Obowiązkowe e-fakturowanie? Odpowiadamy na najpopularniejsze pytania

E-fakturowanie będzie obowiązkowe? Odpowiadamy na najpopularniejsze pytania

W związku z wejściem nowego prawa o e-fakturach, przygotowaliśmy odpowiedzi na najpopularniejsze pytania, jakie padają w przededniu wejścia w życie ustawy.

Czym jest e-faktura?

Faktura elektroniczna to, zgodnie z dyrektywą 2014/55/UE, dokument, który wykonawca wystawia i przesyła w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, dzięki czemu zamawiający może ją automatycznie odebrać i przetworzyć.

Dyrektywa narzuciła na wszystkie kraje członkowskie obowiązek stosowania ustrukturyzowanych i unormowanych faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych.

Co nie jest e-fakturą?

Skan oraz faktura wysłana w formacie pdf.

Czy obowiązek przyjmowanie e-faktur jest dla wszystkich?

Zgodnie z ustawą, wykonawcy nie muszą stosować ustrukturyzowanych faktur elektronicznych (chyba, że SIWZ stanowi inaczej).
Natomiast zamawiający zawsze ma obowiązek przyjęcia faktury elektronicznej, czyli tzw. e-faktury.

Jakich zamówień dotyczy ustawa?

Ustawa docelowo ma objąć wszystkie zamówienia publiczne.
W pierwszym etapie ustawa obowiązuje tylko zamówienia do 30 tys. Euro, natomiast od 1 sierpnia 2019 obejmie już wszystkie postępowania.

Nie zmieni się jednak fakt, że dla wykonawców stosowanie e-faktury jest opcjonalne, natomiast zamawiający wciąż będą mieć obowiązek przyjmowania faktur elektronicznych.

Kiedy ustawa wchodzi w życie?

Ustawa wchodzi w życie 18 kwietnia, natomiast przepisy ustawy należy stosować wobec postępowań ogłoszonych 18 kwietnia 2019 i później. Ustawa nie dotyczy postępowań ogłoszonych przed tą datą.

Jak wykonawca wysyła fakturę elektroniczną?

Aby przyjąć fakturę elektroniczną, zamawiający musi posiadać konto na bezpłatnej, dedykowanej platformie rządowej – PEF. Pełne korzystanie z platformy będzie możliwe od 18 kwietnia – do tego czasu na PEF można się wyłącznie zarejestrować.

Portal PEF nie będzie obsługiwał jedynie faktur. W sumie dostępnych jest 6 usług: zamówienie, awizo dostawy, potwierdzenie odbioru, fakturę, fakturę korygującą i notę księgową.

Posiadanie konta na wspomnianej platformie jest ustawowym obowiązkiem zamawiającego.

Co nam da ustrukturyzowanie e-faktur w ujęciu regionalnym i unijnym?

Odpowiada ekspertka Wioleta Bajda

Ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych stanowi emanację szerszej polityki unijnej w zakresie zamówień publicznych, a mianowicie tzw. e-zamówień i „zielonych zamówień publicznych” realizujących, poza podstawowymi celami nastawionymi na racjonalne i efektywne wydatkowanie środków publicznych, także cele polityki zrównoważonego rozwoju, w tym polityki ochrony środowiska.

Wykorzystywanie e-faktur stanowi środek do stworzenia tańszej i skuteczniejszej administracji, co w konsekwencji prowadzić powinno do poprawy zarządzania państwem i obniżenia kosztów administracji.

Ewolucja systemu fakturowania z formy tradycyjnej (papierowej) do formy elektronicznej ustrukturyzowanej powinna przynieść co najmniej kilka zasadniczych korzyści, a mianowicie:
oszczędność środków finansowych wszystkich uczestników rynku, ułatwienie przekazywania dokumentów pomiędzy zamawiającym, a wykonawcą oraz wzmocnienie ochrony środowiska.

Ustrukturyzowane faktury:

- ułatwią transgraniczne procesy gospodarcze z wykorzystaniem nowoczesnych technologii, a także umożliwią zamawiającym w rozumieniu ustawy Pzp i przedsiębiorcom (zwłaszcza sektora MSP) szerszy i łatwiejszy udział w unijnym rynku zamówień publicznych;

- przyczynią się do poprawy dostępu do informacji publicznej w zakresie: realizacji zamówień publicznych, realizacji budżetu i zobowiązań podatkowych, działalności gospodarczej przedsiębiorstw, działalności sfery finansów publicznych;

- korzystnie wpłyną na działalność wykonawców w rozumieniu ustawy Pzp, generując oszczędność czasu i kosztów związanych z przesyłaniem faktur papierowych
(redukcja kosztów wynikających z opłat pocztowych, zakupu papieru, kopert, kosztów eksploatacji urządzeń drukujących i kopertujących, kosztów związanych z nakładem pracy związanym z przygotowaniem papierowej korespondencji, itp.).

Wykonawcy mają też możliwość stałego podglądu elektronicznych faktur, łącznie z danymi o zamawiających, wykonanych zleceniach, ich katalogowania, przeszukiwania, itp.;

- mogą przyczynić się do szybszego uzyskania zapłaty przez wykonawcę, gdyż przyśpieszają proces przekazywania faktury od wystawcy do odbiorcy, co zapewnia szybszą płatność dla wykonawcy;

- korzystnie oddziaływać będą na cały proces księgowości.

Po pierwsze, ich stosowanie skutkuje pełną albo co najmniej częściową automatyzacją wystawiania, otrzymywania i rozliczania faktur, co z kolei, pozwala na zoptymalizowanie kosztów pracy i wykorzystanie zasobów pracowniczych do innych prac;

- mogą znacząco wpłynąć na minimalizację kosztów przechowywania, archiwizacji i zabezpieczania faktur.

Dzięki formie elektronicznej długi okres przechowywania danych nie generuje znaczących kosztów, a katalogowanie i zabezpieczanie danych jest mniej skomplikowane, szybsze i bezpieczniejsze.