Jak usprawnić realizację umów? Mechanizmy przewidziane w Prawie zamówień publicznych

W nawiązaniu do komunikatu z listopada 2021 w związku z powtarzającymi się informacjami o trudnościach w realizacji umów o zamówienie publiczne, w szczególności polegających na przerwach i opóźnieniach w łańcuchu dostaw, chcielibyśmy zwrócić uwagę na przewidziane ustawą Pzp mechanizmy, które mogą zostać wykorzystane w celu usprawnienia realizacji planowanych umów w sprawie zamówienia publicznego.

Poznaj usprawnienia realizacji umów w sprawie zamówień publicznych

• Rekomendując zastosowanie przedmiotowych mechanizmów w praktyce udzielania zamówień publicznych, wskazujemy, że mogą one ułatwić i usprawnić realizację umów w sprawie zamówienia publicznego, a także przyczynić się do zniwelowania lub uczynienia mniej uciążliwymi ewentualnych problemów związanych z realizacją umów.
• Ponadto mogą stanowić narzędzie do wypracowania konsensusu między uzasadnionymi oczekiwaniami zamawiających a możliwościami rynku.

W szczególności Urząd Zamówień Publicznych chciałby wskazać na:

I. Stosowanie wstępnych konsultacji rynkowych

• Zgodnie z art. 84 ust. 1 ustawy Pzp zamawiający, przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, może przeprowadzić wstępne konsultacje rynkowe w celu przygotowania postępowania i poinformowania wykonawców o swoich planach i wymaganiach dotyczących zamówienia.
• Konsultacje dostarczą zamawiającemu najbardziej aktualnych informacji o danej branży czy sektorze, z którym jest związane zamówienie, w tym informacji o realnych terminach dostaw, czynnikach cenotwórczych, czy kosztach kredytowania realizacji zamówienia.
• Taka forma dialogu z rynkiem z całą pewnością będzie stanowiła doskonałe narzędzie umożliwiające pozyskanie przez zamawiającego wiedzy rynkowej, a także będzie wiarygodnym źródłem informacji w zakresie ryzyk i kosztów realizacyjnych danego zamówienia.
• Umożliwi również znalezienie rozwiązań dla priorytetów realizacyjnych zamawiającego np. poprzez adekwatne klauzule przeglądowe i waloryzacyjne, wprowadzenie odpowiednio zapisanych opcji realizacyjnych, odpowiednio wyliczonych i zaadresowanych kar umownych, odpowiednich terminów dostawy, odpowiednich płatności czy kwot związanych z wadiami i zabezpieczeniami należytego wykonania umowy.

II. Używanie trybów negocjacyjnych dla udzielania zamówień

• Tryby negocjacyjne udzielania zamówień, w szczególności negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, czy wariant trzeci trybu podstawowego, umożliwiają zamawiającym – w związku z przygotowywaniem na etapie wszczęcia postępowania jedynie opisu potrzeb i wymagań - elastyczne reagowanie na zmieniające się okoliczności rynkowe na etapie postępowania o udzielenie zamówienia.
• Taka forma dialogu z rynkiem pozwala na optymalne przygotowanie specyfikacji warunków zamówienia pod kątem uzyskania synergii, jakości i wartości zamówienia.
• Powyższe pozwoli zamawiającym zweryfikować poziom swoich potrzeb zakupowych w kontekście możliwości realizacyjnych rynku, w szczególności terminowych, jakościowych i cenowych.
• Tryby te pozwolą również na przygotowanie odpowiednich postanowień umów w sprawie zamówienia publicznego, w tym w zakresie klauzul przeglądowych.

III. Stosowanie adekwatnych klauzul przeglądowych

Zgodnie z art. 455 ust. 1 pkt 1) ustawy Pzp, dopuszczalna jest zmiana umowy bez
przeprowadzenia nowego postępowania o udzielenie zamówienia, niezależnie od wartości tej zmiany, o ile została przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia, w postaci jasnych, precyzyjnych i jednoznacznych postanowień umownych, jeżeli spełniają one łącznie następujące warunki:
1. określają rodzaj i zakres zmian,
2. określają warunki wprowadzenia zmian,
3. nie przewidują takich zmian, które modyfikowałyby ogólny charakter umowy.

Klauzule przeglądowe, które są odpowiednio przygotowane i adekwatne do przedmiotu
zamówienia, mogą zabezpieczyć strony przed ryzykami na etapie realizacji przedmiotu
zamówienia.

IV. Stosowanie klauzul waloryzacyjnych

• Waloryzacja umów na roboty budowlane lub usługi, zawartych na okres dłuższy niż 12 miesięcy, której przesłanki uregulowane zostały w art. 439 ustawy Pzp, stanowi narzędzie dostosowania treści stosunku prawnego łączącego strony do warunków rynkowych, w których umowa jest realizowana.
• Waloryzacja ta ma na celu przywrócenie stanu równowagi ekonomicznej między stronami umowy o zamówienie publiczne, który zachwiany został przez określone zdarzenia, zaistniałe w trakcie wykonywania kontraktu.
• Należy również przypomnieć, że istnieje możliwość wprowadzenia do projektowanej umowy postanowień określających zasady zmian wysokości wynagrodzenia należnego wykonawcy także do umów na roboty budowlane lub usługi zawarte na okres krótszy niż 12 miesięcy oraz umów na dostawy bez względu na okres ich trwania.

Autorem artykułu jest UZP.

Jeśli szukasz szkolenia związanego z tą tematyką, sprawdź nasze propozycje na LIPIEC I SIERPIEŃ >>TUTAJ<<

Oprócz tego, jak usprawnić realizację umów interesują Cię również inne aspekty polskiego prawa? Jeśli tak, zachęcamy do zapoznania się z innymi artykułami opublikowanymi na naszym blogu! Dowiesz się z nich m.in. jakie są aktualne zmiany w prawie pracy!