Elektroniczna komunikacja w zamówieniach publicznych - skąd takie zmiany?
Elektronizacja zamówień publicznych polega na wdrożeniu w podmiotach zobowiązanych do stosowania ustawy trzech postulatów. Wynikają one z 52 motywu do preambuły do dyrektywy klasycznej, która koordynuje procedury udzielania zamówień publicznych. Pierwszy postulat dotyczy publikacji elektronicznych ogłoszeń. Ten postulat jako kraj członkowski mamy już wdrożony przynajmniej kilkanaście lat temu. W naszym kraju funkcjonuje portal zamówień publicznych za pośrednictwem którego wszyscy zamawiający zamieszczają w elektronicznym biuletynie ogłoszenia o zamówieniach. Na szczeblu unijnym mamy stronę simap. Za pomocą tej strony przy użyciu środków komunikacji elektronicznej zamawiający zamieszcza ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Drugi i trzeci postulat o elektronizacji
Drugi postulat o elektronizacji dotyczy dostępności dokumentów zamówienia w formie elektronicznej. Dokumenty zamówienia są to te dokumenty, które wytwarza zamawiający. Nie jest to więc oferta czy wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Służą one wykonawcom do tego aby zapoznać się z opisem przedmiotu zamówienia czy z warunkami zamówienia. Dokumentami zamówienia są m.in. specyfikacja istotnych warunków zamówienia, ogłoszenie o wyborze najkorzystniejszej oferty czy informacja z otwarcia ofert. Ten postulat również od wielu lat mamy dobrze opanowany gdyż wspomniane powyżej dokumenty były umieszczane na stronie internetowej zamawiajacego. Trzeci postulat jest najtrudniejszy do wdrożenia. Dotyczy on w pełni elektronicznej komunikacji między zamawiającym a wykonawcom. I to na każdym etapie postępowania łącznie ze składaniem elektronicznych ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.Co dla zamawiających oznacza elektroniczna komunikacja w zamówieniach publicznych?
Na pewno musi się on wyposażyć w pewien środek komunikacji elektronicznej, który będzie służył do składania elektronicznych ofert. Ustawodawca unijny określił szczególne wymagania dla środka komunikacji elektronicznej. I tak na przykład ofertę nie można złożyć za pomocą np.: maila. Dlaczego? Gdyż nie spełnia ona wymagań określonych w czwartym załączniku do dyrektywy klasycznej. Wymagania określone w czwartym załączniku zostały przeniesione do naszego krajowego rozporządzenia wykonawczego z 27.06.2016 r. Jest to rozporządzenie o sposobie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniach o udzielenie zamówienia. Ponadto zamawiający stoi przed dylematem jaki środek komunikacji elektronicznej spełniający wymogi wspomnianego wyżej rozporządzenia wskazać w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.Środki komunikacji i dokumenty do komunikacji elektronicznej w PZP
Większość zamawiających wskazuje jako środek komunikacji elektronicznej mini portal udostępniony przez Urząd Zamówień Publicznych. Zarówno zamawiający jak i wykonawcy są na początku drogi elektronizacji. Musimy więc pamiętać, że tak ważne jest aby zamawiający zadbał o to, żeby wykonawca dobrze zrozumiał jego intencje. Dokumentem, w którym zamawiający opisze komunikację elektroniczną jest Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia. Warto w tym miejscu znów przywołać Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów o sposobie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniach o udzielenie zamówienia. W rozporządzeniu ważnych jest parę istotnych punktów, które można powiedzieć są źródłem budowy SIWZ. W § 2 ust. 1 rozporządzenia czytamy, że zamawiający wskazuje w siwz lub ogłoszeniu o zamówieniu środki komunikacji elektronicznej przy pomocy której będzie się komunikował z wykonawcami oraz wymagania techniczne i organizacyjne. Czytamy w ust. 2, że użycie przez wykonawców do kontaktu z zamawiającym środków komunikacji elektronicznej może być uzależnione od uprzedniej akceptacji przez wykonawcę regulaminu korzystania z serwisu.
Opis komunikacji elektronicznej
Najbardziej oczywistymi sprawami, które powinny się znaleźć w opisie komunikacji elektronicznej to:- adres strony internetowej pod którym jest dostępny kanał komunikacji elektronicznej – może to być mini portal bądź inne komercyjne rozwiązanie.
- wymagania techniczne związane z kanałem komunikacji elektronicznej . W tym miejscu należy podkreślić, że w zależności od tego czy operatorem systemu komunikacji elektronicznej jest operator komercyjny czy mini portal umieszcza on wymagania, które należy spełnić by ta komunikacja mogła zadziałać. Mogą to być różne wymagania związane czy to z pamięcią komputera czy z systemem operacyjnym czy z używanymi przeglądarkami. Prawidłowe opisanie wymogów technicznych przez zamawiającego jest niezwykle istotne, dlatego że wykonawca czytając siwz musi wiedzieć co go czeka tj: z jakim sprzętem ma mieć do czynienia , jakie oprogramowanie dodatkowo ma mieć zainstalowane.
- Sposoby przygotowania podpisanych plików. Musimy mieć świadomość, że w jednym systemie wykonawca składa pliki pojedynczo, czyli osobno JEDZ, bądź połączony JEDZ z ofertą ale jako jeden plik. Z kolei w innym systemie np.: w mini portalu wymóg jest inny, ładujemy do systemu jednorazowo tzw zip. Wykonawca powinien wiedzieć jakie typy podpisów są wymagane a jakie są zalecane.
Ważne kwestie techniczne i organizacyjne
Należy mieć również na uwadze jaką wielkość ma posiadać ładowany plik. Może się zdarzyć, że w przypadku skanowania dokumentu, który wcześniej był w wersji papierowej, dodatkowo na papierze firmowym z obrazkami lub logo firmowym, wielkość tego dokumentu została znacznie powiększona i uniemożliwiła jego przesłanie. Tak więc wykonawcy - twórzmy pliki w niskiej rozdzielczości. Ponadto ważne jest, aby wskazać wykonawcy moment złożenia oferty. W świecie tzw. papierowym przyjęcie oferty oznacza np.: przyjęcie oferty przez Panią w sekretariacie, która zapisuje na kopercie czy w specjalnym wykazie datę i godzinę przyjęcia. W świecie elektronicznym mamy podobną sytuację. Należy jednak zwrócić uwagę, że to nie moment ładowania pliku przez wykonawcę jest istotny. Ważny jest moment odbioru kompletnego dokumentu przez zamawiającego. Rekomenduję aby znaleźć w SIWZ jedno miejsce do zapisywania wszystkiego co tyczy się komunikacji elektronicznej w ten sposób wykonawcy nie pogubią się. Sprawdź szkolenia online m.in. z elektronizacji zamówień publicznych.Podpisywanie dokumentów
Istnieją różne koncepcje elektronicznego podpisywania ofert, taka sytuacja rodzi niestety skutki dla wykonawców. W zależności od platformy i jej koncepcji podpisywania dokumentów, są różne sposoby uruchamiania procesu podpisywania. Możemy je podzielić na metodę offline oraz online.- Metoda offline. Polega na tym, że posiadacz podpisu swoje dokumenty może podpisywać nie w trakcie łączenia się z platformą tylko na swoim komputerze. W odpowiednim czasie podłączy się do platformy i załaduje już podpisane dokumenty do systemu.
- Podpisywanie online. Będziemy mieli do czynienia wówczas kiedy wykonawca zaloguje się do systemu, który wygeneruje pola, które wypełni wykonawca. Pola te są jednocześnie ofertą. Po wypełnieniu oferty wykonawca podpisuje ją kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Po dokonaniu tej czynności oferta od razu znajduje się w systemie zamawiającego.
Tak więc w tym przypadku podpisywanie ofert następuje poprzez bezpośrednie połączenie z daną platformą. Trzeba zwrócić uwagę, że podpisując ofertę online wykonawca musi posiadać podpis elektroniczny w momencie składania ofert. Tak więc w podpisie online nie wykorzystuje się swojego oprogramowania tj: aplikacja która się uruchomi, uruchamia się na stronie internetowej danego kanału do komunikacji elektronicznej i ta strona internetowa np.: z formularzem ofertowym wywołuje działania tej aplikacji. Zwróćmy uwagę, że ta aplikacja powinna umożliwić złożenie kilku podpisów, jeżeli takie są wymagania. Jeżeli taka aplikacja uniemożliwiłaby złożenie kilku podpisów, to takie zapisy winne znaleźć się w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Wówczas wykonawca uprzedzony o tym fakcie będzie musiał np.: wyłonić pełnomocnika do składania ofert.
Elektroniczna komunikacja w pzp a podpis elektroniczny
Kolejną ważną kwestią jest ważność podpisu. Musimy pamiętać, że w momencie załadowania dokumentu nie musimy mieć ważnego podpisu kwalifikowanego, ale w momencie podpisywania dokumentu już tak. Tak więc musimy pamiętać, że istotny jest czas złożenia podpisu a nie czas załadowania oferty do systemu. Podsumowując podpisywanie oferty offline czy online wymaga zapoznania się z wymaganiami zawartymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Na koniec tej części artykułu jasno należy podkreślić najważniejszy wniosek. Aby wykonawca jasno zrozumiał co od niego chce zamawiający, musi on sam znać bardzo dobrze działanie systemu za pomocą którego wykonawca ma złożyć ofertę.Autor tekstu:
Edyta Pietras - specjalistka z zakresu zamówień publicznych, obecnie pracuje zarówno po stronie zamawiającego jak również po stronie wykonawcy. Członek Polskiego Stowarzyszenia Zamówień Publicznych.
WYBIERZ SZKOLENIE Z ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH