System do e-zamówień. Ważna decyzja w życiu zamawiającego

Elektronizacja zamówień publicznych dla postępowań powyżej progów UE wymusiła na zamawiających wybór systemu do elektronicznych postępowań. Wkrótce decyzja, który system do e-zamówień wybrać dotyczyć będzie już wszystkich zamawiających. Wyzwania elektronizacji ciągle pozostają otwartą kwestią do dyskusji wśród zamawiających i wykonawców. Więcej o samej elektronizacji opowiada Grzegorz Czaban w swoim webinarze, oglądaj!

PLATOFORMY DO E-ZAMÓWIEŃ – CO MAM DO DYSPOZYCJI?

Do wyboru były, a właściwie w dalszym ciągu są, trzy rozwiązania: platformy komercyjne, miniPortal oraz platformy dedykowane. Ostatnie rozwiązane wybierane jest najrzadziej, miniPortal najczęściej. Czy któreś z trzech rozwiązań okazało się najlepsze? Trudno jednoznacznie określić. Wszystkie mają swoje przewagi, ale również widoczne wady i każde rozwiązanie może okazać się w niektórych sytuacjach zawodne. Wobec tego którą platformę do e-zamówień wybrać?

KIEDY SYSTEM DO E-ZAMÓWIEŃ ZAWODZI

Sesja otwarcia ofert z uwagi na niemożliwość jej powtórzenia jest szczególnie newralgicznym etapem każdego postępowania. Udostępnione rządowe rozwiązanie miniPortal niestety wykazuje szereg nieprawidłowości podczas publicznego odszyfrowania i otwarcia ofert. Problemy wynikacją często z przyczyn występujących po stronie wykonawców, chociaż nie tylko. Rozwiązania komercyjne pozbawione są tego typu błędów i sesje otwarcia ofert są bezproblemowe i szybkie. Nie ma konieczności przeprowadzania kilku procedur, wszystko działa po naciśnięciu przysłowiowego jednego przycisku. Jest to zdecydowanie przewaga portali komercyjnych nad ogólnodostępnym rządowym rozwiązaniem.

SYSTEM DO E-ZAMÓWIEŃ, A BRAK INTERNETU

Wystarczy chwilowy brak dostępu do Internetu po stronie wykonawcy lub niedostępność serwisu po stronie zamawiającego, aby wykonawca nie zdążył z przesłaniem dokumentów w wyznaczonym terminie. Co prawda w tym drugim przypadku, gdy wina leży po stronie zamawiającego, można zmienić termin dostarczania dokumentów, lub w sytuacji, gdy nie jest to możliwe – unieważnić postępowanie. Samo dochodzenie roszczeń nie jest jednak dla wykonawców proste. Krajowa Izba Odwoławcza wydała niedawno  wyrok, w którym to na wykonawcę nakłada obowiązek wykazania, że nie mógł dostarczyć swojej oferty z powodu błędu technicznego po stronie zamawiającego. Warto zatem uczulać wykonawców i przypominać im, że czas odgrywa kluczową rolę w prawidłowym i skutecznym procesie złożenia oferty w toku elektronicznego postępowania przetargowego, a na etapie wyboru platformy wybierać te rozwiązania, które są proste i intuicyjne i nie przysparzają problemów na etapie składania ofert.

KOMERCYJNE SYSTEMY DO E-ZAMÓWIEŃ IDEALNE?

Niestety niektóre oferowane platformy nie zawsze są intuicyjne, niektóre wymagają wprowadzania dużej liczby informacji celem wszczęcia postępowania, dostawcy oprogramowania nie zawsze są elastyczni i gotowi na wprowadzanie ułatwień dla zamawiających. Dostawcy platform powinni więc dążyć do ich maksymalnego upraszczania i intuicyjności rozwiązań, a także zadbać o przejrzyste instrukcje, dobrze działające help deski i sprawny system szkoleniowy. Funkcjonalność platform jest również problemem dla wykonawców, którym trudno jest złożyć ofertę, co ma swoje odzwierciedlenie chociażby w odwołaniach składanych do Krajowej Izby Odwoławczej.

TO JAK WYBRAĆ SYSTEM DO E-ZAMÓWIEŃ?

Wybierając platformę warto przeanalizować wszystkie dostępne na rynku rozwiązania i wybrać dostawcę najbardziej odpowiadającego dla naszej instytucji. Skomplikowane i żmudne procedury uruchamiania postępowania elektronicznego nie sprawdzą się np. u zamawiającego posiadającego ograniczony zespół do obsługi zamówień. Należy również rozważyć, czy dopóki nie zostanie uruchomiona platforma rządowa warto wybierać rozwiązania opierające się na ustrukturyzowanym składaniu ofert, czy lepiej łatwiejsze – jak np. oferta w postaci załącznika, podpisanego podpisem elektronicznym. Więcej na ten temat pisaliśmy na naszej stronie e-zamówienia.

SYSTEM DO E-ZAMÓWIEŃ, A WYKONAWCA

Warto mieć również na uwadze profil wykonawcy najczęściej ubiegającego się w danej instytucji o zamówienia i wybrać platformę, gdzie proces złożenia oferty jest łatwy i intuicyjny. Czekając na wprowadzenie certyfikatów potwierdzających bezpieczeństwo komercyjnych portali e-Usług, zamawiający muszą sami sprawdzić gwarantowany przez dostawcę poziom zabezpieczeń. Warto w tym przypadku wybrać sprawdzone firmy z długoletnim doświadczeniem i solidnym zapleczem technologicznym. Warto również mieć na uwadze, czy w razie zmiany przepisów modyfikacja platformy nastąpi nieodpłatnie.

KONTROLA SYSTEMÓW DO E-ZAMÓWIEŃ

Platformy komercyjne nie są na razie kontrolowane przez urzędników, nie ma też żadnej ścieżki certyfikacji, którą powinny przejść, aby zostały dopuszczone do obsługi e-przetargów. Warto więc przy wyborze platformy rozeznać się, czy spełnia wszystkie wymagania ustawowe. Warto również mieć na uwadze, czy w razie zmiany przepisów modyfikacja platformy nastąpi nieodpłatnie.   Podsumowując elektronizacja zamówień publicznych miała na celu uproszczenie procedur, przeniesienie postępowania do komputera i brak konieczności generowania kolejnych segregatorów pełnych dokumentów. Miała ułatwić komunikację zamawiających i wykonawców, zwiększyć kontrolę nad działaniami stron. Tymczasem stawia przed rynkiem zamówień kolejne wyzwania i prowokuje kolejne dyskusje, jak działać w konkretnych przypadkach. Dobrze, że większość kwestii można rozwiązać podczas szkoleń z elektronizacji zamówień publicznych, na które serdecznie zapraszamy. Najbliższe terminy szkoleń sprawdzisz na stronie www.apexnet.pl Wpis przygotowany z prawnikiem, ekspertem i trenerem ApexNet Iwoną Holką.