Czy wybór biura rachunkowego to błaha sprawa?

Czy wybór biura rachunkowego to błaha sprawa dla Twojej firmy? Przedsiębiorca prowadząc własną działalność często korzysta z pomocy biura rachunkowego. Faktem jest, że ofert jest tak wiele, że można w nich przebierać. Przy wyborze odpowiedniego biura rachunkowego warto rozważyć to jaką cieszy się opinią wśród innych klientów, ale także skrupulatnie przeanalizować umowę przed podpisaniem.

Czy wybór biura rachunkowego to błaha sprawa?

Co powinna zawierać umowa, aby była korzystna dla obu stron?

Na wstępie biuro rachunkowe powinno opisać rodzaj i sposób prowadzonej działalności przez klienta jest to o tyle ważne, że zależy od tego cena jaką klient będzie musiał zapłacić za świadczoną usługę przez biuro. 

Następnie należy zwrócić uwagę na to jak biuro rachunkowe będzie gromadziło i przechowywało dokumenty klienta, ponieważ należy pamiętać iż klient jest administratorem danych i to on ponosi odpowiedzialność, jak biuro rachunkowe będzie przetwarzało dane osobowe w jego imieniu.

Do obowiązków biura należy także informowanie klienta o zmianach księgowych dotyczących prowadzonej przez niego działalności oraz udzielanie precyzyjnych odpowiedzi na zadawane pytania. Taka obsługa świadczy o profesjonalnym i indywidualnym podejściu do klienta oraz buduję pozytywny wizerunek biura rachunkowe dbającego o interesy klientów. 

Podstawowe zasady dotyczące zawarcia umowy

1. Klient ma prawo wymagać poniesienia odpowiedzialności przez biuro rachunkowe nie tylko z powodu szkody wyrządzone z winy umyślnej, ale także za niedbalstwo biura rachunkowego. W innym przypadku biuro nie ponosiłoby żadnej odpowiedzialności za popełnione błędy, czy też niedopatrzenia. 

2. Klient nie ma obowiązku weryfikacji zapisu w księgach handlowych - ten obowiązek spoczywa na usługodawcy. 

Jeśli biuro rachunkowe nakładałoby na klienta obowiązek weryfikacji, np. zapisem typu: "czynności kontrolne ze strony klienta winny zostać dokonane do określonej daty, a po jej upływie brak zastrzeżeń klienta powiązany jest z domniemaniem prawnym, że wszystkie wpisy zostały dokonane prawidłowo", powodowałby de facto nałożenie obowiązku na klienta nie tylko znajomości rachunkowości, lecz także dodatkowej pracy w postaci regularnej i pełnej kontroli księgowej, a to w bardzo istotny sposób ograniczyłoby odpowiedzialność biura rachunkowego za popełnione błędy.

Czy wybór biura rachunkowego to błaha sprawa?

Wypowiedzenie umowy drugiej stronie

3. Zarówno klient jak i biuro rachunkowe ma możliwość wypowiedzenia umowy drugiej stronie - we wcześniej zapisanym, "rozsądnym" okresie wypowiedzenia np. 1 miesiąc. 

Dotyczy to każdego momentu trwania umowy oraz jest niezależne od podanego powodu. Należy pamiętać, że zachętą do współpracy powinna być jakość świadczonych usług wybranego biura rachunkowe oraz rzetelność klienta w opłacie zobowiązań finansowych wobec biura. 

Czy wybór biura rachunkowego to błaha sprawa dla Twojej firmy?

4. Klient ma prawo wymagać analizy sytuacji jego działalności oraz optymalizacji działań, tak by wybrać najkorzystniejsze rozwiązanie podatkowe - należy pamiętać o zapisie tego rodzaju świadczonej usługi w umowie. 

5. Biuro rachunkowe powinno pozostawać w stałej łączności z klientami i udzielać profesjonalnych odpowiedzi na zadawane pytania - choć w tym przypadku warto zachować rozsądek w szybkości oczekiwanej odpowiedzi, np. do 1 tygodnia od zadanego pytania. 

6. Klient nie ma prawa wymagać od biura rachunkowego analizy prawnej każdej umowy, jaką zawiera z innymi kontrahentami, chyba że biuro rachunkowe świadczy takie usługi doradztwa prawnego i zostało to zapisane w umowie zlecającej obsługę firmy klienta. 

Bezpieczeństwo i rzetelność

Bezpieczeństwo i rzetelność wykonywanej usługi to priorytetowe działania, które powinny przyświecać biurom rachunkowym. Wówczas każdy klient będzie zadowolony z obsługi i tego, że powierzył prowadzenie księgowości i kadr kompetentnym i wykwalifikowanym osobom.

Temat biur rachunkowych jest bardzo istotny dla prawidłowego funkcjonowania każdej firmy. Co ciekawe nie znajdziemy o nim słowa w Kodeksie pracy. Jeśli chcesz poszerzyć swoją wiedzę z zakresu kadr i płac zapraszamy na nasze szkolenia kadry i płace. Sprawdź także nasze szkolenia z zamówień publicznych.

WYBIERZ SZKOLENIE Z KADR I PŁAC