Pierwsze doświadczenia dotyczące elektronizacji zamówień publicznych

15 i 16 listopada 2018 roku odbył się w Warszawie jubileuszowy XX Zjazd Specjalistów i Ekspertów ds. Zamówień Publicznych, w którym udział wzięli najwybitniejsi trenerzy ApexNet. Poruszali najważniejsze kwestie dotyczące elektronizacji zamówień publicznych.

XX Zjazd Specjalistów i Ekspertów ds. Zamówień Publicznych


Jubileuszowa konferencja cieszyła się jak zawsze ogromnym zainteresowaniem, a poziom zamówień publicznych stał się tego dnia o wiele wyższy dzięki niepowtarzalnemu programowi merytorycznemu wydarzenia. Eksperci skupiali na sobie niesamowitą uwagę dzięki ich otwartości, komunikatywności, ale też przede wszystkim dzięki swojej profesjonalnej wiedzy na temat elektronizacji zamówień publicznych i unikalnym wykładom. Centralnym punktem spotkania okazał się być panel dyskusyjny, podczas którego prelegenci rozmawiali na temat pierwszych doświadczeń dotyczących elektronizacji zamówień publicznych – odpowiedzieli na pytanie przewodnie - co najbardziej nurtuje zamawiających i wykonawców?

Ekspercki panel dyskusyjny


Jerzy, Grzegorz i Łukasz Czabanowie, Iwona Holka, Ewa Wiktorowska, Ewaryst Kowalczyk oraz Wioleta Bajda to prelegenci jesiennej edycji Zjazdu - wieloletni praktycy, prawnicy, trenerzy, wykładowcy i doradcy. Tomasz Wiliński, jako prowadzący, rozpoczął debatę od, wydawać by się mogło, łatwego pytania, czyli jak zabezpieczyć tajemnice przedsiębiorstwa w elektronicznej ofercie? Jako pierwszy głos zabrał Łukasz Czaban - trener zamówień publicznych, autor wielu książek i artykułów branżowych, a także ekspert szkoleń ApexNet i wykładowca, który jednoznacznie określił ustawę Pzp jako lakoniczną pod względem zastrzeżenia informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Nawiązał do artykułu 8 ust. 3 traktującego o konieczności zastrzeżenia informacji z jednoczesnym wykazaniem, iż stanowi to tajemnicę przedsiębiorstwa oraz spełnia wymagania dzisiejszego artykułu 11 ust. 2 o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Tegoroczna nowelizacja 5 lipca zmieniła tę definicję, a sama ustawa Pzp milczy na temat fizycznego wykonania tej czynności. Ekspert dodaje również, że to zamawiający winien określić, w jaki sposób informacje te mają zostać zabezpieczone. Natomiast w kontekście elektronizacji zamówień publicznych, jeśli oferta składana jest elektronicznie (jako plik cyfrowy), to Łukasz Czaban radzi, by złożyć ją w dwóch plikach: jawnym i tym zawierającym tajemnice przedsiębiorstwa. Nakłaniał, aby takie pliki w postaci jednego katalogu zaszyfrować za pomocą aplikacji z miniPortalu zamówień publicznych.

Tę kwestię potwierdziła kolejna prelegentka, Iwona Holka - prawniczka, trenerka w ApexNet i autorka wielu publikacji z zakresu zamówień publicznych dodając kilka istotnych informacji odnoszących się do platformy e-PUAP. Według Holki, jeśli wykonawca nieumiejętnie zabezpieczy informacje, to zamawiający ma prawo do ich ujawnienia.  Ekspertka odniosła się również do otwarcia ofert, które jest jawne, jednak nie musi być udostępnione wszystkim wykonawcom "na ekranie" i radzi, by tych informacji nie uzewnętrzniać. Do dyskusji włączyła się także pani Wioleta Bajda - radca prawny i wykładowca na szkoleniach z zamówień publicznych dodając, iż w jej ocenie bardzo ważne jest, aby zamawiający dokładnie opisywali sposób zabezpieczenia tajemnicy przedsiębiorstwa,  a wykonawcy przykładali do tego znaczną wagę. Zaleca, aby korzystając z platform komercyjnych załączać dokumenty w postaci odrębnych plików.

Prelegenci poruszyli wątek posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Czy daje on jakiekolwiek korzyści zamawiającemu? Czy można go zastosować do jakichkolwiek czynności? Eksperci jednogłośnie przyznali, że dostrzegają wiele zalet płynących z jego posiadania. Jak mówi Grzegorz Czaban - ekspert Prawa zamówień publicznych w ApexNet, jest to wersja podpisu bardziej korzystna, ekonomiczna, sprawniejsza i o wiele łatwiejsza. Łukasz Czaban dodaje, że tam, gdzie podpis zamawiającego musi zostać umiejscowiony, to: protokół postępowania, wszelkie oświadczenia i umowy. Ponad to przyznaje, że jedną z największych korzyści posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest sam obieg dokumentów wewnątrz instytucji, który staje się o wiele prostszy i bardziej dynamiczny.

Do dyskusji włączyła się również Ewa Wiktorowska - wieloletni ekspert i trener w ApexNet, specjalizujący się w robotach budowlanych podkreślając, że aby móc posługiwać się podpisem elektronicznym należy na swoim komputerze zainstalować potrzebne oprogramowanie, które jednocześnie służy do odczytywania poprawności innych podpisów.  Kwestię elektronizacji podsumował Jerzy Czaban - były arbiter zamówień publicznych, trener i wykładowca w ApexNet stwierdzając, że wszystkie działania mające na celu elektroniczne usprawnienie kwestii związanych z zamówieniami publicznymi będą trwały jeszcze cztery lata i problemy z tym związane będą wciąż dotykać zamawiających.

"Elektronizacja jest dzieckiem w rodzinie cyfryzacji, które nie jest jedynakiem i ma wiele sióstr i braci.”

W dalszej części spotkania specjaliści ds. zamówień publicznych skupili się na omówieniu elektronicznych umów i dokumentów. Głos zabrał w tej kwestii Ewaryst Kowalczyk - doktor nauk prawnych i wykładowca w ApexNet posługując się znamienitymi przykładami dotyczącymi sporządzania i przesyłania dokumentów oraz ich kopii. Wskazał różnice pomiędzy nimi, a także wyjaśnił metody na ich rozróżnianie. Grzegorz Czaban, uzupełniając wypowiedź przedmówcy dodał, iż dokument elektroniczny spełnia pewne trzy cechy: ma postać elektroniczną, można go odczytać jedynie przy użyciu odpowiedniego sprzętu oraz musi być on zapisany na nośniku danych. Dzięki temu wiemy, które umowy rzeczywiście są zelektronizowane.

Kolejnym tematem omawianym przed prelegentów była kwestia wadium. Prowadzący zadał otwarte pytanie - czy zamawiający powinien odrzucić ofertę wykonawcy, który wniesie wadium w postaci gwarancji pisemnej? Jako pierwszy wypowiedział się Jerzy Czaban dosadnie stwierdzając, że wadium należy zwrócić i postawił tezę, czy wadium w ogóle jest dokumentem? Ewaryst Kowalczyk zaprzeczył tej tezie mówiąc, iż jest to wartość, nie dokument, która wnosi się w określonej formie i zamawiający winien z tego skorzystać. Iwona Holka natomiast nie chciała kwestionować faktu, że wadium należy wnieść drogą elektroniczną, a przekonywała, że należałoby traktować na równi wykonawcę polskiego i zagranicznego w związku z przejściem państw unii na komunikację elektroniczną. Kwestię wadium podsumowała Wioleta Bajda dodając, że zamawiający może odrzucić wadium, jeśli zostało ono skonstruowane nieprawidłowo. Z przepisów Pzp nie wynika, że wadium należy wnieść w postaci elektronicznej, jednakże zamawiający powinien określić, w jakiej formie to wadium ma zostać złożone.

Przedostatnim zagadnieniem poddanym pod dyskusję stały się nośniki danych, za pomocą których przekazywana jest dokumentacja. Jako pierwszy wypowiedział się Grzegorz Czaban wymieniając, w oparciu o ustawę Pzp, podstawowe i akceptowalne nośniki danych. Odniósł się również do paragrafu 10 ust. 1a, który po nowelizacji każe w taki sposób zapisywać informacje, aby Krajowa Izba Odwoławcza mogła je otworzyć. Eksperci są zgodni co do faktu, że ustawa nie mówi jednak, w jaki sposób należy je w tych nośnikach zamieszczać. Wioleta Bajda dodatkowo zaczęła swoimi wypowiedziami oscylować wokół formatów, w jakich powinny być zapisywane poszczególne treści i tę kwestię poruszył także Michał Rogalski - gość specjalny Zjazdu reprezentujący Polską Izbę Informatyki i Telekomunikacji. Poruszył on dość kontrowersyjny temat o przesyłaniu informacji w postaci dźwiękowej. Namawiał zamawiających, aby dokładnie określali format, w jakim chcieliby otrzymywać oferty.

Podsumowanie panelu



Podsumowując panel dyskusyjny prowadzący zapytał ekspertów wprost, czego należy obawiać się w najbliższym czasie w związku z wprowadzeniem elektronizacji zamówień publicznych? Jakie ryzyko to niesie? Prelegenci wymieniają takie zagrożenia, jak m.in.: zawieszenie systemów, problem z pobraniem klucza prywatnego na miniPortalu, szwankujące połączenie z internetem czy skomplikowane pozostałe działania na miniPortalu oraz utrudnienie w postaci zbyt dużej ilości różnych portali (zakładanie wielu kont, trudna biegłość informatyczna). Natomiast w dłuższej perspektywie, według Ewarysta Kowalczyka, pewnym zagrożeniem stają się również niezapowiedziane kontrole oraz algorytmizacja przebiegu postępowań.

Atrakcyjne niespodzianki



Oprócz nabycia i usystematyzowania wiedzy uczestnicy Zjazdu mogli być również świadkami wielu podziękowań, wzruszeń i gratulacji. Obok takiego jubileuszu nie można było przejść obojętnie - wisienką na torcie stał się przepyszny tort będący zwieńczeniem centralnego elementu spotkania. Ponad to, nasi goście mieli także okazję poznać wirtualny świat pełen szybkości i adrenaliny, a wszystko to dzięki firmie InGame udostępniającej sprzęt z technologią VR. Szkolenia z elektronizacji zamówień publicznych znajdziesz TUTAJ