Zagrożenia wynikające z elektronicznej komunikacji - elektroniczny przetarg w praktyce

I. Elektroniczna komunikacja w postępowaniach w praktyce

1. Obowiązki i konsekwencje dla wykonawcy związane z nieprawidłowym złożeniem ofert w postaci elektronicznej
2. Dokumenty składane w postępowaniu: postać złożonych dokumentów, wymagania formalne dla dokumentów, składanie w postępowaniu o udzielenie zamówienia elektronicznych dokumentów: informacji o podmiotach wpisanych do KRS, zaświadczeń z CEIDG, zaświadczeń o niezaleganiu w opłacaniu składek, informacji o niekaralności z e-KRK
3. Prawidłowa reprezentacja wykonawcy, omówienie pełnomocnictw. Co z dotychczasowymi pełnomocnictwami, które są w formie wyłącznie pisemnej
4. Złożenie wspólnej oferty przez konsorcjum
5. Komunikacja z Zamawiającym na wszystkich etapach postępowania
6. JEDZ – wypełnianie i składanie po 18.10.2018 r., uzupełnianie, wyjaśnianie, poprawianie JEDZ
7. Formy wniesienia wadium po 18.10.2018 r.
8. Udostępnienie protokołu postępowania i ofert konkurencji po 18.10.2018 r.
9. Tajemnica przedsiębiorstwa a dokumenty składane elektronicznie, obostrzenia dotyczące jawności ofert i możliwości utajnienia treści
10. Zmiana a wycofanie elektronicznej oferty

II. Elektronizacja/komunikacja elektroniczna pod kątem prawnym. Wymagania ustawowe w sprawie elektronizacji zamówień, elektronizacja zamówień w UE

III. Epuap i Miniportal
1. omówienie zapisów SIWZ: jak przygotować jasne i zrozumiałe wytyczne wytyczne do składania ofert
2. Dokumenty na potwierdzenie spełniania warunków i braku podstaw do wykluczenia: omówienie dokumentów elektronicznych i kopii elektronicznych dokumentów;
3. Postać dokumentu a forma dokumentu, omówienie formy dokumentowej;
4. Formy czynności prawnej a rodzaje wymaganego podpisu;
5. Pełnomocnictwo w postaci elektronicznej, data podpisu w przypadku złożenia pełnomocnictwa uzupełnionego;
6. Wadium w postaci elektronicznej – zasady zwrotu, weryfikacja;
7. Czy można odmówić wykonawcy złożenia dokumentu elektronicznego np. zabezpieczenia należytego wykonania umowy?
8. Rozwiązywanie problemów:
• wadliwie działająca platforma
• komunikacja w inny sposób niż przyjęta przez Zamawiającego
• niewłaściwie podpisane dokumenty
• błąd w zaszyfrowaniu ofert
• podpisy elektroniczne zagraniczne
• podwykonawca/P3 nieposiadający podpisu elektronicznego
• odrzucenie oferty vs uznanie, że oferta nie została złożona: konsekwencje, podstawy prawne
9. Omówienie zasad działania podpisu elektronicznego: możliwość zmiany nazwy pliku (np. do archiwizacji), podpisy zewnętrzne, otaczające, dokument ustrukturyzowany xml – JEDZ, wadium , KRK – jak odczytać taki dokument i zweryfikować podpis;
10. Mała nowelizacja w zw. z RODO – sposób procedowania, obowiązki komisji przetargowej, zapisy SIWZ i ogłoszenia o zamówieniu, przekazywanie dokumentów podpisanych elektronicznie zawierających dane osobowe, czym jest informacja publiczna i jak się ma do RODO.
11. Elektroniczne faktury: zapisy do umowy, sposób postępowania, elektroniczne faktury w zamówieniach do 30 000 euro.

IV. Zapisy do SIWZ dotyczące komunikacji elektronicznej: zabezpieczenie tajemnicy przedsiębiorstwa, zapisy dotyczące pełnomocnictw, procedura składania oferty.

V. Zadawanie pytań do SIWZ – czy wyłącznie przez miniportal?

VI. Komunikacja elektroniczna w wersji minimum a pełne elektroniczne prowadzenie postępowań: jakie korzyści są z elektronicznego prowadzenia postępowań

VII. Wszystko, co Zamawiający musi wiedzieć o podpisie elektronicznym
1. Podpis kwalifikowany a profil zaufany epuap;
2. Podpis zewnętrzny i wewnętrzny: różnice, orzecznictwo dotyczące różnych rodzajów podpisu;
3. Działanie i prawidłowe użycie podpisu elektronicznego;
4. Prawidłowy algorytm szyfrowania podpisu w związku ze stanowiskiem MC i orzecznictwem KIO;
5. Które dokumenty składane w postępowaniu muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
6. Podpisywanie danych skompresowanych, podpisywanie formularzy wysyłkowych na platformach, podpisywanie dokumentów – różnice i wpływ podpisu na ważność oferty;
7. Walidacja podpisu: ćwiczenia praktyczne
8. 1 postępowanie 406 plików w tym 29 problematycznych… co dalej? Błędy w podpisie i dalsze procedowanie Zamawiającego
9. Obowiązki Zamawiającego w związku z koniecznością składania dokumentów opatrzonych podpisem kwalifikowanym;
10. Znacznik czasu w podpisie: czy jest wymagany, na czym polega znakowanie czasem;
11. OMÓWIENIE WSZYTSKICH ORZECZEŃ KIO DOT. PLATFORM I PODPISU ELEKTRONICZNEGO

VIII. Omówienie i przećwiczenie szczegółowo procedury otwarcia ofert. Co pokazujemy publiczne, jakie czynności Zamawiający może zrobić przed otwarciem.

IX. Składanie ofert po 18.10.2018 r.
1. Zamówienia do progu unijnego – procedura składania ofert i otwarcia ofert;
2. Zamówienia powyżej progu unijnego: zasady komunikacji elektronicznej między zamawiającym a wykonawcami

X. Komunikacja z wykonawcą po składaniu ofert: w jakiej formie, czy Zamawiający musi dysponować podpisem elektronicznym? Jak udostępnić oferty? W jaki sposób wezwać wykonawcę do uzupełnień/wyjaśnień.

XI. Ochrona danych osobowych w zamówieniach publicznych Regulacje RODO w zamówieniach publicznych

XII. Jednolity europejski dokument zamówienia: omówienie dokumentu w kontekście warunków udziału w postępowaniu i najnowszego orzecznictwa dotyczącego postępowania Zamawiającego w przypadku wadliwego JEDZ.

XIII. Jak badać JEDZ:
1. Co wyjaśniać, co uzupełniać? Czy JEDZem można zastąpić pełnomocnictwo?
2. Co w przypadku, gdy wykonawca zaznaczył, że handlował ludźmi?
3. Co gdy wykonawca nie zaznaczył, że jest małym/średnim przedsiębiorstwem (a takim jest).

XIV. JEDZ –warsztat: błędy w JEDZ, procedura wyjaśniania/uzupełniania oświadczeń i dokumentów.
1. Postępowania nieobjęte obligatoryjną komunikacją elektroniczną: trochę elektronicznie, trochę pisemnie? Jak opisać wymagania w SIWZ, jak ułatwić udzielanie zamówień?
2. Omówienie usprawnień i możliwości dopuszczenia składania dokumentów w postaci elektronicznej postępowaniach poniżej progu UE, dla których elektronizacja nie jest obowiązkowa.

XV. Prezentacja platform do obsługi zamówień

XVI. SUPER DODATEK: Dyskusja na temat nowej ustawy Prawo zamówień publicznych