Drukować dokumenty elektroniczne?

Czy archiwizacja dokumentów elektronicznych i ich przechowywanie wiąże się z koniecznością drukowania ich? Te pytania zadają sobie często zamawiający i wykonawcy w okresie bliskiego wejścia w życie pełnej elektronizacji zamówień publicznych. Zachęcamy do przeczytania poprzednich wpisów dotyczących elektronizacji zamówień publicznych oraz stosowania komunikacji elektronicznej w zamówieniach publicznych.

Drukować dokumenty elektronicznie, czy lepiej nie?

Na samym początku trzeba jasno odpowiedzieć sobie na pytanie, czy drukować dokumenty elektroniczne. Otóż dokumentów elektronicznych nie powinniśmy drukować. Dokument elektroniczny tak długo będzie dokumentem elektronicznym dopóki jest w postaci elektronicznej. Po wydrukowaniu taki dokument staje się brudnopisem, informacją roboczą, ale przestaje być dokumentem, który możemy przedstawić np.: do kontroli, gdyż nie ma żadnej wagi dowodowej.

Dokumenty elektroniczne - jak przechowywać?

Natomiast niewątpliwie musimy archiwizować dokumenty elektronicznie, czyli po zakończeniu postępowania, nie możemy ich skasować.  W takim razie jak je przechowywać? Sposób przechowywania dokumentów elektronicznych reguluje w pierwszej kolejności Ustawa o Narodowym Zasobie Archiwalnym a do tej ustawy wydane odpowiednio rozporządzenia . Art 5 ust. 2b tejże Ustawy mówi, że Minister właściwy do spraw informatyzacji wyda rozporządzenie dotyczące archiwizacji dokumentów elektronicznych. W związku z tym Zamawiający będzie winien zapoznać się ze stosownym rozporządzeniem i przechowywać pliki zgodnie z tym rozporządzeniem.

Dokumenty elektroniczne - funkcje platform

Mając powyższą wiedzę warto jest sprawdzić czy platformy oferujące usługę komunikacji elektronicznej przechowują pliki zgodnie ze wspomniana Ustawą. Może się bowiem zdarzyć, że platforma przechowuje jedynie dokumenty elektroniczne i będą one na tej platformie tak długo, jak platforma działa, nie jest to wówczas archiwizacja dokumentów. Obowiązkiem Zamawiającego jest stosowne przechowywanie plików elektronicznych. Jeśli masz pytanie odnośnie elektronizacji zamówień publicznych zapraszamy na naszą grupę na facebooku, Zamówienia publiczne w trybie kryzysowym. Jak działać w 100% on-line na której eksperci doradzają w trudnych kwestiach.

Autor tekstu:

Edyta Pietras - specjalistka z zakresu zamówień publicznych, obecnie pracuje zarówno po stronie zamawiającego jak również po stronie wykonawcy. Członek Polskiego Stowarzyszenia Zamówień Publicznych. WYBIERZ SZKOLENIE Z ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH