Dla wielu wykonawców udział w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego stanowi istotny element strategii sprzedażowej. Jednocześnie praktyka pokazuje, że znacząca część ofert odpada z postępowań nie dlatego, że były niekonkurencyjne, lecz dlatego, że zawierały błędy o charakterze powtarzalnym i możliwym do uniknięcia. Co istotne, błędy te występują zarówno u podmiotów rozpoczynających działalność na rynku zamówień publicznych, jak i u wykonawców posiadających wieloletnie doświadczenie.
Celem niniejszego opracowania jest wskazanie najczęstszych błędów popełnianych przez wykonawców w przetargach oraz pokazanie, że ich źródłem jest najczęściej brak uporządkowanego procesu przygotowania ofert, a nie brak wiedzy merytorycznej czy potencjału organizacyjnego.
Brak systemowego podejścia do przygotowania ofert
Jednym z podstawowych błędów wykonawców jest traktowanie każdego postępowania jako odrębnego zdarzenia, bez oparcia się na stałych procedurach wewnętrznych. Oferty są przygotowywane w pośpiechu, często przez różne osoby, bez jednoznacznego podziału odpowiedzialności oraz bez etapu weryfikacji końcowej.
Chaos w podziale ról
W wielu firmach przygotowanie oferty jest procesem rozproszonym. Inżynierowie przygotowują opis techniczny, dział finansowy zajmuje się kosztorysem, a sekretariat kompletuje dokumenty rejestrowe. Bez osoby, która spina te działania w jedną całość, oferta staje się zbiorem niespójnych dokumentów. W praktyce skutkuje to powielaniem tych samych uchybień formalnych oraz błędami, które mogłyby zostać wychwycone przy zastosowaniu nawet podstawowej kontroli jakości.
Brak wyciągania wniosków z porażek
Brak procedur powoduje również, że doświadczenia z wcześniejszych postępowań nie są analizowane ani wykorzystywane w kolejnych przetargach. Jeśli oferta została odrzucona z powodu błędnego pełnomocnictwa, a firma nie wdroży wzoru poprawnego dokumentu, istnieje niemal pewność, że ten sam błąd pojawi się w przyszłości. Budowanie bazy wiedzy o popełnionych błędach to najtańszy sposób na zwiększenie skuteczności.
Niedostateczna analiza Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ)
Kolejnym często występującym błędem jest powierzchowna analiza dokumentacji postępowania. Wykonawcy koncentrują się na opisie przedmiotu zamówienia oraz kryteriach oceny ofert, pomijając szczegółowe wymagania formalne, warunki udziału w postępowaniu oraz zapisy dotyczące sposobu przygotowania oferty.
Czytanie „między wierszami” zamiast faktów
Wykonawcy często zakładają, że skoro znają branżę, to wiedzą, czego zamawiający potrzebuje. To pułapka. Specyfikacja Warunków Zamówienia (SWZ) stanowi dokument wiążący, a każde odstępstwo od jej zapisów może prowadzić do uznania oferty za niezgodną z warunkami postępowania. Częstym błędem jest ignorowanie wymagań dotyczących np. konkretnych certyfikatów materiałowych czy specyficznego sposobu kalkulacji ceny, co bezpośrednio przekłada się na odrzucenie oferty bez możliwości jej poprawienia.
Ignorowanie projektu umowy
Często pomijanym elementem SWZ są projektowane postanowienia umowy. Wykonawcy czytają je dopiero po wygraniu przetargu, co jest błędem kardynalnym. To tam ukryte są zapisy o karach umownych, terminach płatności czy procedurach odbiorowych, które mogą drastycznie wpłynąć na rentowność kontraktu. Brak analizy umowy to nie tylko błąd formalny, to błąd biznesowy.
Nieprawidłowe wykazywanie doświadczenia i zasobów
Wykazywanie spełniania warunków udziału w postępowaniu pozostaje jednym z najbardziej problematycznych obszarów po stronie wykonawców. Częstym błędem jest przedstawianie doświadczenia, które nie odpowiada w pełni wymaganiom określonym w dokumentacji, w szczególności w zakresie zakresu, wartości lub czasu realizacji.
Problem „podobnych” realizacji
Wykonawcy nierzadko zakładają, że zamawiający „zrozumie intencję” lub uwzględni doświadczenie zbliżone do wymaganego. Takie podejście jest jednak sprzeczne z zasadami systemu zamówień publicznych, w którym ocena spełniania warunków opiera się wyłącznie na dokumentach i ich zgodności z literalnymi zapisami SWZ. Jeśli zamawiający wymagał budowy mostu, to budowa kładki dla pieszych – choć technicznie podobna – może nie zostać uznana za wystarczającą.
Ryzykowne poleganie na zasobach podmiotów trzecich
Wiele firm, nie posiadając własnego doświadczenia, korzysta z potencjału innych podmiotów. Błędem jest tutaj traktowanie „użyczenia doświadczenia” jako czystej formalności. Zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, jeśli wykonawca polega na doświadczeniu innego podmiotu w zakresie wykształcenia czy kwalifikacji, podmiot ten musi faktycznie brać udział w realizacji zamówienia (np. jako podwykonawca). Błędy w konstrukcji zobowiązania podmiotu trzeciego są jedną z najczęstszych przyczyn wykluczenia wykonawcy z przetargu.
Błędy formalne jako efekt braku kontroli końcowej
Znaczna część ofert jest odrzucana z przyczyn formalnych, które mogłyby zostać wyeliminowane na etapie weryfikacji końcowej. Do najczęstszych należą brak wymaganych załączników, nieprawidłowe pełnomocnictwa oraz niespójności pomiędzy formularzami a załącznikami.
Pułapka podpisu elektronicznego
W dobie pełnej elektronizacji zamówień błędy w podpisach stały się plagą. Wykonawcy często mylą formaty podpisów (PAdES, XAdES) lub, co gorsza, skanują dokument podpisany ręcznie i myślą, że opatrzony podpisem elektronicznym skan jest poprawny. Ustawa jest tu bezwzględna: oferta musi być złożona w oryginale elektronicznym. Skan podpisanego papieru to tylko kopia, a oferta złożona w ten sposób podlega odrzuceniu.
Nieaktualne dokumenty przedmiotowe
Wykonawcy często załączają do ofert zaświadczenia z KRK czy ZUS, które utraciły ważność lub zostały wystawione na nieprawidłowe dane. Brak „check-listy” dokumentów sprawia, że w ofercie brakuje drobnych, ale wymaganych oświadczeń, co zmusza zamawiającego do wszczęcia procedury wezwania do uzupełnienia. Każde takie wezwanie to ryzyko – jeśli wykonawca nie dostarczy poprawnego dokumentu za pierwszym razem, nie otrzyma drugiej szansy.
Brak przygotowania do etapów krytycznych postępowania
Jednym z najczęściej popełnianych błędów przez wykonawców nie jest samo złożenie oferty, lecz brak przygotowania organizacyjnego do kluczowych etapów postępowania, które następują po jej złożeniu. W praktyce dotyczy to sytuacji, w których zamawiający dokonuje pogłębionej analizy ofert i wzywa wykonawcę do złożenia wyjaśnień.
Kryzysowa procedura rażąco niskiej ceny
Wezwanie do wyjaśnienia ceny jest momentem, w którym wielu wykonawców „traci” przetarg. Zamiast przedstawić rzetelne dowody, obliczenia i konkretne oszczędności, przesyłają ogólnikowe odpowiedzi typu: „mamy tanie materiały” lub „jesteśmy doświadczeni”. Takie wyjaśnienia są przez zamawiających (i KIO) odrzucane jako niewystarczające. Brak przygotowania merytorycznego uzasadnienia ceny już na etapie składania oferty to proszenie się o porażkę.
Niespójność w wyjaśnieniach
Gdy zamawiający pyta o szczegóły techniczne, wykonawcy często udzielają odpowiedzi „na kolanie”, byle zdążyć w terminie. Skutkuje to tym, że wyjaśnienia są sprzeczne z treścią złożonej wcześniej oferty. Każda taka rozbieżność jest sygnałem dla zamawiającego, że oferta może być nierealna lub wykonawca próbuje ją zmienić po terminie składania ofert, co jest prawnie zakazane.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące unikania błędów w przetargach
Jak szkolenie pomaga uniknąć błędów w przetargach?
Szkolenie pozwala uporządkować wiedzę i spojrzeć na ofertę oczami zamawiającego. Dzięki niemu zespół dowiaduje się, na co urzędnicy zwracają największą uwagę i jakie błędy są dla nich „prezentem” pozwalającym łatwo odrzucić ofertę. Uczy również, jak budować wewnętrzne procedury kontrolne (tzw. check-listy), które eliminują błędy wynikające z pośpiechu czy nieuwagi.
Czy szkolenia są przeznaczone wyłącznie dla firm bez doświadczenia?
Zdecydowanie nie. Z praktyki rynkowej wynika, że firmy z dużym stażem często popadają w rutynę. Przepisy Prawa zamówień publicznych oraz orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej zmieniają się niezwykle dynamicznie. To, co było dopuszczalne dwa lata temu, dziś może być powodem odrzucenia oferty. Doświadczeni wykonawcy uczestniczą w szkoleniach, aby zaktualizować swoją wiedzę i uniknąć błędów wynikających ze stosowania nieaktualnych już praktyk.
Jak szybko widoczne są efekty udziału w szkoleniu?
Efekty są zauważalne niemal natychmiast – już w pierwszym postępowaniu przygotowanym po szkoleniu. Widać to przede wszystkim w spadku liczby wezwań do poprawek i wyjaśnień. Zespół pracuje spokojniej, ma gotowe wzory dokumentów i potrafi szybciej oraz celniej odpowiadać na pytania zamawiającego, co bezpośrednio przekłada się na większą liczbę wygranych kontraktów.
Podsumowanie i rekomendacje: Budowanie przewagi poprzez kompetencje
Najczęstsze błędy wykonawców w przetargach mają charakter powtarzalny i w dużej mierze wynikają z braku systemowego podejścia do przygotowania ofert. Odrzucenie oferty rzadko jest efektem jednego, pechowego uchybienia. Najczęściej to konsekwencja kumulacji błędów: niedokładnej analizy dokumentów, braku kontroli końcowej oraz braku gotowości na etapie wyjaśnień. Wykonawcy, którzy traktują udział w zamówieniach publicznych jako element długofalowej strategii biznesowej, coraz częściej inwestują w rozwój kompetencji swoich zespołów.
Profesjonalne przygotowanie merytoryczne to najlepsze ubezpieczenie od utraty kontraktu. Aby skutecznie poruszać się w gąszczu przepisów, warto wybrać specjalistyczne szkolenia zamówienia publiczne, które ApexNet realizuje w największych ośrodkach biznesowych, oferując spotkania z Wrocławiem, Gdańskiem, Warszawą czy merytoryczne zjazdy z Zakopanem.
Dla osób rozpoczynających karierę w tej branży idealnym rozwiązaniem będzie kompleksowe szkolenie zamówienia publiczne dla początkujących, które w przystępny sposób wyjaśnia mechanizmy systemu.
Nowoczesny rynek wymaga elastyczności, dlatego dużym zainteresowaniem cieszy się kurs zamówienia publiczne online, pozwalający na zdobycie wiedzy bez wychodzenia z biura. W ofercie ApexNet znajdą Państwo zarówno dedykowane szkolenie zamówienia publiczne dla wykonawców, jak i praktyczne szkolenie zamówienia publiczne dla zamawiających, co pozwala poznać perspektywę obu stron procesu. Każdy realizowany przez nas kurs zamówień publicznych opiera się na aktualnym orzecznictwie i praktycznych przykładach.
Oprócz szerokiej gamy szkoleń PZP i kursów PZP, wspieramy organizacje w dostosowaniu się do nowych wymogów prawnych i technologicznych. Nasza oferta obejmuje również:
- praktyczny kurs KSeF w kontekście e-fakturowania,
- szkolenie ochrona sygnalistów, przygotowujące do wdrożenia systemów zgłoszeń,
- nowoczesne szkolenie sztuczna inteligencja,
- szkolenie RODO.
Wybierając szkolenie prawo zamówień publicznych w ApexNet, stawiają Państwo na merytorykę najwyższej próby. Niezależnie od tego, czy potrzebny jest Państwu kurs zamówień publicznych dla początkujących, czy zaawansowane szkolenie zamówienia publiczne, nasze wsparcie pozwoli ograniczyć ryzyko odrzucenia ofert i znacząco zwiększyć skuteczność w walce o publiczne kontrakty.
Bibliografia i podstawy prawne
- Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019 z późn. zm.).
- Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w sprawie podmiotowych środków dowodowych.
- Wytyczne Urzędu Zamówień Publicznych dotyczące badania rażąco niskiej ceny.
- Aktualne orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej w zakresie formalnych braków ofert.