontrolna, której celem jest weryfikacja poprawności całego ciągu znaków. Poszczególne segmenty kodu odnoszą się do coraz bardziej szczegółowych informacji:

• 2 pierwsze cyfry oznaczają dział, czyli bardzo ogólną kategorię (np. 45 – roboty budowlane);
• 3 i 4. cyfra określają grupę, zawężając kategorię zamówienia (np. 452 – obiekty budowlane);
• 5 i 6. cyfra wskazują klasę, jeszcze bardziej zawężając zakres (np. 4521 – budynki);
• 7 i 8. cyfra to kategorię końcową, która definiuje bardzo konkretne zamówienie (np. 45210000 – roboty budowlane związane z budynkami);
• 9 cyfra to cyfra kontrolna dodawana na końcu (np. -2), mająca charakter techniczny.

Taka struktura umożliwia jednoznaczną identyfikację każdego rodzaju zamówienia oraz jego klasyfikację na różnych poziomach szczegółowości.

Budowa kodu CPV

Budowa kodu CPV nie jest przypadkowa – została opracowana w taki sposób, aby każdy użytkownik systemu mógł z łatwością określić poziom ogólności lub szczegółowości danego zamówienia. Na przykład:

• 45 – dział: ogólna kategoria robót budowlanych;
• 452 – grupa: roboty budowlane związane z budynkami;
• 4521 – klasa: konkretne typy budynków;
• 45210000-2 – pełny kod z cyfrą kontrolną, oznaczający konkretne roboty budowlane dotyczące budynków.

Każdy poziom kodu zawęża obszar zamówienia, co pozwala zamawiającym dokładnie opisać swoje potrzeby, a wykonawcom precyzyjnie ocenić, czy przetarg odpowiada ich specjalizacji. Kod CPV to nie tylko ciąg cyfr, ale przede wszystkim narzędzie do skutecznego zarządzania informacją w obszarze zamówień publicznych.

Typowe problemy związane z wyborem kodów CPV

Brak znajomości systemu CPV

Jednym z najczęstszych problemów jest ogólny brak wiedzy o tym, jak działa system CPV. Wielu zamawiających, zwłaszcza na szczeblu lokalnym, oraz wykonawców, którzy dopiero rozpoczynają udział w przetargach, nie zna zasad przypisywania kodów. To prowadzi do błędnych klasyfikacji, pomijania ważnych ogłoszeń, a nawet eliminacji z postępowania. Brak znajomości systemu utrudnia również efektywne korzystanie z narzędzi takich jak wyszukiwarka kodów CPV, co w praktyce oznacza stracone szanse na zdobycie kontraktów.

Złożoność struktury kodów

Chociaż struktura kodu CPV została opracowana w sposób systematyczny, jej złożoność może stanowić barierę dla użytkowników. Wielość poziomów klasyfikacyjnych oraz niuanse interpretacyjne poszczególnych kategorii sprawiają, że wybór odpowiedniego kodu wymaga doświadczenia i znajomości branży. Ponadto różnice między zbliżonymi kodami mogą prowadzić do wątpliwości, który z nich najlepiej odpowiada specyfice zamówienia. Użytkownicy muszą umiejętnie analizować hierarchię słownika, co bez dodatkowego przeszkolenia bywa trudne.

Nieaktualne informacje w systemie CPV

Pomimo że CPV to system znormalizowany i aktualizowany, niekiedy zdarza się, że kody używane w praktyce są przestarzałe lub nie do końca odpowiadają nowoczesnym usługom i technologiom. Przykładowo, dynamiczny rozwój branży IT czy ekologicznych rozwiązań może wyprzedzać tempo aktualizacji słownika. W efekcie zamawiający zmuszeni są dopasowywać istniejące kody do nowych potrzeb, co niesie ryzyko nieścisłości i błędnych klasyfikacji. To z kolei może wpłynąć na ograniczenie liczby składanych ofert lub ich nieadekwatność względem rzeczywistego zapotrzebowania.

Jak skutecznie wybierać kody CPV?

Szkolenia i zasoby edukacyjne

Jednym z najlepszych sposobów na uniknięcie błędów przy wyborze kodów CPV jest edukacja. Regularne szkolenia, webinaria i dostęp do zasobów edukacyjnych pozwalają zamawiającym lepiej zrozumieć system CPV i jego zastosowanie. ApexNet oferuje dostosowane pod różne potrzeby kursy wideo, które mogą pomóc zarówno nowym użytkownikom, jak i bardziej doświadczonym profesjonalistom w doskonaleniu umiejętności doboru kodów CPV oraz obsługi platformy eNotices2.

 Narzędzia wspierające wybór kodów

Istnieje wiele narzędzi, które mogą wspomagać wybór kodów CPV, a jednym z najbardziej zaawansowanych jest **platforma NIS2**. Narzędzie to, wyposażone w sztuczną inteligencję, automatycznie analizuje opis zamówienia i sugeruje odpowiednie kody CPV. Dzięki temu proces wyboru staje się znacznie szybszy, a ryzyko błędów zostaje zminimalizowane. Ponadto, eNotices2 oferuje możliwość generowania raportów z wykorzystaniem danych CPV, co pomaga w dalszej analizie i monitorowaniu rynku zamówień.

Konsultacje z ekspertami

W skomplikowanych przypadkach, zwłaszcza gdy zamówienia są wieloaspektowe, warto skonsultować się z ekspertami od zamówień publicznych. W ramach platformy eNotices2 dostępna jest możliwość kontaktu z wykwalifikowanymi specjalistami, którzy mogą doradzić w doborze kodów CPV, zwłaszcza w przypadku złożonych przetargów. Taka współpraca może znacznie zwiększyć skuteczność całego procesu.

Podsumowanie

Precyzyjny wybór kodów CPV jest fundamentem sprawnie działających zamówień publicznych. Błędy w tym zakresie mogą prowadzić do nieporozumień, opóźnień, a nawet unieważnienia przetargu. Wykorzystanie narzędzi takich jak platforma eNotices2, regularne szkolenia oraz konsultacje z ekspertami to sposoby na zminimalizowanie ryzyka i zapewnienie, że proces zamówień publicznych będzie przebiegał zgodnie z planem.

WYBIERZ SZKOLENIE Z ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH