Wybrane obowiązki Zamawiającego w Nowym PZP

Wybrane obowiązki Zamawiającego w Nowym PZP

Nowe Prawo zamówień publicznych wejdzie w życie od 01.01.2021 roku. Oznacza to, że na Zamawiającym ciążyć będą nowe obowiązki związane z udzielaniem zamówień publicznych, których wcześniej nie miał obowiązku wykonywać. Przedstawiamy zatem wybrane obowiązki Zamawiającego w Nowym PZP. Do niektórych z nich należą:

Analiza potrzeb i wymagań

Najbardziej kontrowersyjną rzeczą jaka pojawia się w nowym Prawie zamówień publicznych jest analiza potrzeb i wymagań, którą reguluje art 83 Ustawy Pzp. Dotyczy ona zamawiających publicznych, którzy będą mieli obowiązek sporządzenia takiej analizy przed wszczęciem postępowania. Wspomniany art 83 nie dotyczy postępowań krajowych jak również postępowań w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa. Natomiast art 83 ust. 2 pozwala Zamawiającemu na odstąpienie od sporządzenia analizy potrzeb w trzech sytuacjach:
  • przy trybie negocjacji bez ogłoszenia,
  • gdy jest pilna potrzeba udzielenia zamówienia,
  • w trybie z wolnej ręki.
Jak się dziś wydaje taką analizę u Zamawiającego będzie musiał wykonywać np.: wnioskodawca czy też komórki merytoryczne które uruchamiają całą procedurę o wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne. Analiza potrzeb i wymagań obejmować będzie:
  • możliwości zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb z wykorzystaniem zasobów własnych. Przez zasoby własne możemy rozumieć wykorzystanie własnych pracowników jeśli mamy do czynienia np.: z niewielkim remontem. Zamawiający analizować będzie czy posiada własne służby czy musi zlecić wykonanie zadania na zewnątrz.
  • rozeznanie rynku w aspekcie alternatywnych środków zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb jak również w aspekcie możliwych wariantów realizacji zamówienia. Albo wskazania że jest możliwa wyłącznie jedna możliwość wykonania zamówienia. W tym przypadku Zamawiający analizować będzie możliwość zamówienia usług zamiast rzeczy, czyli np.: kupienia narzędzi wielofunkcyjnych, drukarek czy przeanalizować, czy bardziej efektywne dla Zamawiającego byłoby zlecenie usług wydruku zewnętrznej firmie. Czyli w rezultacie zrobienia zamówienia na usługi zamiast na dostawę. Tak więc przy zamówieniach powyżej progów unijnych zamawiający będą musieli rozważyć różne warianty przeprowadzenia postępowania, oraz dokonać rozeznania rynku.
W skutek przeprowadzonej analizy Zamawiający na podstawie art. 83 nowego Pzp będą musieli zamieścić w niej:
  • orientacyjną wartość zamówienia dla każdego ze wskazanych wariantów,
  • możliwość podziału zamówienia na części,
  • przewidywany tryb udzielenia zamówieniach,
  • możliwość uwzględnienia aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych zamówienia,
  • ryzyka związane z postępowaniem o udzielenie i realizacją zamówienia.
Wybrane obowiązki Zamawiającego w Nowym PZP

Obowiązki ogłoszeniowe Zamawiającego – ogłoszenia bagatelne

Art 2 ust. 2 nowego Pzp definiuje ogłoszenia bagatelne tzw. zamówienie klasyczne o wartości nie mniejszej niż 50 000 złotych netto i mniejszej niż 130 000 złotych netto. W takim przypadku Zamawiający będzie musiał jeśli jednorazowy zakup będzie o wskazanych wartościach zamieścić ogłoszenie w Biuletynie Zamówień Publicznych wraz z przekazaniem takiej informacji o zamówieniu potencjalnym wykonawcom. Z art. 263 ust. 3 nowej Ustawy Pzp wynika, że Zamawiający będzie mógł odstąpić od publikacji takiego ogłoszenia w BZP w uzasadnionym przypadku. Ogłoszenie o zamówieniu bagatelnym będzie mogło zostać zmienione poprzez zamieszczenie w BZP ogłoszenia o zmianie ogłoszenia. W przypadku zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu, Zamawiający będzie musiał przedłużyć termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach, jeżeli będzie to konieczne. Wskazane uregulowanie - art 271 ust. 1 i 2 nowego Pzp. Wzór ogłoszenia o zamówieniu bagatelnym zostanie określony przez Ministra Właściwego ds. Gospodarki. Podstawowy zakres informacji ogłoszenia o zamówieniu bagatelnym reguluje art. 268 ust. 2 Ustawy Pzp. Ma ono zawierać w szczególności termin składania ofert, który ma odpowiadać terminowi składania ofert przez potencjalnych wykonawców, do których została przekazana informacja o zamiarze udzielenia zamówienia.

Obowiązki ogłoszeniowe Zamawiającego – ogłoszenie o wykonaniu umowy.

W art 448 Ustawy Pzp widnieje zapis, że Zamawiający będzie musiał w terminie 30 dni od dnia wykonania umowy zamieścić w BZP ogłoszenie o wykonaniu umowy. Ten obowiązek nie dotyczy tylko postępowań krajowych. Dotyczy on również postępowań powyżej progów unijnych, pomimo że ogłoszenie o wykonaniu umowy zamieszczane będzie tylko w Biuletynie Zamówień Publicznych. Tak więc jeśli postępowanie wszczynane jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, to ogłoszenie o wykonaniu umowy jest również obowiązkowe. Wymaga to niewątpliwie organizacji u Zamawiającego poprzez ustalenie, kto będzie taki obowiązek wykonywał. Czy to będzie np.: osoba od zamówień która dostanie informację od pracownika merytorycznego, która pełni bezpośredni nadzór nad realizacją umowy. Czy też do obowiązków osoby od zamówień należeć będzie pilnowanie realizacji umów w danej jednostce.

Obowiązki ogłoszeniowe Zamawiającego – ogłoszenie o wyniku postępowania.

W procedurze krajowej zakończenie postępowania nazywać będziemy ogłoszeniem wyników postępowania. W art. 309 Ustawy Pzp zawarty jest zapis w którym Zamawiający będzie musiał w terminie 30 dni od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia zamieścić w BZP ogłoszenie o wyniku postępowania. Będzie ono zawierać informacje o udzieleniu zamówienia czyli zawarciu umowy lub unieważnieniu postępowania. Natomiast nieco inna terminologia jest przy zamówieniach równej lub większym progom unijnym. Ogłoszenie to nazywa się ogłoszeniem o udzieleniu zamówienia które zawiera informację o wynikach tego postępowania.

Wybrane obowiązki Zamawiającego w Nowym PZP - Czynności Zamawiającego przed otwarciem ofert

Obecnie przed otwarciem ofert Zamawiający zobowiązany jest do podania kwoty jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Natomiast w nowej ustawie Pzp nie ma jawnego otwarcia ofert. W związku z tym w art 222 ust 4 Pzp wprowadzono taki obowiązek, że zamawiający najpóźniej przed otwarciem ofert udostępni na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie jaka zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Powstaje w tym momencie pewna wątpliwość praktyczna, a mianowicie przed otwarciem ofert czyli kiedy ? Czy zrobić to przed terminem składania ofert. Czy jednak lepszym rozwiązaniem byłoby przekazanie tej informacji w przedziale czasowym między upływem terminu na składanie ofert, a terminem na otwarcie ofert. Decyzja należy do każdego Zamawiającego, ja jednak rekomenduję wybór opcji drugiej.

Wybrane obowiązki Zamawiającego w Nowym PZP - Informacje po otwarciu ofert

W art 222 ust 5 i 6 Ustawy Pzp Ustawodawca wskazuje, że niezwłocznie po otwarciu ofert na stronie internetowej prowadzonego postępowania, Zamawiający zamieszcza informacje o wykonawcach których oferty zostały złożone. Tj: nazwę ( imię i nazwisko) oraz siedzibę (miejsce prowadzenia działalności gospodarczej lub miejsce zamieszkania) oraz ceny lub koszty zawarte w ofertach. Wyjątkiem od zamieszczenia informacji dotyczącej ceny lub kosztach złożonych ofert jest sytuacja kiedy oferty podlegają negocjacjom. Wówczas taką informację zamieszcza się dopiero po otwarciu ofert ostatecznych albo po unieważnieniu postępowania. Wybrane obowiązki Zamawiającego w Nowym PZP

Zawiadomienie Prezesa UZP o złożonych ofertach

Art 81 Ustawy Pzp zobowiązuje Zamawiającego do przekazania Prezesowi UZP informację o złożonych wnioskach o dopuszczeniu do udziału w postępowaniu lub ofertach nie później niż w terminie 7 dni od dnia otwarcia odpowiednio ofert albo ofert wstępnych lub ofert ostatecznych albo unieważnienia postępowania. Jakie informacje oraz sposób samego przekazania są określane w drodze rozporządzenia.

Wybrane obowiązki Zamawiającego w Nowym PZP - Zawiadomienie wykonawcy o czynnościach zamawiającego

Na podstawie art. 253 ust. 1 Ustawy Pzp Zamawiający musi niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty powiadomić wykonawców, którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty oraz wykonawcach, których oferty zostały odrzucone. Zgodnie z art. 253 ust. 2 Ustawy Pzp Zamawiający udostępnia w/w informacje na stronie internetowej prowadzonego postępowania. Natomiast na podstawie art 260 ust. 1 Ustawy Pzp Zamawiający zawiadamia o unieważnieniu postępowania równocześnie wykonawców, którzy złożyli oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub zostali zaproszeni do negocjacji podając uzasadnienie faktyczne i prawne. W/w informacje Zamawiający udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania.

Autor tekstu:

Edyta Pietras - specjalistka z zakresu zamówień publicznych, obecnie pracuje zarówno po stronie zamawiającego jak również po stronie wykonawcy. Członek Polskiego Stowarzyszenia Zamówień Publicznych.
Edyta Pietras WYBIERZ SZKOLENIE Z ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH