Udział w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego oznacza dla wykonawców wejście w system, w którym decyzje zapadają na podstawie ściśle określonych przesłanek prawnych, a margines uznaniowości po stronie zamawiającego jest w wielu obszarach ograniczony do minimum. Wbrew powszechnym przekonaniom, odrzucenie oferty rzadko jest konsekwencją jej „słabości biznesowej”. Zdecydowanie częściej wynika z niezgodności formalnej lub merytorycznej, która w świetle przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych obliguje zamawiającego do wyeliminowania oferty z postępowania.
Zrozumienie, że system zamówień publicznych jest zaprogramowany na eliminację ofert wadliwych, jest kluczowe dla zarządzania ryzykiem. Każdy błąd, nawet ten wynikający z przeoczenia, uruchamia procedury, nad którymi wykonawca traci kontrolę w momencie kliknięcia przycisku „wyślij”.
Odrzucenie oferty jako obowiązek zamawiającego
Wielu wykonawców błędnie postrzega odrzucenie oferty jako przejaw złej woli urzędnika lub wynik subiektywnej oceny. W rzeczywistości odrzucenie oferty nie jest decyzją fakultatywną ani uznaniową. Jest to czynność o charakterze ściśle formalnoprawnym, podejmowana na podstawie art. 226 ustawy Pzp.
Brak pola do negocjacji
Przepis ten zawiera zamknięty katalog przesłanek, których wystąpienie nakłada na zamawiającego ustawowy obowiązek odrzucenia oferty. Jeśli oferta spełnia którąkolwiek z wymienionych tam cech (np. jest niezgodna z warunkami zamówienia lub została złożona przez wykonawcę podlegającego wykluczeniu), zamawiający nie może „przymknąć oka”, by ratować atrakcyjną cenowo propozycję. Uczynienie tego naraziłoby zamawiającego na zarzut naruszenia dyscypliny finansów publicznych oraz protesty ze strony konkurencji.
Skutki prawne sztywnych procedur
Z perspektywy systemu, oferta albo jest poprawna, albo podlega odrzuceniu. Nie ma stanów pośrednich. Nawet jeśli wykonawca cieszy się nienaganną renomą i od lat realizuje podobne zlecenia, pojedynczy błąd w treści dokumentu może sprawić, że jego oferta zostanie potraktowana jako prawnie nieistniejąca w kontekście danego postępowania.
Ryzyko proceduralne: Pułapka terminu i technologii
Jedną z najbardziej bezwzględnych przyczyn odrzucenia oferty jest jej złożenie po upływie wyznaczonego terminu. W tym obszarze system nie przewiduje żadnej taryfy ulgowej.
- Brak uznaniowości: Nawet sekunda spóźnienia, potwierdzona sumą kontrolną systemu teleinformatycznego, powoduje, że oferta nie podlega badaniu.
- Odpowiedzialność wykonawcy: Wykonawcy często tracą kontrolę nad ryzykiem, odkładając wysyłkę na ostatnią chwilę. Problemy z łączem internetowym, przeciążenie platformy zakupowej czy nagła awaria podpisu elektronicznego nie są dla zamawiającego przesłanką do przywrócenia terminu.
W systemie zamówień publicznych ryzyko techniczne jest w całości przerzucone na wykonawcę. Zamawiający widzi jedynie efekt końcowy: dokument wpłynął w terminie lub nie.
Niezgodność treści oferty z warunkami zamówienia (SWZ)
To najczęstszy punkt zapalny, w którym dochodzi do eliminacji ofert. Niezgodność treści oferty z warunkami zamówienia (art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp) to sytuacja, w której to, co oferuje firma, nie pokrywa się z tym, co zamawiający opisał w dokumentacji (SWZ).
Problem interpretacji intencji
W cywilnym obrocie gospodarczym niejasności można wyjaśnić w drodze negocjacji. W zamówieniach publicznych zamawiający nie ma prawa „domyślać się”, co wykonawca miał na myśli. Jeśli w ofercie brakuje konkretnego parametru technicznego lub jest on opisany w sposób nieprecyzyjny, zamawiający musi uznać taką ofertę za niezgodną z wymaganiami.
Granice poprawiania błędów
Choć ustawa przewiduje mechanizm poprawiania tzw. innych omyłek (art. 223 ust. 2 pkt 3 Pzp), to jednak nie może to prowadzić do istotnej zmiany treści oferty. Jeśli błąd jest zbyt głęboki, system wymusza odrzucenie. Wykonawcy tracą tu kontrolę, ponieważ to zamawiający, a nie oni, decyduje, czy omyłka ma charakter „istotny”.
Błędy formalne i dokumentacyjne: Gdzie kończy się możliwość naprawy?
System zamówień publicznych dopuszcza pewne mechanizmy ratunkowe, takie jak wezwanie do uzupełnienia dokumentów (art. 128 Pzp). Jednak to właśnie tutaj wykonawcy często ulegają złudnemu poczuciu bezpieczeństwa.
- Zasada jednokrotności: Co do zasady, zamawiający może wezwać do uzupełnienia konkretnego dokumentu tylko raz. Jeśli wykonawca w odpowiedzi na wezwanie prześle dokument nadal wadliwy – proces naprawczy się kończy, a oferta zostaje odrzucona.
- Błędy nieusuwalne: Istnieją błędy, których nie da się naprawić w trybie uzupełnienia. Przykładem jest brak podpisania oferty kwalifikowanym podpisem elektronicznym w momencie jej składania. Tego braku nie da się uzupełnić „wstecznie”.
- Wadliwe pełnomocnictwa: Częstym powodem eliminacji jest złożenie pełnomocnictwa, które nie upoważnia do reprezentowania wszystkich członków konsorcjum lub ma zbyt wąski zakres przedmiotowy.
Rażąco niska cena: Kiedy niska oferta staje się zagrożeniem?
Wielu wykonawców uważa, że niska cena to ich największy atut. Jednak w systemie Pzp cena zbyt niska względem szacunków zamawiającego lub średniej rynkowej uruchamia automatyczną procedurę wyjaśniającą (art. 224 Pzp).
W tym momencie wykonawca staje przed „odwróconym ciężarem dowodu”. To on musi udowodnić, że cena jest realna. Jeśli wyjaśnienia będą ogólnikowe, niepoparte kalkulacjami lub dowodami (np. ofertami od dostawców), zamawiający ma ustawowy obowiązek odrzucenia oferty. Na tym etapie wykonawcy tracą kontrolę, jeśli nie posiadają rzetelnie przygotowanego kosztorysu, który są w stanie obronić przed organami kontrolnymi.
Najczęściej zadawane pytania
Dlaczego moja oferta została odrzucona, mimo że była korzystna cenowo?
W systemie zamówień publicznych atrakcyjność ekonomiczna jest badana dopiero po przejściu „sita formalnego”. Korzystna cena nie sanuje (nie naprawia) uchybień w dokumentacji. Jeśli oferta jest niezgodna z prawem lub specyfikacją, zamawiający ma ustawowy obowiązek ją odrzucić. Brak zrozumienia tej zasady to najprostsza droga do utraty kontraktu.
Jakie błędy formalne występują najczęściej?
Statystyki Krajowej Izby Odwoławczej oraz doświadczenia trenerów ApexNet wskazują na kilka powtarzalnych obszarów: błędy w formatach podpisów elektronicznych, wygasłe pełnomocnictwa, brak wymaganych przedmiotowych środków dowodowych oraz niespójność danych między formularzem ofertowym a załącznikami technicznymi.
Czy jeden błąd zawsze przekreśla ofertę?
Nie każdy błąd jest krytyczny, ale każdy uruchamia ryzykowną procedurę. Ustawa pozwala na poprawienie oczywistych omyłek, jednak granica między „omyłką” a „niedopuszczalną zmianą treści oferty” jest bardzo cienka. Bez biegłej znajomości orzecznictwa trudno ocenić, czy dany błąd da się jeszcze naprawić, czy oznacza on już koniec udziału w postępowaniu.
Jak odzyskać kontrolę nad ryzykiem?
Odrzucenie oferty w zamówieniach publicznych rzadko jest dziełem przypadku. Najczęściej to efekt działania systemowego mechanizmu, który bezlitośnie weryfikuje przygotowanie formalne wykonawcy. Dla przedsiębiorstwa każda taka decyzja zamawiającego to wymierna strata: od kosztów pracy zespołu, przez ryzyko utraty wadium, aż po utracone korzyści z kontraktu, który był w zasięgu ręki. Kluczem do przerwania cyklu odrzuceń nie jest „szczęście”, lecz głęboka świadomość ryzyk proceduralnych i aktualnej praktyki orzeczniczej.
Jako lider rynku, ApexNet wspiera wykonawców i zamawiających w profesjonalizacji ich zespołów. Nasze szkolenia z prawa zamówień publicznych nie ograniczają się do cytowania przepisów – uczymy, jak interpretować mechanizmy systemowe i budować oferty odporne na eliminację. Organizujemy prestiżowe wydarzenia merytoryczne w całym kraju, dzieląc się wiedzą z Warszawą, Gdańskiem, Wrocławiem czy Zakopanem.
Dla osób stawiających pierwsze kroki w systemie przygotowaliśmy kurs zamówienia publiczne dla początkujących. Z kolei kursy zamówienia publiczne online dostarczają uczestnikom najwyższej jakości wiedzę bez konieczności podróży. Nasza oferta to także specjalistyczne szkolenie zamówienia publiczne dla wykonawców oraz szkolenie zamówienia publiczne dla zamawiających, co pozwala na kompleksowe zrozumienie procesu z obu stron stołu.
Źródła
- Ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity).
- Komentarz do Prawa zamówień publicznych, Urząd Zamówień Publicznych.
- Orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej (KIO) w zakresie przesłanek odrzucenia ofert.
- Materiały edukacyjne i programy certyfikacyjne ApexNet dla specjalistów ds. zamówień publicznych.
Zrozumienie mechanizmów odrzucania ofert to fundament bezpieczeństwa Twojej firmy. Jeśli chcesz aby ApexNet przygotowało dedykowane szkolenie dla Twojego zespołu, skontaktuj się z nami.
WYBIERZ SZKOLENIE Z ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH