Zamówienia publiczne dla początkujących - w artykule wyjaśniamy kiedy obowiązuje Prawo zamówień publicznych oraz jak wykonawcy, w tym małe firmy, mogą zacząć brać udział w postępowaniach. Tekst stanowi praktyczne wprowadzenie dla osób rozpoczynających pracę z PZP.
Zamówienia publiczne to obszar, który coraz częściej interesuje nie tylko administrację, ale również przedsiębiorców, osoby rozpoczynające działalność oraz pracowników działów zakupów. W praktyce są to zakupy finansowane ze środków publicznych, realizowane w określonych procedurach. Gdy gmina zleca remont drogi, szpital kupuje sprzęt medyczny, a uczelnia publiczna zamawia usługi sprzątania - mówimy o zamówieniach publicznych.
Dla zamawiających oznaczają one obowiązek wydatkowania środków w sposób transparentny i konkurencyjny. Dla wykonawców - szansę na stabilne kontrakty. Nic dziwnego, że rośnie zainteresowanie takimi formami edukacji jak zamówienia publiczne dla początkujących, zamówienia z KPO i innych projektów UE, certyfikacja i kwalifikacja wykonawców w zamówieniach publicznych.
Co to są zamówienia publiczne? Definicja w praktyce
Zamówienie publiczne to odpłatna umowa, w której podmiot publiczny nabywa od wykonawcy dostawy, usługi lub roboty budowlane, finansowane z pieniędzy publicznych. Kluczowe znaczenie ma zarówno źródło finansowania, jak i procedura wyboru wykonawcy - oparta na zasadach jawności i konkurencji.
W języku potocznym często używa się określenia „przetarg”, jednak ustawa przewiduje różne tryby postępowań. Wspólnym mianownikiem jest publikacja warunków, możliwość zadawania pytań i wybór oferty zgodnie z ustalonymi kryteriami. Właśnie te elementy są omawiane podczas szkolenia prawo zamówień publicznych lub kursu zamówienia publiczne online.
Kiedy obowiązuje Prawo zamówień publicznych (PZP)?
Prawo zamówień publicznych (PZP) nie obejmuje każdego zakupu dokonywanego przez instytucje publiczne. Podstawowym kryterium jest wartość zamówienia.
Od 1 stycznia 2026 r. próg stosowania ustawy dla zamówień klasycznych wynosi 170 000 zł netto. Poniżej tej kwoty zamawiający może udzielić zamówienia poza reżimem ustawy, natomiast powyżej progu zobowiązany jest do stosowania procedur PZP.
Dla wykonawców oznacza to, że część mniejszych zakupów może nie pojawiać się w Biuletynie Zamówień Publicznych, natomiast rynek „powyżej progu” jest uporządkowany i przewidywalny - dlatego wielu uczestników rynku decyduje się na kurs zamówień publicznych dla początkujących jeszcze przed złożeniem pierwszej oferty.
Kogo dotyczy ustawa PZP? Zamawiający i wykonawcy
Ustawa PZP działa jak wspólny język dla dwóch stron:
- zamawiających (podmioty, które wydają środki publiczne),
- wykonawców (firmy i organizacje, które chcą zrealizować zamówienie).
Zamawiający
Do stosowania ustawy zobowiązane są m.in. urzędy, szkoły, uczelnie publiczne, szpitale oraz inne jednostki sektora finansów publicznych. Dla zamawiających PZP to ramy działania - od opisu potrzeb, przez warunki udziału, po ocenę ofert. Z tego względu dużą popularnością cieszą się szkolenia zamówienia publiczne dla zamawiających oraz szkolenie zamówienia publiczne PZP.
Wykonawcy
Wykonawcy nie prowadzą postępowań, ale muszą znać reguły gry: terminy, dokumenty, podstawy wykluczenia, sposób zadawania pytań czy poprawiania omyłek. Nawet atrakcyjna oferta może zostać odrzucona z przyczyn formalnych. Dlatego wielu przedsiębiorców zaczyna od szkolenia zamówienia publiczne dla wykonawców lub zamówień publicznych dla początkujących - szkolenie.
Jak wygląda typowe postępowanie?
Z perspektywy wykonawcy schemat postępowania zwykle obejmuje:
- publikację ogłoszenia i dokumentów (np. SWZ),
- pytania i wyjaśnienia,
- złożenie oferty,
- ocenę ofert i wybór wykonawcy,
- zawarcie umowy i realizację.
Najwięcej ryzyk formalnych kryje się w dokumentacji, dlatego podczas kursów PZP i szkoleń ZP duży nacisk kładzie się na analizę SWZ i wzorów umów.
Zamówienia publiczne dla początkujących - najczęstsze pytania
Czym są zamówienia publiczne?
To zakupy (dostawy, usługi, roboty budowlane) finansowane ze środków publicznych, realizowane w procedurach zapewniających przejrzystość i konkurencję. Kończą się wyborem oferty i zawarciem umowy.
Kogo dotyczy ustawa PZP?
Dotyczy zamawiających zobowiązanych do wydawania środków według zasad PZP oraz wykonawców, którzy biorą udział w postępowaniach i muszą spełnić wymagania formalne i merytoryczne.
Czy małe firmy mogą brać udział w przetargach?
Tak. Często pomagają im: udział w części zamówienia, konsorcja oraz korzystanie z zasobów podmiotów trzecich (jeśli dokumenty na to pozwalają). Kluczem jest wybór postępowań „pod profil” i rzetelne przygotowanie oferty.
Czy można nauczyć się PZP online?
Tak. Popularne są kursy zamówienia publiczne online, które pozwalają poznać procedury bez konieczności udziału stacjonarnego.
Jak mała firma może zacząć udział w zamówieniach publicznych?
Wejście w rynek zamówień publicznych nie wymaga od razu dużych zasobów ani rozbudowanego zaplecza formalnego. Kluczowe jest systematyczne podejście i stopniowe budowanie doświadczenia.
Po pierwsze - wybór specjalizacji.
Na początek warto skupić się na jednym obszarze działalności, np. usługach sprzątania, drobnych robotach budowlanych czy dostawach IT. Specjalizacja pozwala lepiej zrozumieć wymagania zamawiających i szybciej przygotowywać poprawne oferty.
Po drugie - nauka na dokumentacji postępowań.
Analiza Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ) to jedno z najskuteczniejszych narzędzi edukacyjnych. Nawet bez składania oferty warto sprawdzić, jakie dokumenty byłyby wymagane i które elementy w firmie należałoby uzupełnić. To praktyczny i bezkosztowy sposób zdobywania wiedzy, często omawiany podczas szkoleń zamówienia publiczne dla początkujących.
Po trzecie - aktywne korzystanie z pytań do zamawiającego.
Prawo zamówień publicznych umożliwia zadawanie pytań do treści SWZ. Dobrze sformułowane pytanie może doprecyzować wymagania, ograniczyć ryzyko błędnej interpretacji i zwiększyć szanse na prawidłowe przygotowanie oferty.
Po czwarte - analiza zakończonych postępowań.
Po każdym postępowaniu warto przeanalizować wybór oferty, kryteria oceny oraz uzasadnienie decyzji zamawiającego. Zamówienia publiczne to proces - wraz z kolejnymi próbami formalny język dokumentów staje się coraz bardziej zrozumiały, co potwierdzają uczestnicy kursów zamówień publicznych dla początkujących.
Gdzie szukać zamówień publicznych i jak filtrować wyniki?
Podstawowym źródłem informacji o zamówieniach publicznych są oficjalne publikatory, takie jak Biuletyn Zamówień Publicznych oraz TED (w przypadku zamówień unijnych), a także platformy zakupowe wykorzystywane przez zamawiających.
Przeglądając ogłoszenia, warto stosować proste filtry:
- branża lub rodzaj zamówienia,
- lokalizacja,
- termin składania ofert,
- szacunkowa wartość zamówienia.
Dobrą praktyką jest również obserwowanie powtarzalnych zamawiających w danym regionie, którzy często ogłaszają podobne postępowania cyklicznie. Takie podejście jest regularnie rekomendowane podczas szkoleń zamówienia publiczne dla wykonawców.
Najczęstsze błędy początkujących wykonawców
W początkowej fazie udziału w postępowaniach o zamówienia publiczne o wyniku decyduje najczęściej poprawność formalna oferty, a nie wyłącznie cena. Do najczęstszych błędów należą:
- brak podpisu lub zastosowanie niewłaściwego podpisu,
- złożenie nieaktualnej lub błędnej wersji dokumentu,
- brak lub nieprawidłowe pełnomocnictwo,
- niespójne oświadczenia i załączniki,
- niedochowanie terminów,
- pominięcie odpowiedzi zamawiającego na pytania, które często modyfikują treść wymagań.
Świadomość tych ryzyk oraz odpowiednie przygotowanie - np. poprzez kursy zamówień publicznych - znacząco zwiększają szanse na skuteczny udział w postępowaniach.
Szkolenia zamówień publicznych - forma i lokalizacja
Szkolenia i kursy z zakresu zamówień publicznych są dostępne zarówno w formie online, jak i stacjonarnej. Najczęściej wyszukiwane są:
- szkolenia zamówienia publiczne Warszawa,
- szkolenia zamówienia publiczne Wrocław,
- szkolenia zamówienia publiczne Gdańsk,
- szkolenia zamówienia publiczne Zakopane.
Wybór formy zależy od potrzeb uczestników - od wprowadzenia do PZP, po specjalistyczne zagadnienia dla praktyków.
Podsumowanie
Zamówienia publiczne to uporządkowany sposób kupowania za publiczne pieniądze - z regułami, które da się opanować. Jeśli jesteś wykonawcą, potraktuj PZP jak kompetencję sprzedażową: pomaga wybierać właściwe postępowania, ograniczać ryzyko formalne i budować powtarzalność w składaniu ofert.
Źródła:
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20190002019
https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00223
WYBIERZ SZKOLENIE Z ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH