TEMAT

Rola pracowników merytorycznych w PZP

- praktyczny przewodnik o odpowiedzialności, obowiązkach i unikaniu błędów

DLACZEGO WARTO WZIĄĆ UDZIAŁ?

Praktyczne szkolenie z zamówień publicznych – od planowania po realizację umowy

Szkolenie porządkuje kluczowe zagadnienia proceduralne w zamówieniach publicznych, koncentrując się na obszarach, które w 2025 roku najczęściej generowały ryzyka w postępowaniach, odwołaniach do KIO, kontrolach UZP i audytach KAS. Program łączy teorię z praktyką, pokazując, jak bezpiecznie prowadzić postępowania, przygotowywać dokumentację i zarządzać umowami w świetle aktualnego orzecznictwa oraz zmian Pzp 2025–2026.

Dla kogo

Szkolenie jest przeznaczone dla:

zamawiających prowadzących postępowania i opracowujących SWZ,
osób odpowiedzialnych za kontrolę, rozliczanie i obsługę zamówień współfinansowanych,
pracowników jednostek sektora finansów publicznych,
specjalistów chcących uporządkować praktykę w świetle najnowszych przepisów i orzecznictwa.

Rekomendacje uczestników

Nagrody i wyróżnienia

TRENER

Iwona Holka

Prawnik, trener i doradca w zakresie zamówień publicznych. Były członek KIO.

Liczba przeprowadzonych szkolen: 646
Liczba opinii o trenerze: 1224

Od 17 lat z sukcesem wspiera klientów w procesach ubiegania się o zamówienia publiczne, a także przy realizacji zamówień. Ma za sobą dziesiątki rozpraw przed Krajową Izbą Odwoławczą i tysiące przeszkolonych uczestników.

Prowadzi również obsługę podmiotów zamawiających, co przekłada się na doświadczenie po obu stronach procedury przetargowej.

PROGRAM

I. Planowanie

Co kupujemy, a w jaki sposób udzielamy zamówienia – relacja pomiędzy faktyczną potrzebą a wyborem właściwego trybu i procedury.
Agregacja i sumowanie zamówień – co oznacza agregacja (sumowanie wartości zamówień podobnych), jaki ma wpływ na tryb postępowania, terminy i sposób udzielenia zamówienia (próg unijny/krajowy, obowiązek procedury).
Ustalanie wartości zamówienia – dlaczego nie możemy przyjąć kwoty z budżetu jako wartości szacunkowej; jak rozumieć zasadę „należytej staranności” przy szacowaniu wartości (badanie rynku, dokumentowanie źródeł, wykluczanie zaniżania/zawyżania).Zamówienia nieplanowane i udzielane w mniejszych częściach – jak postępować, gdy pojawiają się nagłe potrzeby, a plan zamówień ich nie obejmuje; kiedy dopuszczalne są odrębne postępowania.
Analiza potrzeb i wymagań – jak opracować analizę adekwatną do przedmiotu zamówienia.
Oferty częściowe – kiedy brak podziału zamówienia na części jest uzasadniony (np. potrzeba spójności technologicznej, ryzyko odpowiedzialności za koordynację), a kiedy ogranicza konkurencję i jest niezgodny z Pzp.
Analiza potrzeb a zasada efektywności – jak nowe wymogi prawne i np. polityka zakupowa (np. zrównoważony rozwój, DNSH, klauzule społeczne) przekładają się na formułowanie wymagań w opisie przedmiotu zamówienia.

II. Przygotowanie postępowania

Kontakt z wykonawcami przed wszczęciem postępowania – dopuszczalne formy konsultacji rynkowych (art. 84 Pzp), wymiana informacji a ryzyko naruszenia uczciwej konkurencji.
Opis przedmiotu zamówienia – rola i odpowiedzialność zamawiającego; co, jeśli zamawiający nie opisze wystarczająco, a wykonawca „się nie domyśli”? (orzecznictwo KIO).
Przedmiotowe środki dowodowe – czy i jak potwierdzać zgodność oferty z wymaganiami zamawiającego.
Znaki towarowe i „lub równoważne” – zasady wskazywania, przykłady prawidłowych zapisów, uchwały KIO i wyniki kontroli; jak faktycznie badać równoważność.
Warunki udziału w postępowaniu – kiedy wspierają wybór rzetelnego wykonawcy, a kiedy ograniczają konkurencję i szkodzą samemu zamawiającemu; przykłady praktyczne (doświadczenie, potencjał techniczny, personel).
Jakie będą zmiany w ustalaniu warunków udziału w postępowaniu w związku z certyfikacją wykonawców.
„Równoważność” w warunkach udziału a w OPZ – różnice.
Niepewność co do zakresu zamówienia – czy można stosować elastyczne rozwiązania w umowach? Omówienie dopuszczalnych klauzul (zamówienia opcjonalne, prawo opcji, umowy ramowe).
Kryteria oceny ofert – za co warto zapłacić więcej: jak formułować kryteria jakościowe, jak je mierzyć i weryfikować; przykłady dobrych i złych praktyk.

III. Zaangażowanie osób merytorycznych w procedurze udzielenia zamówienia

Pytania, wątpliwości i wyjaśnienia SWZ – jak formułować odpowiedzi: kiedy muszą być szczegółowe i jednoznaczne, a kiedy wystarczy odwołanie do treści SWZ; wpływ odpowiedzi na OPZ i późniejszą realizację umowy (wiążący charakter wyjaśnień); na co uważać, by nie wprowadzić sprzeczności lub zmian wymagających ogłoszenia zmiany SWZ.
Omyłki i ich poprawianie – rodzaje omyłek (rachunkowe, pisarskie, inne oczywiste), granice dopuszczalności poprawiania, przykłady z orzecznictwa KIO.
Wyjaśnienia treści ofert – czy wezwanie jest obowiązkiem, czy prawem zamawiającego (art. 223 Pzp), skutki braku wyjaśnień – kiedy oferta podlega odrzuceniu, a kiedy nie.
Zakres badania oferty przez osoby merytoryczne – które elementy oferty są weryfikowane merytorycznie (zgodność z OPZ, kryteria pozacenowe, parametry techniczne), jak prowadzić proces badania i dokumentowania.
Rażąco niska cena – przesłanki wezwania do wyjaśnień (art. 224 Pzp), jak oceniać wyjaśnienia w praktyce, przykłady z orzecznictwa (np. KIO i TSUE).
Negocjacje – negocjacje jako element trybu udzielenia zamówienia, co można negocjować, a co jest niedopuszczalne.

IV. Umowy dla osób merytorycznych

Spójność dokumentów – zależności między opisem przedmiotu zamówienia, kryteriami oceny ofert a treścią umowy.
Obowiązki poprzedzające zawarcie umowy – weryfikacja zabezpieczenia należytego wykonania umowy, sprawdzenie dokumentów wymaganych od wykonawcy (aktualne oświadczenia, polisy, uprawnienia).
Konsorcja w umowach zamówieniowych i zasada solidarnej odpowiedzialności.
Uchylanie się wykonawcy od zawarcia umowy – aspekty praktyczne.
Czas trwania umowy i terminy – obliczanie terminów: data zawarcia, okres obowiązywania, okres realizacji, umowy na czas dłuższy niż 48 miesięcy.
Zasada współdziałania w praktyce – obowiązki zamawiającego i wykonawcy.
Kluczowe elementy umowy – obligatoryjne i fakultatywne zapisy w zależności od rodzaju i czasu trwania umowy, praktyczne przykłady błędów w klauzulach z różnych branż, klauzule abuzywne i jak ich unikać, dobre praktyki przy konstruowaniu umów – elementy optymalnej umowy.
Kary umowne – prawidłowa konstrukcja zapisów.
Limit kar umownych – procentowo czy kwotowo? Kara a odszkodowanie, kary za nieterminowe wykonanie.
Gwarancja i rękojmia – różnice, obowiązki stron, praktyczne stosowanie.
Wykonawstwo zastępcze – zasady, tryb i konsekwencje.
Odstąpienie i wypowiedzenie umowy – przesłanki ustawowe i umowne.
Procedury odbiorowe – protokoły odbioru, znaczenie protokołu i zastrzeżeń.
Autorskie prawa majątkowe – kiedy powstają, jak przenosić prawa, różnica między przeniesieniem a licencją, przykłady z branży IT i projektowej.
Podwykonawcy – obowiązki zamawiającego i wykonawcy, zgłaszanie, zatwierdzanie, solidarność.
Zmiany umowy – przesłanki i ramy prawne (art. 454–455 Pzp), warunki dopuszczalności zmian, jak projektować klauzule zmiany już w SWZ, analiza dobrych praktyk i błędów, przykłady z orzecznictwa i kontroli.

V. Zamówienia wyłączone ze stosowania ustawy

Omówienie regulaminu zamówień (jeżeli to możliwe, jeżeli jest dla wszystkich oddziałów ujednolicony).
Jeżeli nie – zwrócenie uwagi na dobre praktyki zakupowe, zasady z ustawy o finansach publicznych.
Omówienie Centralnego Rejestru Umów: zasady, obowiązki, odpowiedzialność.

OPINIE

Szkolenia bardzo merytoryczne. Sposób przekazywania wiedzy idealny, a prowadząca p. Iwona- nie do zastąpienia. Dla samej prowadzącej warto przesłuchać kilkukrotnie. Szkolenie zaplanowane w taki sposób, że nawet najbardziej doświadczone osoby ugruntowują wiedzę. Polecam!

Marta Gaik - Maga Trade sp. Z o.o.

Najlepsze szkolenie - nic dodać nic ująć. Pełen profesjonalizm zarówno w przekazanej wiedzy, jak i organizacji. Wszystko na najwyższym poziomie. To kolejne moje szkolenie w ApexNet i na pewno nie ostatnie.