Elektronizacja zamówień publicznych dopiero w 2020 roku?

Elektronizacja zamówień publicznych zostanie przesunięta?

26 lipca odbędzie się pierwsze czytanie rządowego projektu nowelizacji prawa zamówień publicznych. Szykują się poważne zmiany! Chcąc zyskać więcej czasu na przygotowanie się do nich, elektronizacja zamówień publicznych ma zostać przesunięta przez rząd na 1 stycznia 2020 roku, czyli do czasu, aż wdrożony zostanie całkowicie model centralnej Platformy e-Zamówień. Skąd ten pomysł?

Za mało czasu

Początkowo elektronizacja zamówień publicznych miała wejść w życie 18 października 2018 roku, kwestią rozstrzygającą tę sytuację jest czas. Opracowywana jest strategia nowego prawa zamówień publicznych, która ma poprawić jakość zamówień oraz zwiększyć ich innowacyjność i konkurencyjność. Prezes UZP przekonywała w Sejmie, że przesunięcie terminu elektronizacji zamówień publicznych zwiększy również szanse na lepsze przygotowanie się do niej wykonawców, w szczególności małych i średnich przedsiębiorstw. Dodała, że sporym problemem jest dla nich posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Dyrektywy unijne nakazują państwom członkowskim wprowadzenia obowiązkowej komunikacji elektronicznej w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych najpóźniej od 18 października 2018 r. Rząd proponuje więc, aby nowe regulacje weszły w życie 17 października 2018 roku.  Przewiduje się, że do postępowań wszczętych przed tą datą będzie się stosowało uregulowania dotychczasowe, z drobnymi wyjątkami.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Nie na wszystkich oświadczeniach składnych w postępowaniu o udzielenie zamówienia będzie musiał być kwalifikowany podpis elektroniczny. Obowiązek ten ma dotyczyć jedynie oświadczeń z art. 25a prawa zamówień publicznych, w tym JEDZ (Jednolity Europejski Dokument Zamówienia). Obecnie trzeba będzie opatrzyć podpisem oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenia, w tym jednolity dokument. Po nowelizacji artykuł 10a ust. 5 będzie brzmiał następująco:

Oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenia, o których mowa w art. 25a, w tym jednolity dokument, sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.”. Oznacza to, że tylko oświadczenia dodawane do JEDZ będą musiały być opatrzone e-podpisem.

Nowe przepisy przesuwają wejście w życie obowiązku pełnej elektronizacji zamówień publicznych. Mowa o tych postępowaniach, w których zamawiającym nie jest centralny podmiot, a wartość zamówienia jest poniżej progów unijnych.

Odstąpienie od wymogów

W niektórych przypadkach będzie można odstąpić od wymogu użycia środka komunikacji elektronicznej przy składaniu ofert. Chodzi o te wymienione w art. 10c ust. 1 prawa zamówień publicznych. Wśród nich jest m.in.: wyspecjalizowany charakter zamówienia, gdy użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne lub nie są obsługiwane za pomocą ogólnie dostępnych aplikacji.

Szkolenia z elektronizacji zamówień publicznych znajdziesz TUTAJ

Co czeka wykonawców po elektronizacji zamówień publicznych?

Wykonawcy po elektronizacji zamówień publicznych

Elektronizacja zamówień publicznych to jeden z najgorętszych tematów ostatnich miesięcy, poruszanych zarówno przez Zamawiających, jak i Wykonawców. Im bliżej 18 października 2018 roku, tym większe emocje ona budzi. Jakie będą najbardziej istotne zmiany dla wykonawcy po elektronizacji zamówień publicznych? Jak wiele się zmieni?

Podpis elektroniczny

Od 18 kwietnia 2018 roku Wykonawcy są zobowiązani do składania JEDZ (Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia). Korzyścią jego stosowania jest głównie brak konieczności samodzielnego uzyskiwania dokumentów. Obecnie wystarczy mieć uzupełniony formularz JEDZ. Dokument ten upraszcza relacje z klientami zagranicznymi, zastępując często niejednoznaczne krajowe dokumenty. Wykonawcy po elektronizacji zamówień publicznych muszą go składać jedynie drogą elektroniczną, gdzie dodatkowo dokument będzie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpis ten ma na celu identyfikację tożsamości różnych podmiotów, a w związku z nowelizacją ustawy zostanie także wprowadzony w ramach Pzp. Bez tego podpisu Wykonawca nie będzie miał możliwości wzięcia udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

Ograniczona liczba Wykonawców

Nowy ustęp 3c w art. 134 ustawy Pzp traktuje o tym, iż Zamawiający, udzielając zamówienia sektorowego w trybie przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego lub partnerstwa innowacyjnego, może ograniczyć liczbę wykonawców zaproszonych do udziału w postępowaniu. Przepisu natomiast nie można stosować w celu ograniczenia uczciwej konkurencji.

Postępowanie, oferta, zaliczki…

Wykonawcy po elektronizacji zamówień publicznych będą mieli nieograniczony i bezpłatny dostęp do narzędzi, które ułatwiają udział w danym postępowaniu. Pojawi się również możliwość wycofania oferty z podpisem elektronicznym, a także szansa na ponowne jej złożenie. Wykonawca będzie mógł kontaktować się z Zamawiającym elektronicznie, wliczając w to możliwość zadania pytań i udzielania odpowiedzi. Ponad to, udzielanie Wykonawcom zaliczek ma być przeprowadzone w bardziej elastycznej formie.

Zapraszamy do zapisu na newsletter ApexNet, bo już niedługo opublikujemy webinar przeznaczony specjalnie dla wykonawców! W tym nagraniu ekspert ApexNet – Łukasz Czaban opowiada o zmianach po elektronizacji zamówień publicznych pod kątem wykonawców.

Serdecznie zapraszamy na szkolenia z ApexNet! Prowadzimy szkolenia dla zamawiających, a także te dedykowane specjalnie wykonawcom. Wszystkie je znajdziesz: TUTAJ

Business people shaking hands after meeting

 

Wykonawca a wykluczenie z przetargu

Wykluczenie Wykonawcy z przetargu

Wyobraźmy sobie sytuację, w której oferta Wykonawcy została uznana za najkorzystniejszą – w odpowiedzi na wezwanie do złożenia dokumentów przedłożył on m.in. kopię referencji potwierdzoną za zgodność z oryginałem. Zamawiający wezwał Wykonawcę do przedłożenia oryginału, a ten w odpowiedzi przedłożył dokument o tej samej treści, jednakże wizualnie odmienny – postawił pieczątkę i podpis w innym miejscu. Przedłożona uprzednio kopia nie była kopią tego dokumenty. Wykonawca został wykluczony na podstawie art. 24 ust 1 pkt 17 Pzp jako wykonawca, który w wyniku lekkomyślności lub niedbalstwa przedstawił informacje wprowadzające Zamawiającego w błąd, a które mogły mieć później istotny wpływ na decyzje podejmowane przez Zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

W tej sytuacji Wykonawca rozpatruje wniesienie odwołania, którego elementy przedstawiamy poniżej:

  1. Naruszenie art. 24 ust 1 pkt 17 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r – Prawo zamówień publicznych (zwana dalej „Pzp”) poprzez wykluczenie Odwołującego (…) z uwagi na niczym nieuzasadnione przyjęcie jakoby Odwołujący w wyniku lekkomyślności lub niedbalstwa przedstawił informacje wprowadzające w błąd zamawiającego, mogące mieć istotny wpływ na decyzje podejmowane przez zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
  2. (dodatkowo, w zależności od stanu faktycznego) Naruszenie par 15 Rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016r w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia,  pomimo iż złożona przez Odwołującego potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia referencji jest dokumentem czytelnym, oraz nie istniały podstawy by zamawiający powziął wątpliwość co do jej prawdziwości.
  3. Naruszenie art. 91  ust 1 pkt poprzez dokonanie wyboru oferty, która nie jest ofertą najkorzystniejszą spośród ofert nie podlegających odrzuceniu

Zgodnie z treścią pisma o wykluczeniu Odwołującego z postępowania, podstawą wykluczenia był art.24 ust 1 pkt 17 Pzp. Jak wskazuje Krajowa Izba Odwoławcza, dla zastosowania przepisu art. 24 ust. 1 pkt 17 ustawy Pzp niezbędne jest spełnienie wszystkich wskazanych w nim przesłanek.

„Wprowadzenie zamawiającego w błąd powinno być wynikiem lekkomyślności lub niedbalstwa ze strony wykonawcy. Skutkiem zaś powinno być pozostawanie zamawiającego w błędnym przekonaniu, co do rzeczywistego stanu rzeczy. Jednocześnie błędne przekonanie powinno mieć przełożenie na przebieg postępowania – istotny wpływ na decyzje podejmowane przez zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia”. (KIO 1243/17)

W niniejszym postępowaniu Zamawiający przyjął, iż Odwołujący wprowadził zamawiającego w błąd, ponieważ oryginał poświadczenia różni się od przedstawionej kopii.  Warto w miejscu tym podkreślić, iż treść obu tych dokumentów jest ta sama, a ewentualna różnica wizualna np. miejsce przystawienia pieczątki, wynika z wielości egzemplarzy wydanego poświadczenia. Oczywistym jest, iż takie poświadczenie należytego wykonania zamówienia wydawane jest w kilku egzemplarzach, przy czym każdy jest oryginałem, gdyż pisma te przedkładane są wielokrotnie i różnym podmiotom – kontrahentom, zamawiającym w trybie Pzp czy KIO na rozprawie, jako dowód z dokumentu. Stąd praktyką jest, że poświadczenia/referencje wydawane są w kilku egzemplarzach. W niniejszym postępowaniu jako oryginał Odwołujący przedłożył kolejny z bliźniaczych egzemplarzy, co  w sposób jednoznaczny potwierdza spełnienie warunku jak i nie podważa prawdziwości przedłożonej uprzednio kopii.

Przedłożenie innego egzemplarza dokumentu jako oryginału nie stanowi wskazania nieprawdziwych informacji, gdyż te miałoby miejsce wówczas, gdyby oryginał dokumentu wskazywał inną treść niż przedłożona i potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia dokumentu, a Wykonawca celowo zmieniłby daną treść na kopii dokumentu.

Dodatkowo, w zależności od stanu faktycznego, zgodnie z par. 15 Rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016r w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia, „zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości”. Jedynie wystąpienie jednej z powyższych przesłanek – brak czytelności lub kopia budząca wątpliwości – uprawniają Zamawiającego do wezwania do przedłożenia oryginału dokumentu. W niniejszym postępowaniu Zamawiający nie wskazał podstaw wezwania Odwołującego do przedłożenia dokumentu. Przedłożona kopia była czytelna, a potwierdzenie wykonania usługi wskazane w dokumencie mógł zamawiający również uzyskać kierując stosowne zapytanie do wystawcy referencji będącego odbiorcą usługi. (SO w Kaliszu, II Wydział Cywilny Odwoławczy, z dnia 26 marca 2015 r.,  sygn. akt II Ca 675/14: Zamawiający natomiast mógł jedynie zażądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu i to wyłącznie wtedy, gdy złożona kopia dokumentu zostałaby uznana za nieczytelną lub budziłaby wątpliwości co do jej prawdziwość”. Tak też: KIO 226/13: „Nieczytelność dokumentu jest pewnym zobiektywizowanym stanem faktycznym.”

Artykuł przygotowany we współpracy z ekspertem ApexNet, Katarzyną Wińską-Różewicz

Szczegółowe informacje na temat szkoleń w ApexNet znajdziesz TUTAJ

 

6 błędów popełnianych przez Wykonawców

Najczęstsze błędy Wykonawców.

Jak często zdarza się, że mimo atrakcyjnej i konkurencyjnej oferty zostaje ona odrzucona przez Zamawiającego? Czy problem tkwi w samej treści, a może pomyłki wynikają z braku świadomości? Poniżej przedstawiamy 6 klasycznych błędów, które być może przybliżą każdego Wykonawcę o krok do wygrania niejednego przetargu.

1. Startujesz w przetargu, na który nie masz czasu

Czasem mniej znaczy lepiej. Jeśli poświęcasz swój czas na sfinalizowanie kilku już rozpoczętych projektów, to nie warto dokładać sobie następnych. Grozi to przede wszystkim brakiem sprawnej komunikacji z klientami, a co za tym idzie – niedokładnie wykonanie powierzonego zadania. Nie trzeba dodawać, że zła reputacja rozchodzi się w tempie błyskawicy. Bierz pod uwagę tylko te oferty, na które jesteś w stanie poświęcić wystarczającą ilość czasu, a także tylko te, co do których masz pewność, że wykonasz je solidnie i z należytą dbałością. Dbaj o swoją reputację!

2. Brakuje Ci pełnej dokumentacji przetargowej

Pamiętaj, że mydlenie oczu klientom i obiecywanie im gruszek na wierzbie w postaci dodatkowych quasi-dokumentów przekazanych w innym terminie nie zostanie odebrane pozytywnie. Zamawiający cenią sobie stabilną komunikację z Wykonawcą, co daje im poczucie bezpieczeństwa i gwarancji należytego wykonania powierzonego zadania. Jeśli więc dokumenty te czy pełnomocnictwa celowo nie zostaną złożone w ofercie, bądź zawierają błędy, to jesteś narażony na krytykę i odrzucenie oferty.

3. Zaniżasz swoją ofertę

To szybka droga na zrażenie do siebie Zamawiających. W momencie, gdy szczegółowo zapozna się on z Twoją ofertą zorientuje się, gdzie jest haczyk i że te ukryte koszty tylko na niego czyhają. Biorąc pod uwagę badania rynku sprzedaży, coraz częściej w świadomości klientów pozostaje przekonanie, że jeśli coś jest bardzo tanie, to nie bardzo jakościowe. Nie pozwól, aby odebrano Ci tarczę wzorowego Wykonawcy.

4. Twoja oferta zawiera błędy

Złe parametry, niezgodność opisu ze stanem rzeczywistym, pomyłki pisarskie i rachunkowe… To tak naprawdę pierwsze stopnie do piekła. Cierpliwość Zamawiającego ma swoje granice, więc limitu poprawek nie należy przekraczać. Po co się wstydzić? 🙂

5. Nie potrafisz interpretować zmian w przepisach

Śledzenie na bieżąco zmian i aktualności w przepisach Prawa zamówień publicznych powinno być Twoim obowiązkiem i nieodłączną częścią poranka przy kawie. To pozwoli Ci być o ten jeden ważny krok do przodu przed konkurencją, a co za tym idzie – buduje to Twoją świadomość na rynku. Warto mieć w zanadrzu przygotowaną odpowiedź na każde pytanie.

6. Brak spełnienia warunków udziału w postępowaniu

…co najczęściej skutkuje wykluczeniem z przetargu, nawet w sytuacji, gdy sprostałeś wymogom Zamawiającego. Jeśli zalegasz z uiszczeniem podatków, masz zaległe płatności oraz nie wykażesz, że spełniasz warunki udziału w postępowaniu nie dziw się, że zostajesz wykluczony. Jako gospodarz postępowania w przetargu musisz też dostosować się do wymagań Zamawiającego.

Szkolenia z zamówień publicznych znajdziesz TUTAJ.

Istota warunków udziału w postępowaniu dla Wykonawców

Określenie warunków udziału w postępowaniu to jedna z kluczowych czynności podejmowanych przez zamawiającego. Mają one bowiem bezpośredni wpływ na możliwość ubiegania się przez wykonawcę o uzyskanie zamówienia. Nadając tym warunkom konkretną treść, zamawiający ogranicza dostęp do zamówienia, a tym samym ogranicza krąg wykonawców dopuszczonych do udziału w postępowaniu.
Niezwykle ważne jest zatem określenie tych warunków w sposób nienaruszający zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania, a przede wszystkim w sposób zgodny z przepisami Pzp.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: 

1) nie podlegają wykluczeniu;
2) spełniają warunki udziału w postępowaniu, o ile zostały one określone przez zamawiającego w ogłoszeniu o zamówieniu lub w zaproszeniu do potwierdzenia zainteresowania.

Warunki udziału w postępowaniu mogą dotyczyć:

1. kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów
2. sytuacji ekonomicznej lub finansowej
3. zdolności technicznej lub zawodowej
W postępowaniu o udzielenie zamówienia na usługi, w zakresie, w jakim wykonawcy muszą posiadać określone zezwolenie lub muszą być członkami określonej organizacji, aby móc świadczyć w swoim kraju pochodzenia określone usługi, zamawiający może wymagać od nich udowodnienia, że posiadają oni takie zezwolenie lub status członkowski w takiej organizacji (…)
Irena Skubiszak-Kalinowska – wieloletni trener ApexNet

 

Chcesz wiedzieć więcej na ten temat? Zapisz się na szkolenie z naszą trenerką i sprawdź, jak skutecznie zdobyć zamówienie. Więcej informacji znajdziesz TUTAJ

Nowości w szkoleniach ApexNet!

Serdecznie zapraszamy do udziału w szkoleniach ApexNet! Niezmiennie w naszym kalendarzu królują dwie najważniejsze tematyki ostatnich miesięcy, czyli elektronizacja zamówień publicznych oraz RODO. Na niektóre czerwcowe szkolenia obowiązują jeszcze ceny promocyjne, a dodatkowo nasi trenerzy przygotowali dla Was atrakcyjne nowości na czas wakacji:

Ci, którzy z nami urlopują, będą mogli wysłuchać lipcowych wykładów panów Czabanów, pojawią się również zamówienia do 30 tys. euro, a także kwalifikowalność i zmiany w projektach unijnych. Nie zabraknie naszego bestsellera – zamówień publicznych dla początkujących, jak również wielu szkoleń dla Wykonawców i Zamawiających.

Szczegółowe informacje na temat szkoleń oraz naszych trenerów znajdziecie TUTAJ.

Serdecznie zapraszamy! 🙂

RODO a zamówienia publiczne

W jaki sposób należy pogodzić ochronę danych z obowiązkiem przestrzegania zasady jawności, która wynika z PZP ?

Zasada ta pozwala ograniczyć dostęp do informacji związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia tylko i wyłącznie w przypadkach określonych w PZP, a wśród nich nie ma odstępstwa od obowiązku publicznego udostępniania danych wykonawcy, nawet jeśli jest nim osoba fizyczna. Może to w konsekwencji prowadzić do wielu wątpliwości interpretacyjnych i niepotrzebnych sporów między stronami postępowania, a w skrajnych sytuacjach do jego opóźniania (…)

Samo RODO nie zwalnia Zamawiającego z obowiązku wykonania takich czynności, jak choćby publiczne otwarcie ofert i zamieszczenie odczytanych na nim informacji na stronie internetowej (art. 86 PZP), poinformowanie innych wykonawców o wyborze oferty najkorzystniejszej, (art. 92 PZP) czy też udostępnienie każdemu zainteresowanemu protokołu wraz z załącznikami (art. 96 PZP). Nakłada natomiast na niego nowe obciążenia, o których należy pamiętać zarówno na etapie przygotowania postępowania jak i w trakcie realizacji umowy (…)

Łukasz Czaban, ekspert ds zamówień publicznych w ApexNet

Zapraszamy na szkolenia, podczas których nasz ekspert opowie o RODO w zamówieniach publicznych, więcej informacji znajdziesz TUTAJ