Sztuczna inteligencja może wspierać pracę przy zamówieniach publicznych na różnych etapach procesu: od analizy rynku i przygotowania dokumentacji, przez pracę z SWZ i ofertami, aż po analizę materiałów związanych z realizacją umowy.
AI może przyspieszać analizę informacji, porządkować dokumenty i wspierać przygotowanie roboczych materiałów, ale nie powinna zastępować merytorycznej oceny specjalisty.
Co oznacza AI w PZP?
AI w zamówieniach publicznych oznacza wykorzystanie narzędzi opartych na sztucznej inteligencji do wspierania czynności związanych z przygotowaniem, prowadzeniem i realizacją PZP.
W praktyce mogą to być narzędzia pomagające analizować dokumenty, porządkować informacje, przygotowywać robocze wersje treści lub identyfikować elementy wymagające dalszej weryfikacji.
Najważniejszą zasadą jest to, że wynik wygenerowany przez AI powinien zostać sprawdzony przez człowieka.
W skrócie: gdzie AI może wspierać zamówienia publiczne?
Sztuczna inteligencja może wspierać pracę:
Na etapie przygotowania postępowania:
- przy analizie rynku,
- przy porządkowaniu informacji,
- przy przygotowaniu wstępnych wersji OPZ,
- przy analizie dokumentacji.
Na etapie prowadzenia postępowania:
- przy analizie SWZ,
- przy wyszukiwaniu niespójności w dokumentach,
- przy porządkowaniu informacji z ofert,
- przy przygotowaniu roboczych odpowiedzi na pytania.
Na etapie realizacji umowy:
- przy analizie dokumentacji,
- przy porządkowaniu informacji dotyczących terminów,
- przy pracy z dokumentami dotyczącymi zmian umowy,
- przy wstępnej analizie wniosków waloryzacyjnych.
AI pełni w tych procesach funkcję pomocniczą i nie zastępuje oceny osoby odpowiedzialnej za postępowanie.
AI na etapie przygotowania zamówienia
Jednym z pierwszych obszarów zastosowania sztucznej inteligencji może być przygotowanie postępowania.
Narzędzia AI mogą wspierać analizę dużej liczby informacji i pomagać w uporządkowaniu materiałów potrzebnych do dalszej pracy.
Mogą być wykorzystywane m.in. do:
- analizy informacji z rynku,
- porządkowania materiałów,
- przygotowania roboczej struktury dokumentu,
- tworzenia wstępnych wersji OPZ,
- wyszukiwania niespójności w treści.
W przypadku przygotowywania dokumentów należy jednak traktować wygenerowaną treść jako materiał roboczy.
Błędny prompt, niepełny kontekst lub niewłaściwa interpretacja wyniku mogą prowadzić do powstania treści wymagającej korekty.
Czy AI może pomóc w przygotowaniu OPZ?
AI może wspierać przygotowanie roboczej lub wstępnej wersji opisu przedmiotu zamówienia.
Może pomagać w porządkowaniu informacji, budowaniu struktury dokumentu lub analizowaniu jego spójności.
Nie oznacza to jednak, że wygenerowany tekst powinien zostać wykorzystany bez sprawdzenia.
OPZ wpływa bezpośrednio na przebieg postępowania, dlatego jego ostateczna treść wymaga oceny osoby posiadającej wiedzę merytoryczną i odpowiedzialnej za przygotowanie zamówienia.
AI podczas prowadzenia postępowania
Na etapie prowadzenia postępowania AI może wspierać przede wszystkim pracę z dużą liczbą dokumentów i informacji.
Możliwe zastosowania obejmują:
- analizę spójności SWZ,
- porównywanie fragmentów dokumentacji,
- porządkowanie informacji zawartych w ofertach,
- wyszukiwanie elementów wymagających dodatkowej kontroli,
- przygotowanie roboczych wersji odpowiedzi na pytania,
- wsparcie przy analizie danych zawartych w dokumentach.
W tym przypadku szczególnie ważne jest rozróżnienie między wsparciem analitycznym a podejmowaniem decyzji.
AI może wskazać określony fragment dokumentu lub uporządkować dane, ale nie powinna samodzielnie rozstrzygać o zgodności oferty z wymaganiami postępowania.
Czy AI może analizować SWZ?
AI może wspierać analizę Specyfikacji Warunków Zamówienia poprzez porównywanie fragmentów dokumentu, wyszukiwanie potencjalnych niespójności lub porządkowanie informacji.
Takie zastosowanie może być pomocne szczególnie przy obszernych dokumentach.
Wynik analizy powinien jednak zostać zweryfikowany przez osobę odpowiedzialną za dokumentację, ponieważ model językowy może pominąć kontekst lub błędnie zinterpretować zapis.
Czy AI może analizować oferty?
AI może wspierać wstępną analizę informacji zawartych w ofertach.
Może być wykorzystywana do:
- porządkowania danych,
- wyodrębniania określonych informacji,
- porównywania elementów dokumentów,
- wskazywania fragmentów wymagających dalszej kontroli.
Nie powinna jednak samodzielnie podejmować decyzji o ocenie lub odrzuceniu oferty.
Ostateczna analiza pozostaje po stronie osób prowadzących postępowanie.
AI na etapie realizacji umowy
Możliwości wykorzystania sztucznej inteligencji nie kończą się w momencie wyboru wykonawcy.
AI może wspierać także pracę z dokumentami powstającymi podczas realizacji umowy.
Może być wykorzystywana m.in. do:
- porządkowania dokumentacji,
- analizy informacji dotyczących terminów,
- pracy z dokumentami dotyczącymi zmian umowy,
- wyszukiwania określonych informacji,
- wstępnej analizy wniosków waloryzacyjnych.
Także na tym etapie wynik wygenerowany przez model powinien zostać oceniony przez specjalistę.
Jakie są najważniejsze ryzyka korzystania z AI w zamówieniach publicznych?
Sztuczna inteligencja może usprawniać pracę, ale jej wykorzystanie wiąże się również z ograniczeniami.
1. Halucynacje modeli językowych
Model może wygenerować odpowiedź, która brzmi logicznie i profesjonalnie, mimo że zawiera błąd.
Dlatego wynik AI nie powinien być traktowany jako samodzielne źródło rozstrzygające problem prawny lub proceduralny.
2. Niepełny kontekst
Model analizuje informacje, które otrzymał.
Jeżeli w zapytaniu brakuje istotnych danych lub kontekstu postępowania, wygenerowana odpowiedź może być niepełna albo niewłaściwie dopasowana do sytuacji.
3. Informacje przekazywane w promptach
Przy pracy z dokumentami należy zwracać uwagę na rodzaj informacji wprowadzanych do narzędzia.
Szczególnego znaczenia nabierają kwestie związane z:
- ochroną danych,
- tajemnicą przedsiębiorstwa,
- informacjami zawartymi w dokumentacji postępowania.
4. Prawa autorskie
Przy wykorzystywaniu treści generowanych przez AI należy również uwzględniać kwestie praw autorskich.
5. Brak weryfikacji wyniku
Jednym z największych błędów jest traktowanie odpowiedzi modelu jako gotowej decyzji lub ostatecznej interpretacji.
AI powinna wspierać pracę człowieka, a nie zastępować merytoryczną kontrolę.
Dlaczego AI nie zastępuje eksperta PZP?
Narzędzia oparte na sztucznej inteligencji mogą przyspieszać analizę dokumentów, ale nie posiadają pełnego kontekstu konkretnego postępowania ani odpowiedzialności za podejmowane decyzje.
Specjalista ds. zamówień publicznych musi ocenić m.in.:
- wygenerowany materiał odpowiada rzeczywistemu stanowi faktycznemu,
- dokument jest spójny z pozostałą dokumentacją,
- wynik AI wymaga korekty,
- zastosowane rozwiązanie jest właściwe w konkretnym postępowaniu.
Dlatego kompetencje związane z AI powinny uzupełniać wiedzę dotyczącą PZP i praktyczne doświadczenie.
Jak rozwijać kompetencje z zakresu AI?
Bezpieczne wykorzystanie sztucznej inteligencji wymaga nie tylko znajomości możliwości narzędzi, ale także świadomości ich ograniczeń.
Osoby chcące rozwijać praktyczne kompetencje w tym obszarze mogą sprawdzić szkolenia ze sztucznej inteligencji i AI dostępne w ofercie ApexNet.
W przypadku osób pracujących bezpośrednio z zamówieniami publicznymi ważne jest połączenie wiedzy technologicznej ze znajomością procedur, dokumentacji i realiów postępowań.
FAQ – sztuczna inteligencja w zamówieniach publicznych
Co to jest AI w PZP?
AI w PZP oznacza wykorzystanie narzędzi sztucznej inteligencji do wspierania zadań związanych z przygotowaniem, prowadzeniem i realizacją zamówień publicznych.
Do czego można wykorzystać AI w zamówieniach publicznych?
AI może wspierać m.in. analizę rynku, przygotowanie roboczych dokumentów, analizę SWZ, porządkowanie informacji z ofert oraz pracę z dokumentacją dotyczącą realizacji umowy.
Czy AI może przygotować OPZ?
AI może wspierać przygotowanie roboczej wersji OPZ, ale dokument powinien zostać sprawdzony przez osobę posiadającą odpowiednią wiedzę i odpowiedzialną za przygotowanie postępowania.
Czy AI może analizować SWZ?
Tak, może wspierać analizę dokumentu, porównywać jego fragmenty i wskazywać potencjalne niespójności. Wynik powinien jednak zostać zweryfikowany przez człowieka.
Czy AI może analizować oferty?
AI może pomagać w porządkowaniu i wstępnej analizie informacji zawartych w ofertach, ale ostateczna ocena oferty należy do osób odpowiedzialnych za postępowanie.
Czy AI może zastąpić specjalistę ds. zamówień publicznych?
Nie. AI może wspierać analizę i pracę z dokumentami, ale wymaga kontroli człowieka i nie powinna samodzielnie podejmować decyzji dotyczących postępowania.
Jakie są największe ryzyka korzystania z AI?
Do najważniejszych należą możliwość wygenerowania błędnej odpowiedzi, brak pełnego kontekstu, niewłaściwe wykorzystanie danych oraz brak merytorycznej weryfikacji wyniku.
Czy można wprowadzać dokumentację postępowania do narzędzi AI?
Przy korzystaniu z AI należy uwzględniać charakter informacji przekazywanych w promptach, w tym kwestie ochrony danych i tajemnicy przedsiębiorstwa. Sam fakt technicznej możliwości wprowadzenia dokumentu nie oznacza, że należy robić to bez wcześniejszej oceny rodzaju zawartych w nim informacji.
Jak wybrać firmę szkoleniową w obszarze PZP?
Znajomość AI jest jednym z elementów kompetencji potrzebnych we współczesnych zamówieniach publicznych.
Przy wyborze organizatora szkolenia warto jednak sprawdzić również doświadczenie trenerów, znajomość aktualnego orzecznictwa, praktyczny charakter programu oraz sposób pracy z rzeczywistymi problemami występującymi w postępowaniach.
Więcej kryteriów opisujemy w poradniku jak wybrać wiarygodną firmę szkoleniową PZP.
Podsumowanie
Sztuczna inteligencja może wspierać pracę z zamówieniami publicznymi na różnych etapach procesu - od analizy rynku i przygotowania dokumentacji, przez analizę SWZ i ofert, aż po pracę z materiałami dotyczącymi realizacji umowy.
Jej największą wartością jest wsparcie w analizowaniu, porządkowaniu i przygotowywaniu informacji. Jednocześnie wyniki generowane przez modele językowe wymagają kontroli, ponieważ mogą zawierać błędy, nie uwzględniać pełnego kontekstu lub prowadzić do niewłaściwych wniosków.
Dlatego AI w PZP warto traktować jako narzędzie wspierające specjalistę, a nie zastępujące jego wiedzę i odpowiedzialność.
Źródła
- Urząd Zamówień Publicznych – oficjalny portal informacyjno-edukacyjny:
www.gov.pl/web/uzp - Internetowy System Aktów Prawnych (ISAP) – Prawo zamówień publicznych:
isap.sejm.gov.pl - Krajowa Izba Odwoławcza – baza orzecznictwa:
www.gov.pl/web/uzp/orzecznictwo